沣西新城档案管理办法

沣西新城档案管理办法一、总则（一）目的为加强沣西新城档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在新城建设、管理和发展中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于沣西新城管委会各部门、各下属单位以及在新城区域内开展工作的相关企事业单位和社会组织形成的各类档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：沣西新城档案工作实行集中统一领导，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则：各部门和单位应确保档案内容真实、准确、完整，如实反映各项工作的历史过程和实际情况。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率，为新城的各项工作提供有力支持。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门沣西新城设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和指导全新城的档案管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定并组织实施新城档案管理的各项规章制度。2.负责接收、收集、整理、保管和统计新城各部门、各下属单位以及相关企事业单位和社会组织移交的各类档案。3.对档案进行分类、编号、编目、上架等整理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立电子档案数据库，实现档案信息资源的共享。5.组织开展档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全。6.对新城各部门和单位的档案工作进行业务指导和监督检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。7.开发利用档案信息资源，为新城的规划、建设、管理、决策等提供档案资料支持和信息服务。（二）各部门和单位档案管理职责1.各部门和单位应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本部门和单位的档案收集、整理、保管和移交等工作。2.负责本部门和单位各类文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整、准确，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，积极配合档案管理部门开展档案利用工作，提供必要的档案信息和资料。4.加强对本部门和单位档案工作的管理，建立健全档案管理制度，保障档案工作的正常开展，定期对档案工作进行自查自纠，发现问题及时整改。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映沣西新城政治、经济、文化、社会等各项事业发展的文件材料，包括党工委、管委会的各类文件、会议记录、决议、决定等。2.各部门和单位在履行职责过程中形成的文件材料，如工作计划、总结、报告、请示、批复、合同协议、业务文件等。3.重点项目建设过程中形成的文件材料，包括项目立项、可行性研究、设计方案、招投标文件、施工图纸、工程变更记录、竣工验收文件等。4.各类会议、活动形成的文件材料，如会议通知、议程、报告、纪要、照片、音像资料等。5.人事档案材料，包括干部职工的履历表、任免文件、考核材料、工资档案、奖惩记录等。6.财务档案材料，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.声像档案材料，如照片、录音带、录像带、光盘等，反映新城重要事件、活动、建设成果等。8.实物档案材料，如奖牌、奖杯、证书、印章等具有保存价值的实物。（二）收集要求1.各部门和单位应建立健全文件材料形成、积累、整理和归档制度，明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对收集到的文件材料应进行认真核对，确保文件材料的真实性、准确性和完整性，对不符合要求的文件材料应及时补充或修正。3.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁，对破损或褪色的文件材料应及时进行修复或复制。4.各部门和单位应按照规定的时间和要求，将整理好的文件材料移交档案管理部门，不得拖延或拒绝移交。（三）整理方法1.档案管理部门应按照档案的形成规律和特点，对接收的档案进行科学分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事档案类、财务档案类、声像档案类、实物档案类等。2.对每一类档案应进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则，便于档案的管理和查询。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目，确保目录信息准确、完整，便于检索利用。4.对档案进行装订、编页、装盒等整理工作，确保档案的整齐、美观、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、温湿度计、消防器材、防虫药品、防盗报警装置等，定期对设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。3.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对纸质档案应采用密集架或档案柜存放，对电子档案应进行异地备份存储，确保档案数据的安全。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储、定期检查等，确保其安全无损。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对新城建设、管理和发展具有重要凭证和参考价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对新城工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为30年；短期保管的档案是指在较短时间内对新城工作有一定查考利用价值的档案，保管期限一般为10年。2.各部门和单位应根据档案的内容和性质，按照规定的保管期限进行划分，并在档案整理过程中明确标注。3.档案管理部门应定期对档案的保管期限进行鉴定，对已到保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。五、档案的利用（一）利用范围1.本新城各部门和单位因工作需要查阅档案的，可按照规定的程序办理查阅手续后进行查阅。2.外单位因工作需要查阅本新城档案的，应持有单位介绍信，并经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准，不得查阅和利用。（二）利用方式1.档案查阅应在档案管理部门指定的查阅场所进行，查阅人员应遵守查阅场所的管理制度，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。2.对纸质档案的查阅，查阅人员如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序办理复印或摘录手续。3.对电子档案的查阅，查阅人员应使用档案管理部门提供的查阅设备和软件，按照规定的权限进行查阅，不得擅自复制、传播电子档案信息。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅利用情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅单位、查阅人员姓名、查阅目的、查阅档案名称及数量等。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、业务部门负责人等。2.档案鉴定工作小组负责对档案的保管期限、价值等进行鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（二）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，对档案进行全面审查和分析，确定档案的价值和保管期限。2.对涉及重要事项、重大决策、历史事件等的档案，应重点进行鉴定，确保其完整保存。3.对已到保管期限的档案，应进行逐卷审查，对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应列入销毁清单。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组提出的销毁清单，应经档案管理部门负责人审核后，报新城管委会分管领导批准。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。监销人员应在销毁清单上签字确认。3.销毁档案的方式应符合国家有关规定，一般可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。销毁后，应将销毁情况记录在案，永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设规划1.档案管理部门应制定档案信息化建设规划，明确信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施，推动档案管理工作的信息化进程。2.信息化建设规划应与沣西新城的信息化发展战略相适应，充分利用现代信息技术手段，提高档案管理的效率和水平。（二）电子档案管理1.加强电子文件的收集、整理和归档工作，确保电子文件的真实、完整、准确，并按照规定的格式和要求进行存储。2.建立电子档案数据库，对电子档案进行分类、编号、编目、存储等管理，实现电子档案的信息化检索和利用。3.采取有效的安全防护措施，保障电子档案数据的安全，防止电子档案数据的丢失、损坏、篡改、泄密等情况发生。（三）档案信息资源共享1.建立档案信息资源共享平台，实现档案信息在新城各部门和单位之间的共享和交换，提高档案信息的利用效率。2.制定档案信息资源共享的管理制度和操作流程，明确共享的范围、权限、方式等，确保档案信息资源共享的安全、规范、有序。八、监督与检查（一）监督检查主体1.沣西新城档案管理部门负责对全新城的档案管理工作进行监督检查。2.各部门和单位应加强对本部门和单位档案工作的自我监督检查，确保档案管理工作符合规定要求。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全保密措施的落实情况。（三）监督检查方式1.定期检查与不定期抽查相结合。档案管理部门应定期对各部门和单位的档案工作进行检查，同时不定期进行抽查，及时发现问题并督促整改。2.实地检查与书面检查相结合。通过实地查看档案库房、查阅档案资料、听取汇报等方式，对档案管理工作进行全面检查；同时，要求各部门和单位定期报送档案工作情况报告，进行书面检查。