合同公章备案管理办法

合同公章备案管理办法一、使用背景在企业的日常运营中，合同公章的使用至关重要。它代表着企业的意志，是各类合同、文件等具有法律效力的重要标识。为了确保合同公章的使用安全、规范，防止出现公章滥用、盗用等风险，保障企业的合法权益，特制定本合同公章备案管理办法。二、相关法律法规及行业标准参考1.《中华人民共和国民法典》中关于合同效力及签章的规定，明确了合同成立及生效的条件，以及公章在合同中的重要作用。2.《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》，对公章的刻制、使用、保管等方面做出了规范，是企业公章管理的重要参考依据。3.行业内关于企业印章管理的通行标准和最佳实践，为我们完善本管理办法提供了有益的借鉴。三、管理办法框架总则1.目的本办法旨在加强公司合同公章的备案管理，规范公章的使用流程，确保公章使用的合法性、安全性和规范性，维护公司的正常运营秩序和合法权益。2.适用范围本办法适用于公司各部门、各分支机构在签订合同、协议、文件等涉及公司权益事务时使用合同公章的管理。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度，确保公章使用合法合规。审慎使用原则：公章使用应经过严格审核，确保所涉事项真实、必要、合法，避免不当使用。专人专管原则：明确公章保管责任人，实行专人专管，确保公章安全。登记备案原则：对公章的使用情况进行详细登记备案，便于追溯和查询。公章的刻制与启用1.刻制公司合同公章的刻制必须由公司指定的具有资质的印章制作单位进行，确保公章的规格、样式符合国家规定和公司要求。刻制公章前，需由申请部门填写《合同公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的用途、名称、数量等信息，并经公司相关领导审批同意。2.启用公章刻制完成后，由公司办公室负责领取，并进行登记备案。登记内容包括公章名称、规格、样式、启用日期、保管人等信息。公章启用前，需在公司内部进行公示，告知全体员工公章的启用情况及使用规定。公章的保管1.保管责任人公司合同公章由公司办公室指定专人负责保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章使用规定。保管人应与公司签订《合同公章保管责任书》，明确保管责任和义务。2.保管要求公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置必要的防盗、防火、防潮等设施。公章保管人不得擅自将公章转借他人或带出公司使用，如有特殊情况需要外借，必须经过严格的审批程序。公章保管人应定期对公章进行检查，确保公章完好无损，如发现公章有损坏或遗失情况，应及时报告并采取相应措施。公章的使用1.使用流程申请使用公章时，需由申请部门填写《合同公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称、用章范围、用章时间等信息，并附上相关文件或合同草案。《合同公章使用申请表》经申请部门负责人审核签字后，提交公司办公室审核。公司办公室应重点审核用章事由的真实性、合法性、必要性，以及相关文件或合同草案的内容是否符合公司规定。经公司办公室审核通过后，《合同公章使用申请表》报公司相关领导审批。领导审批同意后，由公章保管人根据审批意见用章，并在《合同公章使用登记表》上进行详细登记，登记内容包括用章日期、用章文件名称、用章事由、用章人等信息。2.使用限制严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖合同公章。合同公章的使用必须与所涉事项的内容一致，不得擅自更改用章内容或扩大用章范围。未经公司书面授权，任何部门和个人不得使用合同公章对外签订担保、借贷、投资等涉及公司重大利益的合同或协议。公章的停用与销毁1.停用因公司机构调整、名称变更、业务终止等原因，需要停用合同公章时，由公司办公室提出申请，经公司相关领导审批同意后，办理公章停用手续。公章停用后，保管人应将公章及时交回公司办公室，并在《合同公章保管登记表》上注明停用日期。2.销毁对于停用的合同公章，由公司办公室负责组织销毁。销毁前，需填写《合同公章销毁申请表》，经公司相关领导审批同意后，在公司内部相关人员的监督下进行销毁。销毁过程应进行详细记录，记录内容包括销毁日期、销毁方式、销毁人等信息，并由监督人员签字确认。销毁记录应妥善保存，以备查阅。监督与检查1.公司办公室应定期对合同公章的使用情况进行检查，检查内容包括公章保管是否安全、使用流程是否规范、登记备案是否完整等。2.对于违反本办法规定使用合同公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、责令改正、经济处罚、追究法律责任等。3.鼓励全体员工对合同公章的使