救助管理办法档案管理

救助管理办法档案管理一、总则（一）目的为加强救助管理办法档案的规范化管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本档案管理办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织在执行救助管理办法过程中形成的各类档案，包括但不限于救助申请材料、审核审批记录、救助资金发放凭证、救助对象跟踪回访记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映救助管理工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理和保存救助管理工作中形成的各类文件材料，保证档案的齐全完整。3.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案的整理、分类、编号、装订等符合要求。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及救助对象个人隐私和敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便利性原则：档案管理应便于查询、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善救助管理办法档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各部门的档案收集、整理、归档工作。3.集中统一管理救助管理办法档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。4.负责档案的鉴定、销毁工作，确保档案的安全和有效利用。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门在救助管理工作中形成的文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。3.按照档案管理规定，正确使用和查阅档案，不得擅自涂改、伪造、损毁档案。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，做好档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作，确保档案的整齐规范。3.建立档案检索工具，做好档案的查询、借阅登记工作，及时为利用者提供服务。4.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。5.积极参与档案业务培训和学习，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.救助申请材料：包括救助对象填写的申请表、身份证明、家庭经济状况证明、困难情况说明等。2.审核审批材料：如调查核实记录、审核审批意见、会议纪要等。3.救助资金发放材料：发放凭证、签收记录等。4.救助对象跟踪回访材料：回访记录、反馈信息等。5.其他与救助管理工作相关的文件材料，如政策文件、工作方案、统计报表等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集上来。2.收集的文件材料应真实、准确、齐全，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和备份，确保文件的可读性和可保存性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同年度、不同保管期限、不同类别进行整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照救助管理工作的流程和档案内容，将档案分为救助申请类、审核审批类、资金发放类、跟踪回访类、其他类等。2.编号：为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性。3.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案的整齐牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查询和检索。四、档案的保管（一）保管期限1.救助申请材料、审核审批材料、救助资金发放材料等重要档案，保管期限为长期，一般不少于30年。2.救助对象跟踪回访材料、其他与救助管理工作相关的文件材料，保管期限为短期，一般为10年。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。（三）档案的存放1.按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，便于查找和管理。2.建立档案存放索引，注明档案的存放位置，提高档案查询效率。（四）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管条件等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况进行记录，形成检查报告，存档备查。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应符合国家法律法规和本公司/组织的相关规定。2.服务工作原则：档案利用应紧密围绕救助管理工作实际，为工作决策、业务开展提供支持。3.保密安全原则：严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露，维护档案的安全。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.借阅：确因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等，按时归还档案。3.出具证明：根据工作需要，档案管理部门可依据档案内容为有关部门或个人出具证明材料。出具证明应严格审核，确保证明内容真实、准确，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用日期、利用人姓名、部门、利用目的、档案名称及编号、查阅或借阅期限等。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次。2.全面审查原则：对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，确保鉴定结果准确可靠。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定方法1.审查档案的内容，判断其是否仍具有保存价值。2.参考档案的保管期限，对已到保管期限的档案进行重点审查。3.结合救助管理工作的实际情况，考虑档案的现实利用需求。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核签字后，报本公司/组织主管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应确保档案信息彻底销毁，可采用焚烧、粉碎等方式进行。4.销毁档案过程中，应安排专人监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。销毁完毕后，《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的救助管理办法档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为救助管理工作提供更加便捷、高效的信息服务。3.确保档案信息的安全和保密，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。扫描图像应清晰、完整，符合档案管理要求。2.档案信息录入：将档案的基本信息、内容摘要等录入档案信息管理系统，建立索引目录，便于查询和检索。3.系统功能模块：档案信息管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计分析、鉴定销毁等功能模块，满足档案管理工作的实际需求。4.数据备份与恢复：定期对档案信息管理系统的数据进行备份，确保数据的安全。建立数据恢复机制，在数据出现问题时能够及时恢复。（三）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息管理系统的安全防护。