文书信函收发管理办法

文书信函收发管理办法一、总则（一）目的为加强公司文书信函收发管理，确保各类文件、信函传递的及时、准确、安全，提高公司工作效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位之间文书信函的收发管理。（三）基本原则1.准确及时原则：确保文书信函内容准确无误，及时传递，不延误、不积压。2.安全保密原则：严格遵守保密规定，防止文件信函在传递过程中丢失、泄密。3.规范有序原则：收发流程规范，责任明确，便于查询和追溯。二、收文管理（一）收文渠道1.公司前台：负责接收所有寄至公司的外部信函、文件等。2.公司内部邮箱：接收通过电子邮件发送至公司指定邮箱的文件。3.各部门指定专人：负责接收部门间流转的文书信函。（二）收文登记1.前台收文前台收到外部信函、文件后，应立即进行登记。登记内容包括：来文日期、来文单位、文件名称、文号、份数、密级等。对于重要文件或紧急文件，应在登记后及时通知相关部门或人员。2.邮箱收文负责邮箱管理的人员应每天定时查看邮箱，下载邮件并进行登记。登记内容同前台收文登记要求。对重要邮件应及时转发给相关部门或人员，并做好记录。3.部门间收文各部门指定专人收到其他部门流转的文书信函后，应在本部门的收文登记簿上进行登记，登记内容包括：收文日期、发文部门、文件名称、文号、份数等。（三）文件分发1.前台收文分发前台根据文件内容和性质，按照以下原则进行分发：属于公司领导批示或需公司领导知晓的文件，及时呈送公司领导。属于各部门业务范围内的文件，分发至相关部门。涉及多个部门的文件，根据文件要求确定主办部门和协办部门，分别分发。分发时应填写文件分发清单，注明文件名称、文号、份数、分发部门、分发日期等信息，并由接收人签字确认。2.邮箱收文分发负责邮箱管理的人员按照前台收文分发原则，将邮件转发给相关部门或人员，并要求接收人回复确认收到邮件。3.部门间收文分发各部门收到其他部门流转的文书信函后，应及时将文件分发给本部门相关人员，并做好记录。（四）文件传阅1.需要传阅的文件：对于需公司领导或多个部门共同知晓的文件，应进行传阅。2.传阅流程前台或邮箱管理人员将文件送至传阅起始部门或人员，并填写传阅登记表。传阅起始部门或人员收到文件后，应在规定时间内将文件传递给下一个传阅人，并在传阅登记表上签字注明传阅时间。传阅人应认真阅读文件内容，如有批示或意见，应在文件上注明，并及时将文件传递给下一个传阅人。最后一个传阅人阅毕后，将文件退回前台或邮箱管理人员。3.传阅时间要求：一般文件传阅时间不得超过[X]个工作日，紧急文件应随到随传，确保及时处理。（五）文件催办1.催办范围：对超过规定传阅时间未返回的文件，以及需要及时办理但尚未处理的文件进行催办。2.催办方式前台或邮箱管理人员通过电话、邮件等方式向传阅人或承办部门催办，并做好记录。对于多次催办仍未办理的文件，应及时向公司领导汇报。（六）文件归档1.归档范围：所有收文处理完毕后，应按照公司档案管理规定进行归档。2.归档时间：一般文件应在次年第一季度内归档，重要文件应及时归档。3.归档要求归档文件应齐全、完整、准确，按照分类标准进行整理。归档文件应编制目录，便于查询和检索。三、发文管理（一）发文流程1.拟稿各部门根据工作需要拟制文件，拟稿人应确保文件内容准确、语言规范、格式符合要求。文件拟稿完成后，拟稿人应填写发文稿纸，注明文件标题、文号、主送部门、抄送部门、拟稿人、拟稿日期等信息。2.审核拟稿部门负责人对文件内容进行审核，重点审核文件的必要性、准确性、规范性等，审核通过后签字确认。涉及多个部门的文件，应组织相关部门进行会签，会签通过后由牵头部门负责人签字确认。重要文件或涉及公司重大决策的文件，应提交公司领导审核。3.签发经审核通过的文件，由公司领导签发。公司领导根据文件内容和职责范围进行签发，签发人应签署明确意见并签字。4.编号办公室负责对已签发的文件进行编号，编号应遵循唯一性和连续性原则。5.打印根据文件签发稿，办公室安排专人进行打印，确保文件格式规范、字迹清晰。6.校对打印后的文件由拟稿人或其他专人进行校对，校对无误后在文件上签字确认。7.盖章文件校对无误后，加盖公司公章或相关部门印章。盖章应清晰、端正，位置准确。8.分发办公室按照文件主送部门、抄送部门进行分发，并填写文件分发清单，注明文件名称、文号、份数、分发部门、分发日期等信息，由接收人签字确认。（二）发文格式1.文件标题：应准确概括文件主要内容，一般由发文机关、事由和文种组成。2.文号：由发文机关代字、年份、序号组成，如[公司简称]发[年份][序号]号。3.主送部门：填写文件的主要受理部门。4.抄送部门：填写需要知晓文件内容的其他部门。5.正文：应条理清晰、逻辑严密，语言简洁明了。6.附件：如有附件，应在正文后注明附件名称和序号，并随文件一并分发。7.落款：注明发文机关名称和发文日期。（三）发文审批1.常规发文审批一般性文件由部门负责人审核，分管领导签发。重要文件或涉及公司重大事项的文件，需经公司领导班子集体研究决定后，由公司主要领导签发。2.紧急发文审批对于紧急文件，可先电话请示公司领导同意后发文，事后及时补办审批手续。（四）发文记录1.办公室应建立发文登记簿，详细记录发文日期、文号、标题、主送部门、抄送部门、签发人、印发份数等信息。2.定期对发文情况进行统计分析，为公司文件管理提供数据支持。四、信函管理（一）信函分类1.商务信函：包括公司与合作伙伴、客户之间的业务往来信函，如询价函、报价函、合同函等。2.公函：公司与政府部门、其他企事业单位之间的正式公文往来信函。3.私人信函：员工个人因私与外部单位或个人的信函往来。（二）商务信函管理1.起草与审核商务信函由相关业务部门负责起草，起草人应根据业务需求准确表达意图，确保信函内容合法合规、条款清晰。信函起草完成后，经部门负责人审核，涉及重要商务条款的信函需提交公司领导或法律顾问审核。2.发送与跟踪审核通过的商务信函由专人按照规定格式打印、盖章后发送。发送方式可选择邮寄、传真或电子邮件等，确保信函及时、准确送达对方。发送后应跟踪信函的接收情况，如对方未按时收到或对信函内容有疑问，应及时沟通解决。3.存档商务信函处理完毕后，应按照公司档案管理规定进行存档，以便日后查阅和参考。（三）公函管理1.起草与审批公函由办公室或相关职能部门根据工作需要起草，起草内容应符合国家法律法规和公司政策要求。公函起草完成后，经部门负责人审核，报公司领导审批签发。2.发送与回复公函应严格按照规定格式和程序发送，确保公函的严肃性和规范性。收到对方公函后，应及时进行处理，并按照规定时间和要求进行回复。回复公函内容应准确、得体，与来函对应。3.存档公函往来文件应完整存档，作为公司对外沟通和业务处理的重要依据。（四）私人信函管理1.员工应遵守公司规定，不得利用公司办公资源处理私人信函。2.对于确因工作需要在公司收发的少量私人信函，应在不影响工作的前提下，由前台或专人代收，并及时通知员工领取。五、保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等重要文件和信函。2.公司内部尚未公开的决策、计划、报告等文件。（二）保密措施1.文件标识：对涉及保密的文件和信函应标注密级，如“绝密”“机密”“秘密”等，并严格按照密级管理规定进行处理。2.传递要求：保密文件和信函应通过专人传递或加密传输，不得通过普通邮件、互联网等易泄密渠道传递。3.阅读范围：严格限定保密文件和信函的阅读范围，未经批准不得擅自扩大阅读范围。4.存储管理：保密文件和信函应存储在安全保密的场所，如专用文件柜、加密硬盘等，并定期进行备份。（三）保密监督与检查1.公司定期对文书信函收发管理中的保密工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反保密规定的行为，按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的依法追究法律责任。六、信息化管理（一）建立电子文件管理系统1.公司应建立电子文件管理系统，实现文书信函的电子化收发、存储、检索和管理。2.电子文件管理系统应具备权限管理、版本控制、安全加密等功能，确保电子文件的安全和有效利用。（二）电子文件处理流程1.收文处理通过电子文件管理系统接收外部邮件或内部流转文件，系统自动进行登记和分类。根据文件内容和分发原则，在系统中进行文件分发和传阅操作，相关人员可通过系统在线阅读和批示文件。2.发文处理在电子文件管理系统中完成文件拟稿、审核、签发、编号、排版等操作。系统自动生成电子文件，并按照设定的分发规则进行分发，接收人可在系统中签收文件。3.文件存储与检索电子文件管理系统按照文件类别、年份、文号等进行分类存储，便于快速检索和查询。提供多种检索方式，如关键词检索、全文检索等，方便用户获取所需文件。（三）数据备份与恢复1.定期对电子文件管理系统中的数据进行