新厂设备采购管理办法

新厂设备采购管理办法一、总则（一）目的为规范新厂设备采购行为，确保采购设备符合生产经营需求，提高设备采购的效率和质量，降低采购成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司新厂所有生产设备、辅助设备、检测设备等的采购管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：设备采购活动必须遵守国家法律法规，符合行业标准和相关政策要求。2.效益性原则：在满足生产经营需要的前提下，充分考虑采购成本、设备性能、使用寿命等因素，追求采购效益最大化。3.公平公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有潜在供应商有平等机会参与采购活动。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、技术先进、售后服务良好的设备供应商和设备产品。二、采购需求管理（一）需求提出1.生产部门：根据新厂生产规划、工艺流程及产能要求，结合现有设备状况，提前提出设备采购需求，详细说明设备名称、规格型号、数量、技术参数、性能要求、预计使用时间等。2.技术部门：对生产部门提出的设备需求进行技术审核，提供技术支持和指导，确保设备技术参数的合理性和准确性，并协助评估设备的技术先进性和适用性。3.其他相关部门：如质量部门、设备管理部门等根据各自职责，对设备采购需求提出意见和建议，共同参与需求评审。（二）需求评审1.由采购部门组织相关部门对设备采购需求进行联合评审。评审内容包括需求的必要性、合理性、可行性、经济性等。2.根据评审结果，对需求进行调整和完善，确保采购需求明确、准确、完整。评审通过的需求形成《设备采购需求清单》，作为采购活动的依据。三、供应商管理（一）供应商选择1.供应商信息收集：采购部门通过多种渠道收集潜在设备供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加展会等。建立供应商信息库，记录供应商基本情况、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等信息。2.供应商筛选：根据设备采购需求和供应商信息库，对潜在供应商进行初步筛选。筛选标准包括供应商资质、信誉、生产能力、技术水平、产品质量、价格竞争力、售后服务等方面。3.供应商实地考察：对于初步筛选合格的供应商，采购部门组织相关部门进行实地考察。考察内容包括供应商生产经营场所、生产设备、质量管理体系、技术研发能力、售后服务团队等。实地考察后形成考察报告，作为供应商选择的重要参考。4.供应商评估与选择：采购部门会同技术部门、质量部门等对实地考察合格的供应商进行综合评估。评估指标包括产品质量、价格、交货期、售后服务、技术支持等。根据评估结果，选择优质供应商，确定采购意向，并签订采购框架协议。（二）供应商管理1.供应商档案建立：为每个供应商建立档案，记录供应商基本信息、采购合同执行情况、产品质量反馈、售后服务记录等。2.供应商绩效评估：定期对供应商进行绩效评估，评估指标包括交货及时性、产品质量合格率、售后服务满意度等。根据绩效评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改直至淘汰。3.供应商沟通与合作：建立与供应商的定期沟通机制，及时了解供应商生产经营情况、产品质量状况、技术发展动态等。加强与供应商的合作，共同解决采购过程中出现的问题，提高采购效率和质量。四、采购计划制定（一）采购计划编制1.采购部门根据《设备采购需求清单》和供应商选择情况，结合公司资金状况、生产进度安排等因素，编制设备采购计划。采购计划应明确设备名称、规格型号、数量、采购时间、交货时间、采购预算等内容。2.采购计划编制完成后，提交相关部门审核。审核内容包括采购需求的合理性、采购时间的可行性、采购预算的准确性等。审核通过后的采购计划报公司领导审批。（二）采购计划执行与调整1.采购部门按照批准的采购计划组织实施采购活动。在采购过程中，严格按照采购流程进行操作，确保采购活动的顺利进行。2.如因市场变化、生产进度调整、供应商原因等因素需要对采购计划进行调整，采购部门应及时提出调整申请，说明调整原因、调整内容及对采购成本、交货期等的影响。调整申请经相关部门审核和公司领导审批后实施。五、采购流程管理（一）采购申请1.使用部门根据设备采购需求，填写《设备采购申请表》，详细说明设备名称、规格型号、数量、技术参数、采购原因、预计使用时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购部门。2.采购部门收到《设备采购申请表》后，对申请内容进行审核。审核通过后，将申请表转交给相关部门进行技术审核和需求评审。（二）采购审批1.需求评审通过后，采购部门根据采购金额大小，按照公司审批权限规定，提交采购申请至相应层级领导审批。2.审批通过后，采购部门方可开展采购活动。对于重大采购项目，应组织专门的项目采购小组进行采购决策和实施。（三）采购招标（询价）1.根据采购项目的特点和需求，采购部门选择合适的采购方式。对于金额较大、技术复杂的设备采购项目，一般采用招标方式进行采购；对于金额较小、技术简单的设备采购项目，可采用询价方式进行采购。2.招标采购编制招标文件：采购部门根据采购需求编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过公司官网、行业媒体、招标平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。投标文件受理：采购部门接收供应商提交的投标文件，并进行登记和初步审查。开标评标：按照招标文件规定的时间和地点进行开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示与合同签订：采购部门将中标候选人名单进行公示，公示无异议后，与中标供应商签订采购合同。3.询价采购发出询价函：采购部门向多家潜在供应商发出询价函，明确询价项目的技术规格、数量、交货期、价格等要求。报价文件受理：采购部门接收供应商提交的报价文件，并进行登记和审查。比价定标：采购部门对各供应商的报价进行比较，选择报价合理、满足采购需求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。（四）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括设备名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交法律部门进行审核。法律部门对合同条款的合法性、完整性、准确性等进行审查，提出修改意见。采购部门根据法律部门的意见对合同草案进行修改完善后，报公司领导审批。3.经审批后的采购合同，由采购部门与供应商签订，并加盖双方公章或合同专用章。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门，作为执行和监督的依据。（五）采购验收1.到货验收设备到货前，采购部门应通知使用部门、质量部门等相关人员做好验收准备工作。设备到货时，采购部门会同使用部门、质量部门等对设备的数量、规格型号、外观等进行检查核对，确保设备与采购合同一致。对于需要安装调试的设备，供应商应按照合同约定进行安装调试。安装调试完成后，采购部门组织相关人员进行验收，验收内容包括设备运行状况、性能指标、技术参数等是否符合合同要求。2.验收报告验收合格后，采购部门组织相关人员填写《设备采购验收报告》，详细记录设备验收情况，包括验收项目、验收标准、验收结果等内容。验收报告经验收人员签字确认后存档。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或更换设备。整改或更换完成后，重新进行验收，直至验收合格为止。（六）付款管理1.采购部门根据采购合同约定的付款方式和付款时间，填写《设备采购付款申请表》，提交财务部门审核。2.财务部门对付款申请表进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合规性等。审核通过后，按照公司财务制度规定办理付款手续。3.对于分期付款的设备采购项目，采购部门应跟踪供应商交货进度和设备验收情况，按照合同约定及时申请支付各期款项。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门会同相关部门对设备采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时了解设备价格波动、供应情况等信息。通过与多家供应商建立合作关系、签订框架协议等方式，降低市场价格波动和供应短缺带来的风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估和淘汰机制。在采购合同中明确供应商的违约责任，增加供应商违约成本。对于重要设备采购项目，可要求供应商提供履约保证金。3.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强到货验收和质量检验。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对设备质量问题及时进行处理。4.合同风险应对：加强合同管理，严格按照合同审批流程签订合同。在合同执行过程中，密切跟踪合同履行情况，及时处理合同变更和纠纷。5.付款风险应对：严格按照采购合同约定的付款方式和付款时间办理付款手续。加强对发票的审核管理，确保发票的真实性和合规性。对于存在付款风险的供应商，应采取相应的风险控制措施，如暂停付款、要求提供担保等。七、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对设备采购管理活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应定期向公司领导汇报设备采购管理工作情况，接受公司内部监督检查。对于审计和监督检查中发现的问题，应及时整改落实。（二