××广告公司样品间管理细则

广告公司样品间管理细则

一、总则1.目的本细则旨在加强公司样品间的规范化管理，确保样品的妥善保管、合理使用以及有效流转，提高样品在公司业务开展中的使用效率，同时展示公司的设计理念与产品特色，为客户提供直观的产品体验，促进业务合作。2.适用范围本细则适用于公司全体员工及因业务需要进入样品间的客户。3.企业文化体现样品间作为公司对外展示的重要窗口，应充分体现公司积极创新、追求卓越、注重细节的企业文化。样品的陈列与布置要展现公司的独特设计风格，传递公司为客户创造价值的理念。二、组织架构与职责划分1.样品间管理小组-成立样品间管理小组，由行政部门负责人担任组长，成员包括市场部、设计部、业务部等相关部门代表。-管理小组负责样品间管理的整体规划、决策制定以及协调各部门在样品间管理中的工作。2.各部门职责-行政部门-负责样品间的日常管理工作，包括环境卫生维护、设施设备的检查与维护。-制定和执行样品间的出入管理制度，确保样品的安全。-定期对样品进行盘点，记录样品的出入库情况。-市场部-根据市场需求和业务推广需要，提出样品的展示方案和调整建议。-协助行政部门对样品进行分类、标识，以便更好地展示公司产品特点。-设计部-参与样品的设计与制作过程，确保样品符合公司的设计理念和质量标准。-对样品的更新换代提供专业意见，推动样品不断优化。-业务部-在接待客户时，合理安排客户参观样品间，利用样品展示公司实力和产品优势，促进业务成交。-及时反馈客户对样品的意见和建议，协助相关部门改进样品管理工作。三、管理流程1.样品入库流程-新样品制作完成或采购到货后，由负责人员填写《样品入库单》，详细记录样品名称、规格、型号、数量、来源等信息。-将样品连同《样品入库单》一并提交给行政部门，行政部门核对无误后安排样品入库，并在样品上粘贴标识，注明相关信息。-对于具有特殊展示要求的样品，设计部需向行政部门提供展示指导说明，确保样品以最佳状态陈列。2.样品保管与陈列-样品间应保持整洁、干燥、通风良好的环境，温度和湿度应适宜，以确保样品的质量不受影响。-样品按照产品类别、系列、用途等进行分类陈列，做到布局合理、美观大方，便于客户参观和员工查找。-定期对样品进行清洁和检查，发现样品有损坏、变质等情况，及时记录并报告给管理小组，根据情况进行维修、更换或报废处理。3.样品出库流程-员工因业务需要借用样品，需填写《样品借用申请表》，注明借用原因、借用时间、预计归还时间等信息，经部门负责人审批后提交给行政部门。-行政部门审核通过后，办理样品出库手续，在《样品借用登记册》上记录相关信息，并将样品交给借用人员。-客户如需带走样品作为参考，业务人员需填写《样品领用申请表》，经部门负责人和管理小组组长审批后，行政部门办理样品出库手续，并与客户签订《样品领用协议》，明确样品的归还时间、损坏赔偿等责任。4.样品归还与核销-借用人员应在规定的归还时间内将样品归还样品间，行政部门核对样品数量、质量等信息无误后，办理样品入库手续，并在《样品借用登记册》上核销记录。-对于客户领用的样品，业务人员应及时跟进归还情况，如客户未能按时归还或样品有损坏、丢失等情况，按照《样品领用协议》的约定进行处理。四、权利与义务1.员工权利与义务-权利-员工有权因工作需要申请借用样品间的样品，以更好地开展业务工作。-对样品间的管理工作提出合理化建议和意见。-义务-严格遵守样品间的管理制度，按照规定的流程借用和归还样品。-妥善保管借用的样品，不得随意损坏、丢失或转借他人。-在使用样品过程中，如发现问题应及时向相关部门报告。2.客户权利与义务-权利-客户有权在业务洽谈过程中参观公司样品间，了解公司的产品情况。-根据业务需要，在符合规定的情况下领用样品作为参考。-义务-遵守样品间的参观规定，不得随意触摸、损坏样品。-按照《样品领用协议》的要求，按时归还领用的样品，如有损坏或丢失，应照价赔偿。五、监督与奖惩机制1.监督机制-样品间管理小组定期对样品间的管理工作进行检查，包括样品的出入库记录、保管情况、陈列效果等。-设立意见箱，鼓励员工和客户对样品间管理工作提出监督意见和建议，管理小组对反馈信息进行及时处理和回复。2.奖励机制-对于在样品间管理工作中表现突出的员工，如提出创新性的管理建议并取得良好效果、积极维护样品间秩序等，给予表彰和一定的物质奖励。-对通过有效利用样品促进业务成交的业务人员，根据业务贡献大小给予相应的奖励。3.惩罚机制-对于违反样品间管理制度的员工，视情节轻重给予批评教育、罚款、警告等处罚。如因个人原因导致样品损坏、丢失的，应照价赔偿。-对于违反《样品领用协议》的客户，公司有权采取法律手段追回应归还的样品或要求赔偿损失。六、附则1.制度修订本细则将根据公司业务发展和实际管理需要进行适时修订，修订后的细则将及时通知全体员工。2.解释权本细则的解释权归公司样品间管理小组所有。3.生效日期本细则自发布之日起生效实施，全体员工和相关客户应严格遵守。在执行过程中，如遇特殊情况或问题，应及时向管理小组反馈，以便妥善处理。同时，公司将不断完善样品间管理工作，确保其更好地服务于公司的业务发展和客户需求。通过规范化的管理，让样品间成为展示公司形象、促进业务合作的重要平台，实现公司社会效益与经济效