高管人员资料库管理制度

高管人员资料库管理制度一、总则（一）目的为加强公司高管人员资料库的管理，确保资料库信息的准确性、完整性和安全性，提高公司决策支持和人才管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司高管人员资料库的建立、维护、使用及相关管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保资料库管理活动合法合规。2.准确性原则：所收录的高管人员信息应真实、准确、客观。3.保密性原则：对资料库中的信息严格保密，防止信息泄露。4.动态更新原则：根据公司发展和高管人员变动情况，及时更新资料库信息。二、管理职责（一）人力资源部门1.负责高管人员资料库的整体规划与建设。2.组织收集、整理、录入高管人员信息。3.定期对资料库信息进行审核与更新。4.负责与其他部门协调，提供资料库信息支持。（二）信息技术部门1.提供资料库建设所需的技术支持，确保系统的稳定运行。2.负责资料库的安全防护，防止信息被非法获取或篡改。3.根据需要对资料库系统进行优化和升级。（三）其他相关部门1.配合人力资源部门提供高管人员相关信息。2.在权限范围内使用资料库信息，不得违规操作。三、资料库内容（一）基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯。2.联系方式，包括手机号码、电子邮箱等。3.教育背景，包括毕业院校、学历、专业等。（二）工作经历1.历任工作单位及担任职务。2.在各单位的工作起止时间。3.主要工作职责及业绩成果。（三）专业技能1.具备的专业技能，如财务、法律、市场营销等。2.相关专业证书及资质。（四）个人评价1.个人优势与特长。2.职业发展规划与目标。（五）其他信息1.获得的荣誉与奖励。2.参加的重要培训与学习经历。四、信息收集与录入（一）信息来源1.高管人员本人填写的信息登记表。2.人力资源部门通过面试、考察等环节获取的信息。3.高管人员所在部门提供的相关工作信息。4.公开渠道获取的高管人员信息，如新闻报道、行业资料等。（二）信息收集流程1.人力资源部门制定信息收集清单，明确所需收集的信息内容及格式要求。2.将信息收集清单发送给高管人员本人及相关部门，要求按照规定时间提交信息。3.对收集到的信息进行初步审核，确保信息的完整性和准确性。对于不完整或不准确的信息，及时与相关人员沟通核实。（三）信息录入1.人力资源部门安排专人负责将审核通过的信息录入高管人员资料库系统。2.在录入过程中，要确保信息录入的准确性，避免出现错录、漏录等情况。3.录入完成后，对录入的信息进行再次核对，确保信息无误。五、资料库维护（一）定期更新1.人力资源部门每季度对高管人员资料库信息进行一次全面梳理，及时更新信息。2.重点关注高管人员的工作变动、业绩变化、培训经历等信息的更新。（二）动态调整1.当高管人员的信息发生实时变动时，如职务晋升、岗位调整等，相关部门应在变动发生后的[X]个工作日内将变动信息反馈给人力资源部门。2.人力资源部门及时对资料库中的信息进行调整，确保信息的及时性和准确性。（三）数据备份1.信息技术部门定期对高管人员资料库数据进行备份，备份周期为[X]天。2.备份数据存储在安全的存储介质上，并分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。（四）数据清理1.每年对高管人员资料库进行一次数据清理，删除已离职且无保留价值的高管人员信息。2.对于长期未更新且已失去时效性的信息，进行标记并视情况进行清理。六、信息使用（一）使用权限1.公司高层管理人员、人力资源部门负责人、涉及高管人员管理决策的相关部门负责人等具有高级权限，可查询和使用资料库中的全部信息。2.其他部门因工作需要查询特定高管人员信息的，需填写信息查询申请表，经本部门负责人签字同意后，提交人力资源部门审核。人力资源部门审核通过后，为其开通相应的查询权限。（二）使用范围1.用于公司内部的高管人员选拔、任用、考核、培训等人力资源管理决策。2.为公司战略规划、业务拓展等提供决策支持。3.在符合法律法规和公司规定的前提下，可用于与外部机构的合作交流，但需对信息进行严格保密处理。（三）使用规范1.使用人员应严格按照权限查询和使用信息，不得越权操作。2.不得将资料库信息用于非公司规定的其他目的，不得泄露给无关人员。3.在使用信息过程中，如发现信息存在疑问或不准确的情况，应及时与人力资源部门沟通核实。七、安全与保密（一）安全措施1.信息技术部门采取防火墙、入侵检测、加密等技术手段，保障资料库系统的网络安全。2.对资料库服务器进行定期维护和检查，确保硬件设备的正常运行。3.建立完善的用户认证和授权机制，防止非法用户访问资料库。（二）保密制度1.与接触资料库信息的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对资料库信息的存储、传输、使用等环节进行加密处理，防止信息泄露。3.严格限制资料库信息的传播范围，未经授权不得向外部披露。4.如发生信息泄露事件，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。八、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对高管人员资料库管理制度的执行情况进行审计。2.审计内容包括信息收集、录入、维护、使用、安全保密等环节的合规性和有效性。（二）日常监督1.人力资源部门负责对资料库管理工作进行日常监督，及时发现和纠正存在的问题。2.信息技术部门对资料库系统的运行情况进行实时监控，确保系统的稳定和安全。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.对于因违规行为给公司造成损失的，应依法追究相关人员的赔偿责任。九、附则（一）解释权本制度由公司人力资源部