气象项目档案管理办法

气象项目档案管理办法一、总则（一）目的为加强气象项目档案管理，确保气象项目档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在气象事业发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《气象档案管理办法》等相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织承担的各类气象项目档案的管理，包括项目的申报、立项、实施、验收等全过程形成的各种载体的文件材料。（三）管理原则气象项目档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责气象项目档案管理工作，确保档案管理工作与项目实施同步进行。二、管理职责（一）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本公司/组织气象项目档案管理制度。2.负责指导、监督和检查气象项目承担部门（单位）的档案管理工作，确保项目档案的收集、整理、归档工作符合要求。3.集中统一管理气象项目档案，建立健全档案管理台账，对档案的保管、利用等情况进行登记和统计。4.组织开展气象项目档案的鉴定、销毁工作，确保档案的真实性、完整性和保密性。5.负责档案信息化建设，推进气象项目档案的数字化管理，提高档案利用效率。（二）项目承担部门（单位）职责1.负责本部门（单位）承担的气象项目档案的收集、整理、归档工作，确保项目档案的齐全、完整、准确。2.明确本部门（单位）项目档案管理人员，负责具体的档案管理工作，并接受公司/组织档案管理机构的业务指导和监督。3.在项目实施过程中，及时将形成的文件材料进行整理、分类，按照归档要求移交本部门（单位）档案管理人员。4.配合公司/组织档案管理机构做好项目档案的鉴定、销毁、利用等工作。（三）项目负责人职责1.对本项目档案的形成、积累和归档工作负总责，确保项目档案的质量。2.督促项目工作人员及时整理、归档项目文件材料，对项目档案的完整性、准确性进行审核。3.协调解决项目档案管理工作中出现的问题，配合公司/组织档案管理机构做好项目档案的验收工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围气象项目档案的收集范围包括项目申报、立项、实施、验收等全过程形成的各种载体的文件材料，主要包括：1.项目申报材料，如项目申请书、可行性研究报告、项目预算等。2.项目立项批复文件。3.项目实施方案、技术方案、工作计划等。4.项目实施过程中形成的各类文件，如会议纪要、工作简报、技术报告、监测数据、观测记录、实验报告、图纸、图表等。5.项目经费使用文件，如经费预算下达文件、经费支出凭证、经费决算报告等。6.项目验收文件，如验收申请报告、验收意见、验收证书等。7.与项目相关的其他文件材料，如合作协议、技术合同、知识产权文件等。（二）收集要求1.项目承担部门（单位）应按照档案管理要求，及时收集项目实施过程中形成的各类文件材料，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。2.对收集到的文件材料应进行分类整理，按照文件形成的时间顺序、重要程度等进行排列，确保文件材料的系统性。3.对于电子文件，应按照相关标准进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。4.项目承担部门（单位）应在项目完成后[X]个工作日内，将整理好的项目档案移交本部门（单位）档案管理人员。（三）整理方法1.项目档案应按照项目类别、年度、保管期限等进行分类整理，编制档案分类目录。2.每份文件材料应进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.对文件材料应进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。4.对于图纸、图表等特殊载体的文件材料，应进行单独整理，并编制相应的目录。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.项目档案管理人员应按照档案管理规定，对收集整理好的项目档案进行认真审核，确保档案的质量符合要求。2.审核合格的项目档案应及时进行归档，归档时应填写档案移交清单，双方签字确认。3.归档的项目档案应一式两份，一份由公司/组织档案管理机构保管，一份由项目承担部门（单位）保管。（二）保管期限气象项目档案的保管期限应根据项目的重要程度、性质和作用等确定，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案主要包括：项目申报材料、立项批复文件、项目验收文件、涉及国家机密和重要权益的文件材料等。2.长期保管的档案主要包括：项目实施方案、技术方案、工作计划、监测数据、观测记录、实验报告、图纸、图表等重要文件材料，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案主要包括：项目经费使用文件、会议纪要、工作简报等一般性文件材料，保管期限为[X]年。（三）保管条件1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。3.对电子档案应进行异地备份，确保电子档案的安全性和完整性。五、档案的利用与统计（一）利用规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅气象项目档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门（单位）负责人签字同意后，到公司/组织档案管理机构查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应按照查阅申请表的内容提供档案，并对查阅过程进行监督，确保档案的安全。3.查阅档案一般应在档案管理机构指定的场所进行，如需借出档案，应经档案管理机构负责人批准，并办理借阅手续，借阅期限不得超过[X]个工作日。4.外部单位因工作需要查阅气象项目档案的，应持单位介绍信和有效身份证件，经公司/组织档案管理机构负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应按照公司/组织的相关规定进行登记，并由档案管理人员陪同查阅。（二）统计工作1.公司/组织档案管理机构应建立气象项目档案统计制度，对档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计工作应做到及时、准确、完整，统计报表应定期报送公司/组织领导和上级档案管理部门。3.档案管理人员应根据档案统计数据，分析档案管理工作中存在的问题，提出改进措施和建议，不断提高档案管理水平。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.公司/组织档案管理机构应定期对气象项目档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.档案鉴定工作应成立鉴定小组，由档案管理机构负责人、项目负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组应按照档案鉴定标准，对档案进行逐卷、逐件鉴定。3.鉴定小组应根据鉴定结果，提出档案的存毁意见，并填写档案鉴定意见书。档案鉴定意见书应经公司/组织领导批准后生效。（二）销毁程序1.对已失去保存价值的气象项目档案，应按照档案鉴定意见书的意见进行销毁。2.档案销毁前，应编制档案销毁清册，档案销毁清册应包括档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。3.档案销毁清册应经公司/组织领导批准