国企煤矿采购管理办法

国企煤矿采购管理办法一、总则（一）目的为了规范国企煤矿的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，促进企业健康发展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于国企煤矿及其所属各部门、各单位的采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和外部监督，确保公正公平。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购活动应遵循诚实守信的原则，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购管理部门设立专门的采购管理部门，负责采购活动的组织、协调和管理工作。其主要职责包括：1.制定采购管理制度和流程，并监督执行。2.编制采购计划，审核采购申请。3.组织采购招标、询价、谈判等采购活动。4.选择和管理供应商，建立供应商档案。5.签订采购合同，跟踪合同执行情况。6.协调处理采购过程中的纠纷和问题。（二）需求部门各需求部门负责提出采购申请，明确采购需求，并配合采购管理部门进行采购活动。其主要职责包括：1.根据生产经营需要，提出采购申请。2.详细描述采购需求，包括规格、型号、数量、质量要求等。3.参与采购招标、询价、谈判等活动，提供技术支持和商务意见。4.协助采购管理部门验收采购物资，确保符合需求。（三）财务部门财务部门负责采购资金的预算、支付和核算工作。其主要职责包括：1.编制采购资金预算，确保采购资金的合理安排。2.审核采购合同，监督采购资金的支付。3.进行采购成本核算和分析，提供财务建议。4.配合采购管理部门进行采购绩效评估。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应根据生产经营计划和库存情况，提前编制采购计划，并提交给采购管理部门。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等内容。3.采购管理部门对各需求部门提交的采购计划进行汇总和审核，结合库存情况和市场供应情况，编制年度、季度和月度采购计划。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因生产经营变化、市场供应变化等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出调整申请，并说明调整原因和调整内容。2.采购管理部门对调整申请进行审核，根据实际情况进行调整，并及时通知相关部门。四、采购方式选择（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，应采用招标采购方式。2.采购管理部门应按照国家有关法律法规和企业内部规定，组织招标活动。招标活动应包括发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节。3.评标委员会应由技术、经济、法律等方面的专家组成，负责对投标文件进行评审和比较，提出评标意见。4.采购管理部门根据评标委员会的评标意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）询价采购1.对于金额较小、技术简单、市场供应充足的采购项目，可采用询价采购方式。2.采购管理部门应向至少三家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。3.采购管理部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并与其签订采购合同。（三）谈判采购1.对于特殊规格、特殊要求的采购项目，或市场供应有限、竞争不充分的采购项目，可采用谈判采购方式。2.采购管理部门应与供应商进行谈判，就采购价格、质量标准、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购管理部门应按照企业内部规定，履行单一来源采购审批程序，并与供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购管理部门应建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面。2.采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对供应商进行调查和评估。3.根据供应商选择标准，采购管理部门从合格供应商中选择若干家作为候选供应商，并邀请其参与采购活动。（二）供应商评价1.采购管理部门应定期对供应商的表现进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.采购管理部门根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于优秀供应商，采购管理部门应给予一定的奖励和优惠政策；对于不合格供应商，采购管理部门应及时淘汰，并停止与其合作。（三）供应商激励1.采购管理部门应建立供应商激励机制，鼓励供应商提高产品质量、降低价格、缩短交货期、提供优质服务。2.采购管理部门可通过以下方式对供应商进行激励：给予供应商一定的采购份额。提供预付款或延长付款期限。对供应商的优秀表现进行表彰和奖励。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同应采用书面形式，并由双方法定代表人或授权代表签字盖章。（二）合同执行1.采购管理部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量交付采购物资。3.需求部门应及时验收采购物资，如发现质量问题或数量不符等情况，应及时通知采购管理部门，并与供应商协商解决。（三）合同变更与解除1.在采购合同执行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，双方应按照协议的约定，处理相关事宜。七、采购验收管理（一）验收标准1.采购管理部门应根据采购合同的约定，制定采购物资的验收标准。2.验收标准应明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等内容。（二）验收程序1.需求部门在收到采购物资后，应及时组织验收。2.验收人员应按照验收标准对采购物资进行检验和测试，填写验收报告。3.验收合格的采购物资，需求部门应办理入库手续；验收不合格的采购物资，需求部门应及时通知采购管理部门，并与供应商协商处理。（三）验收记录1.采购管理部门应建立采购验收记录档案，记录采购物资的验收情况。2.验收记录档案应包括采购合同、验收报告、检验测试记录等资料。八、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素。2.风险因素包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。（二）风险评估1.采购管理部门应根据风险识别结果，对风险因素进行评估，确定风险等级。2.风险等级分为高风险、中风险、低风险。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，采购管理部门应制定相应的风险应对措施。2.对于高风险因素，应采取重点监控、加强管理等措施；对于中风险因素，应采取适当的控制措施；对于低风险因素，应进行日常关注和管理。九、采购绩效评估（一）评估指标1.采购管理部门应建立采购绩效评估指标体系，包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商管理等方面的指标。2.采购成本指标包括采购价格、采购费用等；采购质量指标包括物资合格率、退货率等；采购效率指标包括采购周期、合同执行率等；供应商管理指标包括供应商满意度、供应商投诉率等。（二）评估方法1.采购管理部门应定期对采购绩效进行评估，评估方法包括定量分析和定性分析相结合。2.定量分析可采用数据分析、统计分析等方法；