文件记录归档管理办法

文件记录归档管理办法一、总则（一）目的为了加强公司文件记录的规范化管理，确保文件记录的完整性、准确性和可追溯性，提高公司运营效率，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及下属单位在日常工作中形成的各类文件记录，包括但不限于纸质文件、电子文件、合同协议、会议纪要、工作报告、业务数据等。（三）基本原则1.真实性原则：文件记录应如实反映公司各项业务活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖公司运营过程中产生的所有重要文件记录，确保无遗漏。3.准确性原则：文件记录的内容应准确无误，数据清晰，逻辑严谨。4.规范性原则：遵循统一的格式、编号、分类等规范要求，便于管理和查询。5.及时性原则：文件记录应在规定的时间内完成归档，确保信息的时效性。（四）职责分工1.行政部门负责制定和完善文件记录归档管理办法，并监督执行。指导各部门文件记录的收集、整理、分类和编号工作。负责公司级文件记录的集中归档和保管，建立文件记录索引目录。定期对文件记录进行清查、核对，确保文件记录的安全和完整。2.各部门负责本部门文件记录的日常收集、整理和初步分类工作。按照公司统一要求，对本部门文件记录进行编号，并及时移交行政部门归档。配合行政部门做好文件记录的清查、核对等工作，提供必要的协助。3.档案管理人员具体负责文件记录的接收、登记、上架、保管、借阅等日常管理工作。对归档文件记录进行数字化处理，建立电子档案库，确保电子档案与纸质档案一致。定期对档案进行检查、修复和备份，防止档案损坏、丢失。二、文件记录的收集与整理（一）收集范围1.公司内部形成的各类公文，如通知、报告、请示、批复等。2.各部门在业务活动中产生的文件，如合同、协议、订单、发票等。3.会议记录、纪要、决议等相关文件。4.员工的工作报告、总结、述职材料等。5.公司规章制度、流程文件、质量体系文件等。6.其他具有保存价值的文件记录，如项目文档、技术资料、市场调研数据等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件记录的收集工作，确保文件记录及时、完整地收集到本部门。2.对于外来文件，如政府部门文件、合作单位文件等，应及时登记并移交相关部门处理，需要归档的应按照本办法进行归档。3.文件记录的收集应保持原始性，不得随意涂改、剪裁或丢失。（三）整理方法1.分类根据文件记录的来源、内容、性质等因素，将其分为不同的类别，如行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等。每一类别下可进一步细分若干小类，如行政文件可分为公司发文、部门发文、外来文件等。2.编号为便于文件记录的管理和查询，应对每份文件记录进行唯一编号。编号应遵循一定的规则，确保编号的系统性和逻辑性。编号格式可采用“年份+部门代码+顺序号”的形式，例如：2023XZ001，表示2023年行政部门的第1份文件。3.装订对于纸质文件，应按照一定的顺序进行装订，确保文件整齐、牢固。装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。对于篇幅较长的文件，可采用三孔一线或胶装的方式装订。4.编目编制文件记录的目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应按照分类顺序排列，便于查找和使用。三、文件记录的归档（一）归档时间1.一般文件记录应在形成后的[X]个工作日内归档。2.重要文件记录，如合同协议、重大项目文档等，应在业务完成后的[X]个工作日内归档。3.年度文件记录应在次年的[X]月底前完成归档。（二）归档流程1.各部门文件记录整理完毕后，填写《文件记录归档清单》，详细列出文件记录的编号、名称、日期、数量等信息，并提交给行政部门。2.行政部门档案管理人员对《文件记录归档清单》进行审核，核对文件记录的完整性、准确性和编号的规范性。审核无误后，在清单上签字确认，并接收文件记录。3.档案管理人员按照分类和编号顺序，将文件记录放入相应的档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明类别、编号等信息。4.同时，档案管理人员应将电子文件记录上传至电子档案库，并建立相应的电子索引目录，确保电子档案与纸质档案一一对应。（三）归档要求1.归档文件记录应齐全完整，符合整理要求，编号清晰，目录准确。2.纸质文件与电子文件应同时归档，且内容一致。电子文件应采用通用的格式存储，确保长期可读。3.归档文件记录应按照保管期限进行分类存放，便于日后查阅和管理。四、文件记录的保管（一）保管期限1.永久保管公司章程、股东会议记录、董事会决议等重要文件。涉及公司重大权益、债权债务关系的合同协议。公司历史沿革、重大事件记录等具有长期保存价值的文件。2.定期保管一般行政文件、业务文件等保管期限为[X]年。财务文件、人事文件等保管期限为[X]年。项目文档等保管期限根据项目周期确定，一般为项目结束后[X]年。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。按照档案类别和保管期限，对纸质档案进行分类存放，便于查找和管理。2.电子档案保管建立电子档案库，采用安全可靠的存储设备和存储系统，对电子文件进行集中存储。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。采取有效的安全防护措施，防止电子档案被篡改、丢失或泄露。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的可读性。3.严格遵守档案保管的保密制度，未经授权，任何人不得擅自查阅、复制、销毁档案。五、文件记录的借阅与利用（一）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅文件记录，需填写《文件记录借阅申请表》，注明借阅文件记录的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到行政部门办理借阅手续。2.涉及公司机密的文件记录，如核心技术资料、财务数据等，借阅申请需经公司分管领导批准。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司文件记录的，需持单位介绍信或有效证件，填写《文件记录查阅申请表》，经公司行政部门负责人审核，公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中需有公司相关人员陪同，不得擅自摘抄、复制或带走文件记录。（二）借阅期限1.一般文件记录的借阅期限不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要文件记录的借阅期限根据文件的性质和保密要求确定，最长不得超过[X]个工作日。（三）借阅归还1.档案管理人员应按照借阅申请表的内容，及时提供文件记录，并做好借阅登记工作。2.借阅人员应在规定的借阅期限内归还文件记录，归还时档案管理人员应认真核对文件记录的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应的赔偿责任。3.借阅人员归还文件记录后，档案管理人员应在借阅申请表上注明归还日期，并将申请表归档保存。（四）文件利用1.公司内部人员可根据工作需要，对已归档的文件记录进行查阅、复印或摘录，但不得擅自更改文件内容。2.如需利用文件记录进行对外宣传、交流等活动，应按照公司相关规定进行审批，确保文件内容的安全性和合规性。3.档案管理人员应积极为公司各部门提供文件记录利用服务，提高文件记录的使用效率。六、文件记录的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据文件记录的保管期限和实际价值，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、慎重决定的原则，确保档案鉴定的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立由行政部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成的档案鉴定小组，负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、保管期限等因素，判断档案是否仍具有保存价值。2.对于已过保管期限且确无保存价值的档案，填写《文件记录销毁申请表》，详细说明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。3.《文件记录销毁申请表》经档案鉴定小组组长签字确认，报公司分管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁程序1.档案管理人员按照批准的《文件记录销毁申请表》，对拟销毁的档案进行造册登记，注明档案的编号、名称、数量等信息。2.采用适当的方式对档案进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中应有专人负责监督，销毁完毕后，监督人员和档案管理人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、监督与检查（一）监督职责1.行政部门负责对公司文件记录归档管理工作进行日常监督检查，确保各部门严格按照本办法执行。2.定期对各部门文件记录的收集、整理、归档等情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.文件记录的收集是否完整、及时，有无遗漏或延误。2.整理工作是否规范，分类、编号、编目等是否符合要求。3.归档是否及时，归档文件记录的质量是否符合标准。4.保管是否安全，档案库房设施设备是否正常运行，档案有无损坏、丢失等情况。5.借阅与利用是否符合规定，借阅登记是否完整，归还是否及时。6.鉴定与销毁工作是否按程序进行，销毁记录是否齐全。（三）检查结果处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时下达