局行政审批档案管理制度

局行政审批档案管理制度一、总则（一）目的为加强本局行政审批档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于行政审批工作的查询、利用和监督，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局在行政审批过程中形成的各类档案，包括但不限于申请材料、受理通知、审查意见、决定文书、送达凭证等纸质和电子档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：行政审批档案由本局档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映行政审批过程和结果，确保档案信息的准确性。3.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案信息泄露和损毁。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为行政审批工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本局档案管理制度，制定和完善本局行政审批档案管理细则。2.负责本局行政审批档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全行政审批档案管理信息系统，实现档案的信息化管理和资源共享。4.指导和监督本局各业务部门的行政审批档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动。5.按照规定向有关部门提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记和反馈工作。（二）业务部门职责1.负责本部门行政审批档案的形成、积累和初步整理工作，确保档案材料的齐全、完整和规范。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的行政审批档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，配合档案管理部门开展档案鉴定销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等，确保档案的安全和完整。3.熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时录入和更新档案信息，为档案利用提供准确便捷的服务。4.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为行政审批工作提供参考依据。5.配合档案管理部门做好档案的鉴定销毁、统计分析等工作，定期对档案管理工作进行总结和汇报。三、档案收集与整理（一）收集范围本局各业务部门在行政审批过程中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于：1.申请人提交的各类申请材料，如申请书、证明文件、资质证书、营业执照等。2.本局出具的受理通知书、补正材料通知书、不予受理决定书等。3.行政审批过程中的审查意见、现场勘查记录、专家评审意见、听证笔录等。4.行政审批决定文书，如准予许可决定书、不予许可决定书、延期决定书等。5.送达凭证，如送达回证、邮寄凭证等。6.其他与行政审批有关的文件材料，如会议纪要、领导批示等。（二）收集要求1.各业务部门应指定专人负责本部门行政审批档案的收集工作，确保档案材料及时、准确、完整地收集齐全。2.档案材料应使用原件，如因特殊原因无法提供原件的，应提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。3.档案材料应按照形成的时间顺序进行排列，确保档案的系统性和连贯性。4.各业务部门应在行政审批事项办结后的[X]个工作日内，将整理好的档案材料移交至档案管理部门。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持档案的有机整体。2.区分不同的审批事项和档案类别，进行科学分类和编号。3.便于档案的保管、查阅和利用。（四）整理方法1.分类：按照行政审批事项的类别和性质，将档案分为若干大类，如行政许可、行政确认、行政登记等，每大类下再根据具体审批事项细分小类。2.编号：为每一份档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号格式为：[年份][业务部门代码][审批事项代码][顺序号]。例如：20230101001，表示2023年由业务一部办理的第1个行政许可事项的档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应一式两份，一份纸质存档，一份电子存档。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应按照档案整理要求，对接收的档案材料进行进一步审核和整理，确保档案质量符合要求。2.审核无误的档案应及时进行归档，归档时间不得超过接收档案后的[X]个工作日。3.归档的档案应填写《档案归档登记表》，详细记录档案的编号、题名、日期、来源等信息。（二）保管期限1.本局行政审批档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：涉及重大公共利益、具有长期历史价值或对本局工作具有重要参考意义的档案，如重大建设项目审批档案、涉及国家安全和社会稳定的审批档案等。3.长期保管：保管期限为[X]年的档案，主要包括一般性行政许可、行政确认等审批档案。4.短期保管：保管期限为[X]年的档案，如临时性行政登记、简单审批事项档案等。（三）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。2.纸质档案应按照类别和保管期限进行分类存放，排列整齐，便于查找。3.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全和完整。备份存储方式可采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，异地存放一份备份。4.档案库房应保持清洁卫生，定期进行通风换气，控制温湿度在适宜范围内。温湿度范围应符合国家相关标准要求，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备、人员等的安全管理。2.档案管理人员应严格遵守档案安全操作规程，不得擅自将档案带出库房或泄露档案信息。3.加强档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全措施，配备必要的消防器材和安全报警设备，并定期进行检查和维护。4.对档案的查阅、借阅、利用等情况进行严格登记，确保档案的流向可追溯。5.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。五、档案查阅与借阅（一）查阅范围本局工作人员因工作需要，可查阅本局行政审批档案。其他单位或个人查阅本局行政审批档案，应按照有关规定办理查阅手续。（二）查阅程序1.本局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据《档案查阅申请表》，提供相应的档案供查阅人员查阅，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅内容、查阅目的等。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（三）借阅范围因特殊情况需要借阅本局行政审批档案的，必须经本局分管领导批准。借阅范围仅限于本局工作人员，其他单位或个人不得借阅。（四）借阅程序1.借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、借阅档案清单等信息，经所在部门负责人和本局分管领导签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应根据《档案借阅申请表》，对借阅人员的身份和借阅权限进行审核，审核通过后，向借阅人员提供相应的档案，并办理借阅登记手续。借阅登记内容包括借阅日期、借阅人员姓名、所在部门、借阅期限、借阅档案清单等。3.借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。续借期限不得超过原借阅期限。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、传播档案内容。如因保管不善造成档案丢失、损坏的，应承担相应的赔偿责任。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应对档案进行认真检查，确认档案无损坏、无丢失、无涂改等情况后，办理归还手续。六、档案统计与鉴定销毁（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。2.档案统计报表应准确、及时、完整，报表内容应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、收进数量、移出数量、查阅利用次数等。3.档案管理部门应根据档案统计结果，总结档案管理工作经验，发现存在的问题，及时采取措施加以改进。（二）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。档案鉴定工作应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、档案管理人员等组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。3.鉴定意见应经本局分管领导批准后生效。对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。（三）档案