文件资料归档管理办法

文件资料归档管理办法一、总则（一）目的为了加强公司文件资料的规范化管理，确保文件资料的完整性、准确性和安全性，便于查阅和利用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门在各项工作中形成的各类文件资料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一原则公司文件资料由专门的档案管理部门进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则归档的文件资料必须真实反映公司各项工作的实际情况，内容准确无误。3.分类科学原则按照文件资料的来源、内容、形式等进行科学分类，便于管理和查找。4.便于利用原则归档管理应充分考虑文件资料的利用需求，提供便捷的查阅服务。二、文件资料的范围（一）行政文件1.公司发布的各类规章制度、通知、决定、通报等。2.公司行政会议记录、纪要。3.公司与外部单位签订的行政协议、合同等。（二）业务文件1.公司各业务部门在业务开展过程中形成的工作计划、方案、报告、总结等。2.业务项目的立项文件、可行性研究报告、项目合同、验收报告等。3.业务往来的函件、邮件、传真等。（三）财务文件1.公司财务预算、决算报告。2.财务凭证、账簿、报表等。3.税务申报资料、审计报告等。（四）人事文件1.员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩等相关文件。2.员工劳动合同、薪酬福利文件。3.人事档案资料。（五）技术文件1.公司的技术研发资料，包括技术方案、设计图纸、实验报告等。2.产品标准、技术规范、操作规程等。3.技术引进、合作项目的相关文件。（六）其他文件1.公司获得的荣誉证书、资质证书等。2.公司组织的各类活动的文件资料，如活动方案、照片、视频等。3.其他具有保存价值的文件资料。三、文件资料的形成与收集（一）形成要求1.文件资料的形成应符合公司的各项规章制度和业务流程，确保文件内容的合法性、规范性和有效性。2.各部门应指定专人负责文件资料的起草、审核、签发等工作，确保文件质量。3.文件资料应使用统一的格式和字体，内容清晰、完整。（二）收集职责1.各部门负责本部门文件资料的收集、整理工作，并定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门负责对各部门移交的文件资料进行审核、接收，并对不符合要求的文件资料及时反馈给相关部门进行整改。（三）收集时间1.日常工作中形成的文件资料应及时收集整理，每月定期移交至档案管理部门。2.重大项目、重要活动结束后，相关部门应在[X]个工作日内将文件资料整理完毕并移交至档案管理部门。四、文件资料的整理（一）分类标准1.按照文件资料的性质和内容，分为行政、业务、财务、人事、技术等类别。2.每个类别下再根据文件资料的具体内容和时间顺序进行细分。（二）编号规则1.为便于文件资料的管理和查找，对归档的文件资料进行编号。编号应具有唯一性和系统性。2.编号格式为：[年份][类别代码][顺序号]。例如：2023XZ001，表示2023年行政类第1份文件。3.类别代码按照以下规定设置：行政XZ，业务YW，财务CW，人事RS，技术JS，其他QT。（三）装订要求1.归档的文件资料应进行装订，确保整齐、牢固。2.装订时应去除文件资料上的金属物，如订书钉、回形针等。3.对于纸张较大的文件资料，应进行折叠，使其大小与A4纸一致。（四）编目要求1.对整理好的文件资料进行编目，编制文件目录。文件目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源、保管期限等内容。2.文件目录应打印或书写清晰，一式两份，一份随文件资料装订成册，另一份单独保存。五、文件资料的归档（一）归档流程1.各部门将整理好的文件资料移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的文件资料进行审核，审核无误后办理归档手续。3.档案管理人员将归档的文件资料按照编号顺序排列上架，并在档案管理系统中录入相关信息。（二）归档时间1.各部门应在文件资料形成后的[X]个工作日内移交至档案管理部门进行归档。2.对于年度性的文件资料，应在次年[X]月底前完成归档工作。（三）归档质量要求1.归档的文件资料应齐全、完整，符合整理和编目要求。2.档案管理人员应认真核对归档文件资料的编号、名称、日期等信息，确保准确无误。六、文件资料的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放文件资料。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准要求。（二）保管期限1.根据文件资料的重要程度和保存价值，确定其保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的文件资料主要包括公司的重要规章制度、年度财务决算报告、人事档案等。3.长期保管的文件资料保管期限为[X]年，主要包括公司的业务合同、项目文件等。4.短期保管的文件资料保管期限为[X]年，主要包括一般性的行政文件、业务往来函件等。（三）保管方式1.文件资料应按照类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.对于电子文件资料，应进行备份存储，并定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。3.档案管理人员应定期对档案库房进行盘点，核对档案数量和保管情况，发现问题及时处理。七、文件资料的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅文件资料应填写《文件资料查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的文件资料，查阅人员应严格遵守公司的保密规定，经公司主管领导批准后方可查阅。3.外部单位查阅公司文件资料，应提前与公司档案管理部门联系，提交查阅申请函，并经公司相关部门负责人和主管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《文件资料查阅申请表》，注明查阅文件资料的名称、编号、查阅目的等信息。2.所在部门负责人对查阅申请进行审核，签署意见并加盖部门公章。3.如需公司主管领导批准的，查阅人员将申请表提交至主管领导处审批。4.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的文件资料，并做好查阅登记工作。5.查阅人员应在规定的时间内归还查阅的文件资料，不得擅自复印、拍照或带出档案库房。（三）利用服务1.档案管理部门应积极为公司各部门提供文件资料的查阅服务，根据查阅人员的需求，及时准确地提供相关文件资料。2.对于需要频繁查阅的文件资料，档案管理部门可根据实际情况，制作副本或提供电子文档，方便查阅人员使用。3.档案管理部门应定期对文件资料的查阅利用情况进行统计分析，了解公司各部门对文件资料的需求情况，为档案管理工作的改进提供依据。八、文件资料的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的文件资料进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织公司相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据文件资料的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对文件资料进行逐一审核，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的文件资料，由档案管理部门填写《文件资料销毁申请表》，注明文件资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《文件资料销毁申请表》经公司主管领导批准后，档案管理部门负责组织实施销毁工作。3.销毁文件资料时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《文件资料销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录在案。（三）特殊情况处理1.对于涉及公司重大历史事件、重要业务活动等具有特殊意义的文件资料，即使保管期满，也应按照国家有关规定进行妥善保管，不得擅自销毁。2.对于已销毁的文件资料，如有需要，档案管理部门应保留相关的销毁记录，以备查询。九、监督与检查（一）监督职责1.公司办公室负责对各部门文件资料归档管理工作进行监督检查。2.档案管理部门负责对本部门文件资料归档管理工作进行自查自纠，确保各项工作符合本办法要求。（二）检查内容1.文件资料的形成、收集、整理、归档等工作是否及时、准确、完整。2.文件资料的保管是否安全、规范，保管期限是否符合规定。3.文件资料的查阅与利用是否符合程序，是否存在违规行为。4.文件资料的鉴定与销毁是否按照规定进行。（三）检查方式1.定期检查：公司办公室每年组织一次对各部门文件资料归档管理工作的全面检查。2.不定期抽查：档案管理部门根据工作需要，不定期对各部门文件资料归档管理情况进行抽查。3.专项检查：针对文件资料归档管理工作中的重点问题或薄弱环节，组织开展专项检查。（四）结果处理1.对于检查中发现的问题，检查人员应及时向被检查部门反馈，并下达《整改通知书》，要求其限期整改。2.被检查部门应按照《整改通知书》的要求，认真落