浙江物业采购管理办法

浙江物业采购管理办法一、总则（一）目的为加强浙江物业采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于浙江地区公司及所属各物业项目的采购活动，包括但不限于物业服务所需的各类物资、设备、服务外包等采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争、公正透明的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，保障供应商平等参与竞争的权利。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、效率和效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立物业采购管理委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购管理委员会由公司高层领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批年度采购计划和预算。3.决策重大采购项目，包括采购方式的选择、供应商的确定等。4.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门的职责如下：1.贯彻执行采购管理委员会的决策和公司的采购制度。2.编制采购计划和预算，报采购管理委员会审批。3.组织采购活动，包括供应商选择、采购合同签订、采购订单下达等。4.负责采购物资的验收、入库、付款等工作。5.建立供应商档案，维护供应商关系，定期对供应商进行评估。6.收集、整理采购信息，分析采购数据，为采购决策提供支持。（三）需求部门各物业项目及相关职能部门为采购需求部门，负责提出采购需求，配合采购部门开展采购工作。其职责包括：1.根据实际工作需要，准确提出采购物资、设备或服务的规格、数量、质量等要求。2.参与供应商选择、采购合同评审等工作，提供专业意见和建议。3.负责采购物资的试用、验收等工作，及时反馈使用情况。4.协助采购部门处理采购过程中的问题和纠纷。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.采购部门应根据公司年度经营计划、物业项目需求预测等，结合现有库存情况，于每年年底前编制下一年度采购计划。2.采购计划应明确采购物资、设备或服务的名称、规格、数量、采购时间、预计采购金额等内容，并按照重要性和紧急程度进行分类排序。3.采购计划编制过程中，采购部门应与需求部门充分沟通，确保采购需求的准确性和合理性。需求部门如有新增或变更采购需求，应及时通知采购部门进行调整。（二）采购预算编制1.采购部门应根据采购计划，编制采购预算，报公司财务部门审核。采购预算应包括采购成本、运输费用、税费、验收费用等各项支出。2.财务部门应结合公司年度财务预算，对采购预算进行审核，确保采购预算与公司财务状况相匹配。审核通过后的采购预算报采购管理委员会审批。3.采购预算一经批准，应严格执行。如因特殊情况需要调整采购预算，采购部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，经采购管理委员会审批后，报财务部门备案。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购金额达到规定限额以上的；采购项目技术复杂或有特殊要求，只有少数供应商能够提供的；法律法规规定应当采用公开招标方式的其他情形。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告期不得少于规定天数。招标公告应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.采购部门应组织开标、评标和定标工作。开标应在规定的时间和地点公开进行，由采购人或其委托的招标代理机构主持。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购人应根据评标委员会的推荐意见确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.采购部门应组织开标、评标和定标工作，具体程序和要求与公开招标方式相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为三人以上单数。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。采购部门应邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。谈判小组应与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织成立采购小组，由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为三人以上单数。采购小组应与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。协商一致后，采购部门应将采购情况报采购管理委员会审批。审批通过后，采购部门应与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价单。询价单应包括采购项目名称、采购内容、规格要求、数量、交货时间及地点等内容。供应商应在规定时间内报价，采购部门应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律法规规定的其他条件。2.采购部门应定期收集供应商信息，建立供应商信息库。供应商信息库应包括供应商基本情况、资质证书、业绩情况、产品质量、售后服务等内容。3.采购需求部门如需新增供应商，应向采购部门提出申请，采购部门对供应商资格进行审核。审核通过后，采购部门将供应商信息录入供应商信息库，并通知需求部门。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.采购部门应制定供应商评估指标体系，明确各项评估指标的权重和评分标准。评估指标体系应根据采购项目的特点和要求进行设置，确保评估结果客观、公正。3.采购部门应组织相关人员对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营情况、质量管理体系、售后服务能力等。实地考察结束后，考察人员应撰写考察报告，作为供应商评估的重要依据。4.采购部门应根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理。对于评估优秀的供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于评估不合格的供应商，应及时采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时传达公司采购需求和要求，了解供应商的生产经营情况和问题，共同协商解决办法。2.采购部门应建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和建议。对于供应商的合理诉求，应积极协调解决；对于不合理诉求，应做好解释工作。3.采购部门应与供应商建立长期稳定的合作关系，通过开展联合培训、技术交流、合作研发等活动，促进供应商提高产品质量和服务水平，实现互利共赢。六、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资、设备或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购原因、预计采购时间等内容。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初审，审核采购需求的合理性、必要性和合规性。2.初审通过后，采购部门将采购申请表提交给采购管理委员会审批。采购管理委员会根据采购金额、采购性质等因素，按照公司内部审批流程进行审批。3.采购申请表经采购管理委员会审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购部门根据采购审批结果，按照确定的采购方式组织采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购部门应按照相关法律法规和招标文件的要求，组织招标活动，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购部门应按照相应的采购程序，与供应商进行谈判、协商或询价，确定成交供应商。4.采购部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资、设备或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。（四）采购验收1.采购物资、设备或服务到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。2.需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准对采购物资、设备或服务进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。3.验收合格后，需求部门应填写验收报告，经验收人员签字确认后，提交给采购部门。采购部门根据验收报告办理入库手续，并按照采购合同约定支付货款。4.如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。协商不成的，可按照采购合同约定的争议解决方式进行处理。（五）采购付款1.采购部门应根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门。2.财务部门对付款申请单进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。审核通过后，财务部门按照公司财务制度和采购合同约定支付货款。3.对于采用预付款方式的采购项目，采购部门应在签订采购合同后，按照合同约定的预付款比例申请预付款。财务部门审核通过后，支付预付款。在采购物资、设备或服务到货并验收合格后，采购部门应及时申请支付剩余货款。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.审计部门应建立采购审计档案，对审计发现的问题进行记录和跟踪，督促相关部门及时整改。3.