小公司工具领用管理制度

小公司工具领用管理制度一、总则（一）目的为加强公司工具管理，规范工具领用流程，提高工具使用效率，降低工具损耗，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工。（三）工具分类1.生产工具：直接用于产品生产过程的工具，如机床、模具、夹具等。2.办公工具：用于办公事务的工具，如电脑、打印机、复印机、办公桌椅等。3.维修工具：用于设备维修、保养的工具，如扳手、螺丝刀、万用表等。4.其他工具：不属于以上分类的工具，如清洁工具、测量工具等。二、工具采购与入库（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《工具采购申请表》，详细注明工具名称、规格、型号、数量、用途及预计采购时间等信息。2.《工具采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至行政部。（二）采购审批1.行政部对各部门提交的《工具采购申请表》进行汇总整理，并根据公司实际情况进行初步审核。2.对于金额较大或重要的工具采购申请，行政部需提交公司管理层审批。经审批通过后，方可进行采购。（三）采购实施1.行政部根据审批通过的《工具采购申请表》，选择合格的供应商进行采购。在采购过程中，应遵循货比三家、性价比最优的原则，确保所采购的工具符合公司要求。2.采购人员与供应商签订采购合同，明确工具的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（四）入库验收1.工具到货后，采购人员应及时通知行政部及相关使用部门进行验收。2.验收人员根据采购合同及相关标准，对工具的规格、型号、数量、质量等进行仔细核对。如发现工具存在质量问题或与合同约定不符，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。3.验收合格的工具，由行政部办理入库手续，并填写《工具入库单》。《工具入库单》应详细记录工具的名称、规格、型号、数量、入库日期、供应商等信息。入库单一式三联，一联由行政部留存，一联交财务部门记账，一联交使用部门备查。三、工具保管（一）仓库管理1.行政部应设立专门的工具仓库，对各类工具进行分类存放、标识清晰。仓库应保持整洁、干燥、通风良好，确保工具不受损坏。2.仓库管理人员应定期对工具进行盘点，做到账物相符。如发现工具短缺、损坏等情况，应及时查明原因，并报告行政部负责人。（二）工具标识1.所有工具应在明显位置标明工具名称、规格、型号、使用部门等信息。2.对于贵重或易损工具，应单独标识，并采取相应的防护措施。（三）工具保养1.使用部门应根据工具的特点和使用要求，制定相应的保养计划，并定期对工具进行保养。2.仓库管理人员应协助使用部门做好工具的保养工作，对长期闲置的工具应定期进行检查和维护，防止生锈、损坏等情况发生。四、工具领用（一）领用流程1.员工因工作需要领用工具时，应填写《工具领用申请表》，详细注明工具名称、规格、型号、数量、用途及预计归还时间等信息。2.《工具领用申请表》经部门负责人审核签字后，提交至行政部。3.行政部根据库存情况及员工申请，对《工具领用申请表》进行审批。如库存有货，应及时办理领用手续；如库存无货，应告知员工等待采购或协调其他部门借用。4.审批通过后，员工凭《工具领用申请表》到仓库领取工具。仓库管理人员根据《工具领用申请表》发放工具，并在《工具领用登记表》上登记工具名称、规格、型号、数量、领用日期、领用人等信息。《工具领用登记表》一式三联，一联由仓库留存，一联交财务部门记账，一联交使用部门备查。（二）领用期限1.一般工具的领用期限为[X]天，如有特殊情况需要延长领用期限，应提前向行政部申请。2.贵重或易损工具的领用期限根据实际情况另行规定，原则上不得超过[X]天。（三）借用规定1.因工作需要，员工之间可以相互借用工具。借用时，应填写《工具借用申请表》，经双方部门负责人审核签字后，到行政部办理借用手续。2.工具借用期限不得超过[X]天，借用人员应在规定期限内归还所借工具。如因特殊情况需要延长借用期限，应提前向出借方申请。3.借用人员应妥善保管所借工具，不得转借他人或用于其他非工作用途。如因保管不善造成工具损坏或丢失，借用人员应照价赔偿。五、工具归还（一）归还流程1.员工使用完毕工具后，应及时归还仓库。归还时，仓库管理人员应根据《工具领用登记表》对工具进行核对，检查工具是否完好无损、数量是否相符。2.如工具存在损坏或丢失情况，领用人员应说明原因，并按照本制度相关规定进行赔偿。赔偿金额根据工具的原价及折旧情况确定。3.仓库管理人员核对无误后，在《工具领用登记表》上注明工具归还日期，并办理工具归还手续。（二）逾期归还1.如员工未能在规定期限内归还工具，应提前向行政部说明原因，并申请延期归还。未经批准逾期归还的，行政部将按照每天[X]元的标准收取逾期管理费。2.逾期超过[X]天仍未归还工具的，行政部将视情节轻重给予相应的处罚，如警告、罚款、扣除绩效分等。同时，领用人员应照价赔偿所借工具。六、工具盘点（一）盘点周期1.公司定期对工具进行盘点，盘点周期为[X]个月。2.每年年底，行政部应组织一次全面的工具盘点工作，确保账物相符。（二）盘点方法1.盘点工作由行政部负责组织实施，仓库管理人员及各部门相关人员参与。2.盘点时，应采用实地盘点的方法，对工具的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对。3.盘点结束后，行政部应编制《工具盘点报告》，详细记录盘点结果。如发现账物不符情况，应查明原因，并提出处理意见。（三）差异处理1.对于盘点中发现的工具短缺、损坏等差异情况，行政部应及时查明原因，并根据本制度相关规定进行处理。2.如因人为原因造成工具短缺、损坏等情况，应追究相关人员的责任，并要求其照价赔偿。3.对于因自然损耗、正常报废等原因导致的工具差异，应及时调整账目，并报公司管理层审批。七、工具报废（一）报废条件1.工具已无法正常使用，且维修成本过高，无维修价值的。2.工具因技术更新换代，已被淘汰不再适用的。3.工具因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复的。（二）报废申请1.使用部门发现工具符合报废条件时，应填写《工具报废申请表》，详细注明工具名称、规格、型号、购置日期、报废原因等信息。2.《工具报废申请表》经部门负责人审核签字后，提交至行政部。（三）报废审批1.行政部对各部门提交的《工具报废申请表》进行审核，并组织相关人员对拟报废工具进行鉴定。2.对于金额较大或重要的工具报废申请，行政部需提交公司管理层审批。经审批通过后，方可进行报废处理。（四）报废处理1.经审批同意报废的工具，由行政部统一安排处理。处理方式包括变卖、捐赠、报废销毁等。2.报废工具处理后，行政部应及时在《工具台账》及相关财务账目上进行核销，并将处理结果报公司管理层备案。八、违规处理（一）处罚措施1.员工如有违反本制度的行为，行政部将视情节轻重给予相应的处罚，处罚措施包括警告、罚款、扣除绩效分、辞退等。2.对于因违规行为给公司造成经济损失的，违规人员应照价赔偿公司损失。（二）申诉渠道1.员工如对处罚决定不服，可在接到处罚通知后的[X]个工作日内，向行政部提出申诉。2.行政部应在接到申诉后的[X]个工作日内，对申诉事