文件签收拟办管理办法

文件签收拟办管理办法一、总则（一）目的为规范公司文件签收与拟办流程，确保文件及时、准确传达，提高工作效率，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位往来文件的签收、登记、拟办、传阅、催办、归档等管理工作。（三）原则1.及时准确原则：确保文件及时签收，内容准确传达，避免延误和错误。2.分工协作原则：明确各部门及人员职责，加强协作配合，共同做好文件管理工作。3.安全保密原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，确保文件安全，防止信息泄露。二、文件签收（一）签收人员公司指定专人负责文件签收工作，原则上为公司行政部门人员。各部门应指定一名兼职文件接收员，负责本部门文件的初步接收和传递。（二）签收方式1.纸质文件：通过公司收发室、快递等方式送达的纸质文件，由签收人员在文件送达清单上签字确认。2.电子文件：通过电子邮件、内部办公系统等方式发送的电子文件，签收人员应及时查收，并在系统中进行确认签收。（三）签收内容1.文件名称：准确记录文件的全称。2.文号：如有文号，应详细记录。3.发文单位：明确文件的来源单位。4.日期：记录文件的发文日期。5.密级：按照文件标注的密级进行记录，如绝密、机密、秘密等。6.份数：确认文件的份数。（四）签收登记签收人员应及时对签收的文件进行登记，登记内容包括文件编号、文件名称、文号、发文单位、日期、密级、份数、签收时间、签收人等信息。登记可采用纸质台账或电子表格形式，确保登记信息完整、准确。三、文件拟办（一）拟办人员根据文件内容和性质，由相关部门负责人或指定人员进行拟办。拟办人员应具备相应的业务知识和工作经验，能够准确理解文件要求，并提出合理的处理意见。（二）拟办要求1.认真阅读文件：拟办人员应仔细阅读文件内容，全面理解文件精神，把握文件主旨。2.分析文件要求：结合公司实际情况，分析文件对公司工作的影响和要求，明确需要解决的问题。3.提出处理意见：根据文件要求和公司实际，提出具体的处理意见，包括承办部门、办理时限、办理要求等。处理意见应具有可操作性，符合公司整体利益。（三）拟办流程1.接收文件：签收人员将文件及时传递给拟办人员。2.拟办：拟办人员按照要求对文件进行拟办，填写拟办意见表，明确承办部门、办理时限、办理要求等内容。拟办意见表应与文件一同流转。3.审核：拟办意见形成后，由部门负责人或上级领导进行审核。审核人员应重点审核拟办意见的合理性、准确性和可行性，提出修改意见或建议。4.确定拟办意见：经审核通过的拟办意见作为文件办理的依据。如拟办意见需要调整，应及时与拟办人员沟通，重新填写拟办意见表。四、文件传阅（一）传阅范围根据文件内容和工作需要，确定文件的传阅范围。传阅范围应明确具体，避免文件传阅失控。（二）传阅方式1.纸质文件传阅：采用专人传递或在公司内部传阅架上进行传阅的方式。传阅人员应在文件传阅单上签字确认，注明传阅时间。2.电子文件传阅：通过内部办公系统设置传阅流程，指定传阅人员，传阅人员应在系统中及时查阅并反馈意见。（三）传阅要求1.及时传阅：传阅人员应在收到文件后及时进行传阅，不得积压文件。2.认真阅读：传阅人员应认真阅读文件内容，了解文件要求，如有疑问应及时与拟办人员沟通。3.签字确认：传阅人员应在文件传阅单或系统中签字确认，表明已阅知文件内容。4.跟踪催办：对于传阅时间较长的文件，应进行跟踪催办，确保文件及时传达到位。五、文件承办（一）承办部门承办部门应根据拟办意见，负责文件的具体办理工作。承办部门应明确承办责任人，确保办理工作顺利进行。（二）承办要求1.制定办理计划：承办责任人应根据文件要求和办理时限，制定详细的办理计划，明确办理步骤和时间节点。2.认真办理：承办人员应按照办理计划认真开展工作，确保办理结果符合文件要求和公司规定。3.及时反馈：承办过程中如遇问题或需要协调其他部门，应及时与拟办人员沟通反馈。办理完成后，应及时将办理结果反馈给拟办人员。（三）办理时限承办部门应严格按照拟办意见确定的办理时限完成文件办理工作。如因特殊情况需要延长办理时限，应提前向拟办人员说明原因，并申请延长办理时间。六、文件催办（一）催办人员公司行政部门负责对文件办理情况进行催办。催办人员应定期对文件办理进度进行跟踪检查，及时发现问题并督促解决。（二）催办方式1.电话催办：对于办理时限临近的文件，催办人员可通过电话与承办部门或承办责任人进行沟通，了解办理进度，提醒按时办理。2.书面催办：对于多次提醒仍未按时办理的文件，催办人员可发出书面催办函，明确要求承办部门或承办责任人加快办理进度，并说明逾期未办理的后果。（三）催办记录催办人员应做好催办记录，记录催办时间、催办对象、催办内容、承办部门或承办责任人的反馈情况等信息。催办记录作为文件管理工作的重要资料进行保存。七、文件归档（一）归档范围公司所有具有保存价值的文件，包括纸质文件、电子文件等，均应进行归档。归档文件应完整、准确、系统，能够反映公司工作的全貌。（二）归档时间文件办理完毕后，承办部门应及时将文件整理归档。一般情况下，应在次年上半年完成上一年度文件的归档工作。（三）归档要求1.分类整理：按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，编制归档目录。2.装订成册：纸质文件应进行装订，确保文件整齐、牢固。3.电子文件存储：电子文件应按照规定的格式和存储方式进行存储，确保文件的可读性和可检索性。4.移交归档：承办部门整理好的归档文件应及时移交公司档案管理部门，办理移交手续。档案管理部门应对归档文件进行审核，确保归档文件符合要求。八、文件保密管理（一）保密制度公司应建立健全文件保密制度，明确文件保密责任，加强对文件处理过程中的保密管理。（二）保密措施1.文件存储：涉密文件应存放在专门的保密柜中，实行专人专管。2.文件传递：涉密文件应通过机要渠道传递，严禁通过普通邮件、快递等方式传递。3.文件阅读：涉密文件应在规定的保密场所阅读，严禁私自复印、摘抄、传播。4.文件销毁：涉密文件不再使用时，应按照规定进行销毁，确保文件信息不泄露。（三）保密监督公司应加强对文件保密工作的监督检查，定期对保密制度执行情况进行检查，发现