昆山存储档案管理办法

昆山存储档案管理办法一、总则（一）目的为加强昆山地区存储档案的规范化管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于昆山地区各类企事业单位、社会团体以及其他组织在存储档案管理方面的活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映组织或个人的实际活动和情况。2.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。4.规范性原则：档案的整理、分类、编号、存储等操作应遵循统一的规范和标准。5.便利性原则：便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案的分类与编号（一）分类标准1.文书档案：包括各类红头文件、请示报告、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事档案：涵盖员工个人基本信息、履历、考核、奖惩、薪资待遇等资料。3.财务档案：如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：根据不同行业和业务特点，分为合同档案、项目档案、销售档案、采购档案等。5.科技档案：涉及科研项目、技术改造、设备图纸等相关资料。6.声像档案：包括照片、录音、录像等资料。（二）编号规则1.采用层次编码法，以不同的数字或字母组合表示档案的类别、年度、保管期限等信息。2.例如，文书档案编号为WS[年份][保管期限代码][顺序号]，其中年份为公元纪年的后两位数字，保管期限代码按照长期（C）、中期（Z）、短期（D）设定，顺序号为该类别档案在当年的流水号。3.人事档案编号为RS[员工编号]，员工编号应具有唯一性，便于识别和查询。4.财务档案编号为CW[年份][类别代码][顺序号]，类别代码可根据会计科目等进行设定。5.业务档案编号为YW[业务类型代码][年份][项目编号或合同编号]，业务类型代码根据具体业务进行细分。6.科技档案编号为KJ[项目编号][年份][资料类别代码]，资料类别代码如图纸（TZ）、技术文件（JS）等。7.声像档案编号为SX[年份][主题代码][顺序号]，主题代码可根据声像内容的主题进行设定。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门产生的档案进行收集和整理。2.档案形成部门应在档案产生后的规定时间内（如每月末或每季度末）将档案移交至档案管理部门。3.收集的档案应确保内容完整、字迹清晰、格式规范，同时附带必要的说明和注释。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。2.同一类别的档案按照时间顺序或重要程度进行排列。3.去除档案中的金属物、订书钉等，采用统一规格的档案袋或文件夹进行装订。4.编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。四、档案的存储（一）存储环境1.档案库房应具备良好的温湿度条件，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应保持清洁、通风，避免阳光直射和有害气体侵蚀。3.配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠等设施设备，如灭火器、防盗门窗、防虫药品、除湿机、空调等。（二）存储方式1.采用密集架存储档案，密集架应排列整齐，便于操作和管理。2.档案应按照编号顺序依次存放，不同类别的档案应分区存放，并有明显的标识。3.对于电子档案，应进行备份存储，存储介质可选用磁带、光盘、硬盘等，并定期进行检查和更新。4.建立档案存储位置索引，标明每一份档案的具体存放位置，方便快速查找。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本单位内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案资料，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理部门同意。（二）借阅规定1.外单位人员因特殊原因需要借阅档案，应提前向本单位提出书面申请，说明借阅目的、借阅期限等，并经本单位分管领导批准。2.借阅申请批准后，借阅人员应与档案管理部门签订《档案借阅协议书》，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容，归还时应确保档案完好无损。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及财务人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查和评估。3.对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。（三）销毁程序1.《档案销毁申请表》经单位分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。3.销毁方式可采用焚烧、粉碎等，销毁后应在《档案销毁清册》上记录销毁情况，并由监销人员签字确认。4.《档案销毁清册》应长期保存，作为档案销毁工作的凭证。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作的效率和质量，提升档案服务水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[具体分辨率]，确保图像清晰可读。2.扫描后的电子档案应进行格式转换和存储，存储格式应符合长期保存的要求，如PDF/A等。3.建立电子档案目录数据库，将档案的元数据信息录入数据库，便于检索和查询。（三）信息化系统功能1.档案管理系统应具备档案录入、修改、删除、查询、统计、借阅管理、鉴定销毁等功能。2.提供权限管理功能，根据用户的角色和职责，设置不同的操作权限，确保档案信息的安全。3.支持多方式检索，如按关键词、编号、日期等进行检索，方便用户快速获取所需档案信息。4.具备数据备份和恢复功能，定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理办法并组织实施。2.负责档案的收集、整理、存储、查阅、借阅、鉴定、销毁等日常管理工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传教育活动。4.推进档案信息化建设，建立和维护档案信息化管理系统。5.定期向上级主管部门和档案行政管理部门报送档案工作情况。（二）档案管理人员职责1.负责档案的具体收集、整理、分类、编号、存储等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.按照规定办理档案的查阅、借阅手续，做好档案利用登记和统计工作。3.定期对档案进行检查和盘点，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。4.参与档案的鉴定和销毁工作，协助编制档案销毁清册。5.负责档案信息化管理系统的操作和维护，保障系统的正常运行。6.保守档案机密，不得泄露档案内容和相关信息。九、监督与检查（一）内部监督1.建立档案管理工作内部监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理质量、存储环境安全、查阅借阅登记等。3.对检查中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部检查