正规医院采购管理办法

正规医院采购管理办法一、总则（一）目的为加强医院采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，提高资金使用效益，保障医院医疗、教学、科研等工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于医院各部门、科室在医疗设备、医用耗材、药品、办公用品、后勤物资等各类物品及服务的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：符合医院内部制定的各项规章制度和流程。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，采购信息应公开透明。4.公正性原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视。5.公平性原则：确保供应商在公平的条件下参与竞争。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程。组织实施采购活动，包括采购计划编制、采购文件制定、供应商选择、合同签订等。对采购过程进行监督和管理，协调解决采购中的问题。建立和维护供应商数据库。2.需求部门根据业务需要，提出采购申请，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。参与采购文件的评审，协助采购管理部门与供应商进行沟通和谈判。负责对采购物品或服务进行验收。3.财务部门负责采购资金的预算管理和支付审核。参与采购合同的审核，监督采购资金的使用情况。4.审计部门对采购活动进行内部审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。对采购项目进行专项审计，提出审计意见和建议。5.纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行调查和处理，维护医院的采购秩序。二、采购计划管理（一）采购需求预测1.需求部门应定期对业务发展情况进行分析，结合历史数据和未来规划，预测采购需求。2.对于大型医疗设备、长期使用的医用耗材等，应提前制定需求预测计划，确保采购的及时性和准确性。（二）采购计划编制1.需求部门根据采购需求预测结果，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、预计采购时间等信息。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，提交采购管理部门。3.采购管理部门对采购申请表进行汇总和审核，结合医院库存情况、资金状况等因素，编制年度、季度和月度采购计划。4.采购计划应明确采购项目的优先级，合理安排采购时间，避免盲目采购和重复采购。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因业务发展变化、政策调整等原因需要调整采购计划，需求部门应及时填写采购计划调整申请表，说明调整原因和调整内容。2.采购计划调整申请表经部门负责人审核、采购管理部门审批后，方可进行调整。3.采购管理部门应及时将采购计划调整情况通知相关部门，确保采购活动的顺利进行。三、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：医疗设备、医用耗材等单项或批量采购金额达到规定限额以上的。药品采购符合相关药品集中采购规定的。其他依法必须进行公开招标的项目。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照相关法律法规和医院规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织相关部门进行论证，填写单一来源采购申请表，经审批后，与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购管理部门对供应商的报价进行比较，选择成交供应商。四、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标邀请书、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。3.采购文件应符合相关法律法规和行业标准的要求，确保公平、公正、公开。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购管理部门负责人审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。2.对于重大采购项目的采购文件，应组织相关部门和专家进行会审，确保采购文件的质量。（三）采购文件发放1.采购文件经审核通过后，采购管理部门应及时发放给潜在供应商。发放方式可以采用现场领取、邮寄、电子邮件等方式。2.采购管理部门应记录采购文件的发放时间、发放对象、发放方式等信息。（四）采购文件修改1.在采购文件发出后，如发现采购文件存在错误、遗漏或需要补充说明等情况，采购管理部门应及时发布采购文件修改通知。2.采购文件修改通知应明确修改内容、修改时间等信息，并发送给所有已获取采购文件的潜在供应商。3.潜在供应商应按照采购文件修改通知的要求，对投标文件等进行相应修改。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入流程。2.供应商应具备合法的经营资质、良好的商业信誉、较强的技术实力和售后服务能力等。3.采购管理部门应要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品注册证、质量认证证书等相关资质证明文件。4.采购管理部门对供应商提交的资质证明文件进行审核，符合条件的供应商纳入供应商数据库。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价和考核。2.评价和考核方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等方式。3.根据供应商的评价和考核结果，采购管理部门对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、暂停合作或淘汰等处理。（三）供应商动态管理1.采购管理部门应及时更新供应商数据库中的信息，包括供应商的资质变化、经营状况变化、产品质量变化等。2.对于不再符合准入条件的供应商，采购管理部门应及时将其从供应商数据库中删除。3.采购管理部门应定期对供应商数据库进行清理和维护，确保数据库信息的准确性和完整性。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门根据采购结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同应采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章。3.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和医院规定。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等提供采购物品或服务。2.需求部门应按照合同约定及时组织验收，并在规定时间内支付货款。3.采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等信息，并按照合同签订的审批程序进行审批。3.合同变更或解除后，双方应按照协议约定处理相关事宜，如退还货款、返还货物等。（四）合同存档1.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本存档，存档期限应符合医院档案管理规定。2.合同存档内容应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、解除协议等相关文件。3.采购管理部门应建立合同档案管理制度，确保合同档案的安全、完整和有效利用。七、采购验收管理（一）验收标准制定1.需求部门应根据采购合同和相关标准，制定采购物品或服务的验收标准。验收标准应明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求、技术标准等内容。2.验收标准应符合国家法律法规和行业标准的要求，确保采购物品或服务的质量。（二）验收组织实施1.采购物品或服务到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应包括需求部门代表、采购管理部门代表、质量控制部门代表等。2.验收人员应按照验收标准对采购物品或服务进行逐一检查，包括外观、数量、规格、质量等方面。3.对于大型医疗设备等复杂采购项目，应邀请专业技术人员或第三方检测机构进行验收。（三）验收报告编制1.验收完成后，验收人员应编制验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、验收日期、验收标准、验收情况、验收结论等内容。2.验收报告应由验收人员签字确认，并加盖验收部门公章。（四）验收结果处理1.如验收合格，需求部门应在验收报告上签字确认，并按照合同约定支付货款。2.如验收不合格，需求部门应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改或退换货物。供应商整改或退换货物后，需求部门应重新组织验收。3.对于验收不合格且供应商拒不整改或无法整改的情况，采购管理部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应的措施，如扣除货款、解除合同等。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立内部监督机制，对采购活动进行全过程监督。监督内容包括采购计划执行情况、采购方式选择、采购文件编制、供应商选择、合同签订、合同履行、验收等环节。2.采购管理部门应定期对采购活动进行自查，发现问题及时整改。3.医