旅行票据印章管理办法

旅行票据印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司旅行票据印章的管理，规范印章的使用流程，确保印章使用的安全性、合法性和规范性，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部涉及旅行票据相关业务所使用的各类印章，包括但不限于发票专用章、财务专用章、合同专用章等在旅行费用报销、票务购买、行程确认等环节可能使用到的印章。（三）印章管理原则1.合法性原则：印章的使用必须符合国家法律法规及相关行业标准的规定。2.安全性原则：确保印章存放安全，使用过程可追溯，防止印章被盗用、冒用等情况发生。3.规范性原则：明确印章使用的流程、审批权限和责任，保证印章使用的规范统一。二、印章的种类及用途（一）发票专用章用于公司对外开具旅行相关发票，如机票、酒店住宿发票等，确保发票的真实性和有效性。（二）财务专用章在涉及旅行费用报销、支付票务款项等财务相关业务时使用，用于确认财务往来的合法性和准确性。（三）合同专用章当公司与旅行社、票务供应商等签订旅行相关合同时使用，明确双方权利义务，保障合同的法律效力。三、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由相关部门提出书面申请，详细说明印章名称、用途、规格等信息。2.申请经公司领导审批通过后，由行政管理部门统一安排到具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。3.刻制完成的印章必须附有印模，并在印模上注明启用日期、使用范围等信息。（二）印章启用1.新印章启用前，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，经公司领导签字确认后，正式启用。2.印章启用后，行政管理部门应及时将印章启用信息通知相关部门，并在公司内部进行备案。四、印章的保管（一）保管责任1.发票专用章由财务部门指定专人保管，财务专用章由财务负责人保管，合同专用章由法务部门或指定的合同管理部门专人保管。2.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章保管制度，确保印章安全。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人双锁管理。2.印章保管人员不得擅自将印章带出公司，如因工作需要必须带出公司的，应填写《印章外出申请表》，经公司领导批准后，由两人以上共同携带，并采取必要的安全措施。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时向公司领导报告，并采取相应的措施。五、印章的使用（一）使用流程1.用印申请：使用印章时，由使用部门填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批环节：根据用印事项的性质和金额大小，按照公司规定的审批权限进行审批。一般事项由部门负责人审批，重要事项或涉及金额较大的事项需经公司领导审批。3.印章使用：印章保管人员在收到经审批的《印章使用申请表》后，应认真核对申请表内容与用印文件是否一致，确认无误后，在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印情况，包括用印日期、用印事项、用印人、审批人等信息。4.用印文件存档：用印完成后，印章保管人员应将用印文件及《印章使用申请表》等相关资料整理归档，以备查阅。（二）使用范围1.发票专用章只能用于公司对外开具旅行相关发票，不得用于其他任何用途。2.财务专用章只能用于公司旅行费用报销、支付票务款项等财务相关业务，不得擅自用于其他非财务事项。3.合同专用章只能用于公司与旅行社、票务供应商等签订旅行相关合同时使用，不得用于其他合同或文件的签署。（三）禁止事项1.严禁在空白纸张、空白合同、空白发票等文件上加盖印章。2.未经公司领导批准，不得擅自将印章借给其他单位或个人使用。3.不得使用印章从事任何违法违规活动。六、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用的。2.印章损坏、遗失或被盗用，无法继续使用的。（二）停用程序1.印章保管人员在印章停用后，应及时填写《印章停用申请表》，经公司领导审批后，将印章交回行政管理部门。2.行政管理部门对停用的印章进行封存，并在公司内部发布印章停用通知。（三）销毁程序1.对于需要销毁的印章，由行政管理部门会同财务部门、法务部门等相关部门进行审核，确认无误后，填写《印章销毁申请表》，经公司领导批准后，组织销毁。2.印章销毁应采用适当的方式，如粉碎、熔化等，确保印章无法被恢复使用。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与销毁人员签字确认。3.销毁完成后，行政管理部门应将《印章销毁申请表》及销毁记录等相关资料整理归档。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对印章的管理和使用情况进行审计检查，确保印章使用符合规定，防止违规使用印章的行为发生。2.行政管理部门负责对印章保管和使用情况进行日常监督，发现问题及时督促整改。（二）违规处理1.对于违反本办法规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因印章使用不当给公司造成经济损失或法律纠纷的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，