某广告公司供应商合同归档管理规定

广告公司供应商合同归档管理规定

一、总则1.目的为加强本广告公司供应商合同档案管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，有效利用合同档案信息，服务公司运营，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于广告公司与所有供应商签订的各类合同档案的管理，涉及全体与合同归档工作相关的员工。3.企业文化体现秉持公司“创新、协作、卓越”的企业文化，合同归档工作应注重团队协作，鼓励创新管理方式，以追求卓越的档案管理水平，为公司与供应商的良好合作提供有力支持。二、组织架构与职责划分1.档案管理部门-负责制定和完善供应商合同档案管理制度，并监督执行。-对各部门移交的供应商合同档案进行统一接收、整理、分类、编号、存储和保管。-负责合同档案的借阅、查阅服务，确保档案使用的合规性。-定期对合同档案进行清查和盘点，保证档案的完整性。2.业务部门-在合同签订后规定时间内，将合同原件及相关附属资料整理齐全，移交至档案管理部门。-对所提供合同档案资料的真实性、完整性和准确性负责。-在需要查阅与本部门相关供应商合同档案时，按照规定流程向档案管理部门申请。3.法务部门-对合同档案管理过程中的法律合规性进行指导和监督。-协助档案管理部门处理涉及合同档案的法律纠纷，提供法律意见和支持。三、管理流程1.合同归档流程-收集：业务部门在与供应商签订合同后5个工作日内，收集合同原件、补充协议、招投标文件、往来信函等相关资料。-整理：业务部门对收集的资料进行初步整理，确保资料齐全、清晰，按照统一标准进行排序。-移交：业务部门填写《供应商合同档案移交清单》，将整理好的合同档案移交至档案管理部门。档案管理部门核对清单与档案资料，确认无误后签字接收。-分类编号：档案管理部门按照合同类型、供应商类别等进行分类，为每份合同档案编制唯一编号，并建立电子和纸质台账。-存储保管：将合同档案按照分类和编号顺序，存放在专门的档案存储设备中，确保存储环境安全、整洁、通风。2.档案查阅流程-申请：公司内部员工因工作需要查阅供应商合同档案，需填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、合同名称、供应商名称等信息，经部门负责人审批后提交至档案管理部门。-审批：档案管理部门对申请表进行审核，对于符合规定的申请予以批准；涉及重要合同或机密信息的查阅申请，需经公司高层领导审批。-查阅：申请人在档案管理部门指定地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅过程中不得对档案进行涂改、标记、损毁等行为。-归还：查阅完毕后，申请人应及时将合同档案归还档案管理部门，档案管理人员核对档案数量和完整性后签字确认。3.档案借阅流程-申请：员工因特殊工作需要借阅供应商合同档案，填写《合同档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，经部门负责人和档案管理部门负责人审批，重要合同需公司分管领导审批。-登记：档案管理部门对借阅申请审批通过后，在《合同档案借阅登记册》上记录借阅人信息、借阅合同信息、借阅时间等内容。-借阅：借阅人在规定时间内从档案管理部门领取合同档案，确保档案的安全携带和保管。-归还：借阅人应在借阅期限内归还合同档案，档案管理部门检查档案完整性后，在登记册上记录归还时间。如需续借，应提前办理续借手续。四、权利与义务1.员工权利-公司员工有权按照规定流程查阅、借阅与工作相关的供应商合同档案，以获取必要的工作信息。-员工对档案管理工作提出合理建议和意见的权利，以促进档案管理工作的优化和改进。2.员工义务-严格遵守合同档案管理制度，不得擅自违反规定流程查阅、借阅、篡改或销毁合同档案。-在工作过程中，妥善保管接触到的合同档案信息，防止信息泄露。如因工作变动等原因不再需要使用相关档案，应及时归还档案管理部门。3.供应商权利-供应商有权在法律规定范围内，了解其与公司签订合同档案的保管情况。在涉及自身合法权益的情况下，可按照合法程序申请查阅相关合同档案。4.供应商义务-配合公司提供与合同相关的真实、准确、完整的资料，以确保合同档案的完整性。五、监督与奖惩机制1.监督机制-档案管理部门定期对合同档案管理情况进行自查，检查档案的完整性、借阅归还记录等是否符合规定。-公司内部审计部门不定期对合同档案管理工作进行审计监督，检查制度执行情况，发现问题及时提出整改意见。-鼓励员工对违反合同档案管理制度的行为进行举报，对于查证属实的举报给予举报人适当奖励。2.奖励机制-对于在合同档案管理工作中表现突出的部门或个人，如提出创新性管理方法、有效保护档案安全等，公司将给予表彰和奖励，包括但不限于奖金、荣誉证书等。-对积极配合档案管理工作，提供准确、完整合同资料的供应商，在后续合作中可给予一定的优惠政策或合作机会。3.惩罚机制-对于违反合同档案管理制度的员工，视情节轻重给予警告、罚款、降职等处罚。因故意或重大过失导致合同档案丢失、损坏、泄露等严重后果的，依法追究其法律责任。-对于提供虚假合同资料的供应商，公司将视情况解除合作关系，并依法追究其法律责任。六、附则1.解释权本规定由公司档案管理部门负责解释，如有未尽事宜，由档案管理部门根据实际情况进行补充和完善，