教学档案查阅管理办法

教学档案查阅管理办法一、总则（一）目的为了加强教学档案的管理，规范教学档案查阅行为，保障教学档案的安全与完整，充分发挥教学档案在教学、科研和学校管理中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本校各教学单位、教师、学生及其他因工作需要查阅教学档案的人员。（三）定义教学档案是指学校在教学管理、教学实践、教学研究等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的历史记录。二、教学档案的分类与编号（一）分类1.综合类：包括学校教学工作的规划、总结、规章制度等。2.教师业务类：涵盖教师的个人基本信息、教学任务安排、教学成果、教学评价等。3.学生学籍类：包含学生的入学登记表、学籍变动记录、成绩单、毕业信息等。4.教学计划与课程类：有各专业教学计划、课程教学大纲、教材选用情况等。5.实践教学类：涉及实习、实验、课程设计、毕业设计等教学实践环节的相关资料。6.教学研究与改革类：包括教学研究项目申报与结题材料、教学改革成果等。7.教学设施与资源类：如实验室建设、教学设备购置与管理、教学资源库建设等方面的档案。（二）编号教学档案按照分类进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。例如，综合类档案编号为“Z001”，其中“Z”代表综合类，“001”为该类别下的顺序号；教师业务类档案编号为“J001”，以此类推。三、教学档案的收集与整理（一）收集1.各教学单位应明确专人负责教学档案的收集工作，确保教学活动中产生的各类文件材料及时、完整地收集上来。2.教师应按照学校要求，定期将个人教学业务相关材料整理并提交至所在教学单位。3.学生管理部门负责收集学生学籍管理等方面的档案材料。（二）整理1.收集上来的教学档案材料应进行分类整理，按照档案形成的时间顺序、重要程度等进行排列。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录，包括档案名称、编号、日期、来源等信息，以便于查阅和管理。3.装订成册的档案应保证装订整齐、牢固，编页码，并编写卷内目录。四、教学档案的保管（一）保管部门学校设立专门的教学档案室，负责集中保管全校教学档案。教学档案室应配备必要的保管设施，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全。（二）保管期限教学档案的保管期限分为永久、长期和短期。具体划分如下：1.永久保管的档案：学校教学工作的重要基础性文件、涉及学校长远发展的规划与决策等。2.长期保管的档案：一般为16年至50年，如教学计划、课程大纲、教师业务档案等。3.短期保管的档案：一般为5年以下，如临时性的教学通知、学生成绩通知单等。（三）档案的定期检查教学档案室应定期对档案进行检查，每年至少一次。检查内容包括档案的保管状况、数量核对、有无损坏等情况。发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。五、教学档案查阅的申请与审批（一）查阅申请1.本校教师因教学、科研需要查阅本人教学档案的，应填写《教学档案查阅申请表》，注明查阅内容、目的等，提交所在教学单位负责人审核签字。2.本校学生因个人学习需要查阅本人学籍档案等相关教学档案的，应向学生管理部门提出申请，填写《教学档案查阅申请表》，经学生管理部门负责人审批同意。3.校外单位或个人因工作需要查阅本校教学档案的，须持有单位介绍信，说明查阅目的、内容和范围，填写《教学档案查阅申请表》，经学校分管教学的领导审批。（二）审批流程1.《教学档案查阅申请表》提交后，审批人应在[X]个工作日内进行审批。2.审批通过的，申请表交教学档案室备案；审批不通过的，应向申请人说明理由。六、教学档案查阅的方式与要求（一）查阅方式1.现场查阅：申请人可到教学档案室指定地点查阅教学档案，查阅时应在工作人员的监督下进行。2.复制查阅：因特殊情况需要复制教学档案的，申请人应在申请表中注明，经审批同意后，由教学档案室工作人员按照规定进行复制。复制件应加盖教学档案室印章，并注明与原件一致。（二）查阅要求1.查阅人员应爱护教学档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、撕毁等。2.查阅过程中如需摘录或引用档案内容，应经教学档案室工作人员同意，并注明出处。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还教学档案室，由工作人员核对无误后办理归还手续。七、教学档案的利用统计与反馈（一）利用统计教学档案室应建立教学档案利用统计制度，定期对档案查阅情况进行统计分析。统计内容包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用目的等，形成统计报表。（二）反馈1.教学档案室应根据档案利用统计情况，定期向学校教学管理部门反馈教学档案的利用需求和存在的问题，为教学管理决策提供参考依据。2.对于在教学档案查阅过程中发现的档案管理方面的不足，教学档案室应及时进行总结和改进，不断完善教学档案管理工作。八、教学档案的保密与安全（一）保密1.教学档案中涉及国家机密、学校机密及个人隐私的内容，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露。2.教学档案室工作人员应对档案内容严格保密，不得私自向无关人员透露档案信息。（二）安全1.教学档案室应加强安全管理，制定安全管理制度，落实安全责任。2.档案管理人员应定期对档案保管设施进行检查维护，确保档案存放环境安全可靠。3.如发生档案安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。九、违规处理（一）对于违反本办法规定查阅教学档案的行为