欠费管理办法制定依据

欠费管理办法制定依据一、总则（一）目的本办法旨在规范公司/组织的欠费管理行为，确保公司/组织的合法权益得到有效维护，保障业务的正常开展，提高资金回笼效率，促进公司/组织的稳健运营。（二）适用范围本办法适用于公司/组织与客户之间因产品销售、服务提供等业务往来所产生的各类欠费管理工作。涵盖公司/组织内部涉及欠费管理的各个部门，包括但不限于销售部门、客服部门、财务部门等。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保欠费管理工作在法律框架内进行。2.公平公正原则对待所有欠费客户一视同仁，按照既定的规则和流程进行管理，不偏袒任何一方。3.及时性原则及时发现、记录和处理欠费情况，采取有效措施催缴欠费，避免欠费金额的扩大和拖欠时间的延长。4.风险可控原则在欠费管理过程中，充分评估风险，采取合理的风险防控措施，降低因欠费导致的经济损失和经营风险。二、欠费定义及分类（一）欠费定义本办法所指欠费是指客户在与公司/组织签订的业务合同或协议约定的付款期限内，未能按时足额支付应付款项的情况。（二）欠费分类1.按照欠费产生的业务类型分类产品销售欠费：因销售产品而产生的客户未支付货款。服务提供欠费：因提供各类服务而产生的客户未支付服务费用。其他业务欠费：除产品销售和服务提供之外的其他业务往来所产生的欠费，如租金、违约金等。2.按照欠费的逾期时间分类短期欠费：逾期30天以内的欠费。中期欠费：逾期31天至90天的欠费。长期欠费：逾期91天以上的欠费。三、欠费管理职责分工（一）销售部门1.负责在业务洽谈和合同签订过程中，充分了解客户信用状况，评估客户欠费风险，并将相关信息及时反馈给财务部门。2.协助财务部门进行欠费催缴工作，提供客户相关资料和业务背景信息，配合制定催缴策略。3.负责对新发生的欠费客户进行初步跟进，了解欠费原因，及时采取措施督促客户还款。（二）客服部门1.负责与客户保持沟通，及时了解客户需求和意见，解答客户疑问，协助解决客户在业务使用过程中遇到的问题，避免因服务问题导致客户欠费。2.在欠费发生后，与客户进行沟通协调，了解客户欠费原因，协助财务部门进行欠费催缴工作，反馈客户还款意愿和还款计划。（三）财务部门1.负责建立健全欠费管理制度和财务核算体系，准确记录和核算欠费情况，定期编制欠费报表，为公司/组织决策提供数据支持。2.制定欠费催缴计划，组织实施欠费催缴工作，根据欠费情况采取不同的催缴措施，如电话催缴、函件催缴、上门催缴等。3.对欠费客户进行信用评估和风险预警，及时向销售部门和客服部门反馈欠费客户的信用状况变化，共同制定风险防控措施。4.负责与法务部门沟通协调，对长期欠费且催缴无效的客户，依法采取法律手段追讨欠费。（四）法务部门1.负责审查与欠费管理相关的合同、协议等法律文件，确保其合法性和有效性，为欠费管理提供法律支持。2.参与制定欠费管理办法和催缴策略，对涉及法律风险的事项提出专业意见和建议。3.在欠费催缴过程中，根据需要提供法律函件、诉讼等法律支持，维护公司/组织的合法权益。四、欠费信息收集与记录（一）信息收集渠道1.业务部门在业务办理过程中，及时收集客户的基本信息、联系方式、业务交易记录等相关资料，并确保信息的准确性和完整性。2.财务部门通过财务系统记录客户的缴费情况，包括缴费金额、缴费时间、欠费金额、欠费时间等信息。3.客服部门在与客户沟通协调过程中，收集客户反馈的欠费原因、还款意愿、还款计划等信息，并及时反馈给财务部门。（二）信息记录要求1.建立专门的欠费台账，详细记录每个欠费客户的基本信息、欠费金额、欠费时间、欠费原因、催缴记录、还款情况等内容。2.对欠费信息进行实时更新，确保数据的准确性和及时性。财务部门定期对欠费台账进行核对和清理，保证台账数据与实际情况相符。3.对重要的欠费信息进行备份，保存期限按照国家法律法规和公司/组织相关规定执行，以便在需要时进行查询和追溯。五、欠费催缴措施（一）短期欠费催缴1.财务部门在欠费发生后的5个工作日内，通过电话方式向客户发出催缴通知，告知客户欠费金额、逾期时间及可能产生的后果，提醒客户尽快还款。2.客服部门在接到财务部门反馈后，与客户进行沟通，了解客户欠费原因，协助客户解决问题，督促客户尽快还款。3.对于短期欠费客户，销售部门可以根据业务情况，给予一定的还款宽限期，但宽限期最长不超过10天。在宽限期内，持续跟进客户还款情况。（二）中期欠费催缴1.当欠费逾期超过30天进入中期欠费阶段，财务部门在3个工作日内发出书面催缴函，函件应明确指出欠费金额、逾期时间、催缴期限以及逾期将采取的进一步措施等内容。2.客服部门与客户进行深入沟通，了解客户还款困难的具体原因，根据客户实际情况，协助客户制定合理的还款计划，并跟踪还款计划的执行情况。3.销售部门与客户进行沟通协商，必要时可以与客户重新洽谈业务合作条款，如给予一定的折扣优惠等，以促使客户尽快还款。4.对于中期欠费客户，定期（每15天）进行一次电话或上门回访，了解客户还款进展情况，加强催缴力度。（三）长期欠费催缴1.当欠费逾期超过90天进入长期欠费阶段，财务部门联合法务部门，向客户发出律师函，正式告知客户欠费事实及法律后果，要求客户在规定期限内还款。2.销售部门、客服部门和财务部门共同制定针对长期欠费客户的专项催缴方案，明确催缴责任人、催缴方式和时间节点。3.根据客户实际情况，采取多种催缴方式相结合的措施，如上门催缴、媒体曝光（在合法合规的前提下）、申请支付令、提起诉讼等。4.对长期欠费客户的催缴情况进行实时监控和评估，及时调整催缴策略，确保催缴工作取得实效。六、欠费风险评估与预警（一）风险评估指标1.客户信用等级：根据客户的历史信用记录、财务状况、经营情况等因素，对客户进行信用评级，信用等级越低，欠费风险越高。2.欠费金额占比：计算欠费金额占客户总业务量的比例，比例越高，欠费风险越大。3.欠费逾期时间：逾期时间越长，欠费风险越高。4.客户经营状况：关注客户的经营业绩、市场份额、行业竞争等情况，经营状况不佳的客户欠费风险相对较高。（二）风险评估方法1.定期评估：财务部门每月对欠费客户进行一次风险评估，根据设定的风险评估指标，采用定量与定性相结合的方法，对每个欠费客户的风险程度进行打分。2.动态评估：在欠费催缴过程中，根据客户还款情况、经营状况变化等因素，及时对客户的风险程度进行动态调整评估。（三）风险预警1.根据风险评估结果，设定不同级别的风险预警线。当客户风险评估得分达到或超过预警线时，发出风险预警信号。2.对于发出风险预警信号的欠费客户，财务部门及时向销售部门、客服部门等相关部门通报，各部门根据预警信号，采取相应的风险防控措施，如加强催缴力度、暂停业务合作、要求客户提供担保等。七、欠费核销管理（一）核销条件1.经过全面、有效的催缴措施后，确认客户确实无法偿还欠费，且符合以下条件之一：客户已破产清算，且无财产可供清偿欠费。客户已注销登记，且无遗留财产可供清偿欠费。客户失踪或死亡，且无财产可供清偿欠费。因不可抗力等特殊原因导致客户无法偿还欠费，且公司/组织已采取合理措施仍无法收回。2.欠费已逾期超过3年，且在这期间公司/组织未停止对客户的催缴工作。（二）核销流程1.业务部门或财务部门对符合核销条件的欠费情况进行核实和整理，填写欠费核销申请表，详细说明欠费客户基本情况、欠费金额、欠费原因、催缴过程及核销依据等内容。2.申请表经业务部门负责人、财务部门负责人审核签字后，提交至公司/组织管理层审批。3.公司/组织管理层根据审批权限进行审批，审批通过后，财务部门进行账务处理，将该笔欠费予以核销，并在财务报表中进行相应披露。4.欠费核销后，仍需保留相关资料，以备后续查询和审计。八、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对欠费管理工作进行审计监督，检查欠费管理制度的执行情况、欠费信息记录的准确性和完整性、催缴措施的有效性等内容。2.财务部门定期对欠费台账进行自查，确保台账数据与实际情况相符，对发现的问题及时进行整改。3.各部门之间建立相互监督机制，对在欠费管理过程中发现的违规行为或不当操作，及时进行沟通和纠正。（二）外部监督1.接受行业监管部门的监督检查，按照要求提供欠费管理相关资料，配合监管部门的工作。2.