档案归档及安全管理制度

档案归档及安全管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）档案定义本制度所指档案是公司/组织在各项工作中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司/组织档案工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.完整性原则档案的收集应全面、系统，涵盖公司/组织各项工作活动的全过程，保证档案的完整性。3.准确性原则档案内容应真实、准确地反映公司/组织的工作实际，确保档案信息的可靠性。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.方便利用原则在确保档案安全的前提下，应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案归档（一）归档范围1.行政管理类公司/组织设立、变更、注销等相关文件。公司/组织年度工作计划、总结、报告等。公司/组织会议记录、纪要。公司/组织规章制度、办法、细则等。公司/组织人事任免、奖惩等文件。公司/组织对外联络的信函、传真、电子邮件等。2.业务管理类市场调研、分析报告。销售合同、订单、报价单等。采购合同、协议、供应商资料等。生产计划、工艺文件、质量检验报告等。财务报表、账目、审计报告等。项目立项、可行性研究报告、项目验收文件等。3.技术资料类产品设计图纸、技术方案、说明书等。工艺流程图、操作规程、设备维护手册等。技术研发报告、专利证书、技术鉴定文件等。4.其他类公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等。公司/组织重大活动的照片、录像、纪念品等。员工培训记录、考核成绩等。（二）归档时间1.当年形成的档案，应在次年上半年完成归档。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。3.对于零散形成的档案，应随时收集，定期归档。（三）归档要求1.文件材料齐全完整归档的文件材料应齐全、完整，能够准确反映公司/组织的工作活动和历史面貌。2.文件材料真实准确归档的文件材料应真实、准确，不得伪造、篡改。3.文件材料格式规范归档的文件材料应采用统一的格式，如A4纸打印、电子文件应符合相关标准等。4.文件材料签署完备归档的文件材料应签署齐全，包括发文单位、发文日期、签发人、收件人等。5.电子文件归档要求电子文件应采用通用格式进行存储，如PDF、DOC、XLS等。电子文件应进行分类整理，建立相应的文件夹结构。电子文件应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。（四）归档程序1.收集各部门应指定专人负责档案的收集工作，定期将本部门形成的文件材料进行整理，移交综合管理部门。2.整理综合管理部门对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其符合档案管理的要求。3.鉴定综合管理部门会同相关部门对整理后的档案进行鉴定，确定档案的保管期限和密级。4.保管根据鉴定结果，将档案分别存入不同的档案库房或存储设备中，进行妥善保管。5.移交对于超过保管期限或已无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁或移交相关部门。三、档案保管（一）保管机构公司/组织设立专门的档案库房，由综合管理部门负责档案的日常保管工作。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（三）档案密级档案的密级分为绝密、机密、秘密三级。1.绝密涉及公司/组织核心机密，泄露会使公司/组织的安全和利益遭受特别严重损害的档案。2.机密涉及公司/组织重要机密，泄露会使公司/组织的安全和利益遭受严重损害的档案。3.秘密涉及公司/组织一般机密，泄露会使公司/组织的安全和利益遭受损害的档案。（四）档案存放1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，按照保管期限、密级等进行排列，便于查找和管理。3.档案应存放在专用的档案柜或货架上，不得随意堆放。4.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，并进行定期备份。（五）档案清点与检查1.综合管理部门应定期对档案进行清点，确保档案的数量准确、存放位置正确。2.每年应对档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况、有无损坏、丢失等情况，发现问题及时处理。3.对于重要档案或易损档案，应增加检查次数。（六）档案修复与保护1.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。2.采用先进的档案保护技术和设备，如防虫剂、防霉剂、温湿度调控设备等，延长档案的使用寿命。3.对电子档案应采取数据备份、加密、防病毒等措施，确保电子档案的安全。四、档案利用（一）利用原则1.合法合规原则档案利用应符合国家法律法规和公司/组织的相关规定，不得损害公司/组织的利益和他人的合法权益。2.权限管理原则根据档案的密级和利用者的身份，设定不同的利用权限，严格控制档案的查阅和使用范围。3.登记审批原则档案利用应进行登记和审批，确保利用过程的可追溯性。（二）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应按照规定的程序进行申请和审批。2.外单位因工作需要查阅档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织领导批准后，方可查阅。3.涉及档案密级的利用，应严格按照保密规定进行审批和管理。（三）利用程序1.申请利用者应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的、时间等信息，并签字确认。2.审批申请表经所在部门负责人审核后，报综合管理部门负责人审批。对于涉及重要档案或密级档案的利用申请，还需报公司/组织领导审批。3.查阅经审批同意后，利用者凭有效证件到档案库房查阅档案。档案管理人员应按照利用者的申请提供档案，并进行现场监督。4.登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅时间、档案名称、内容等信息。5.归还利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后办理归还手续。（四）档案复制1.因工作需要复制档案的，利用者应按照档案利用程序进行申请和审批。2.档案管理人员应根据审批意见，对档案进行复制，并加盖“复制件”印章。3.复制件应与原件核对无误后，方可提供给利用者。4.对于涉及密级档案的复制，应按照保密规定进行管理。（五）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，利用者应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、目的、时间等信息，并签字确认。2.申请表经所在部门负责人审核后，报综合管理部门负责人审批。对于涉及重要档案或密级档案的借阅申请，还需报公司/组织领导审批。3.经审批同意后，利用者凭有效证件到档案库房办理借阅手续，档案管理人员应将档案借阅给利用者，并开具《档案借阅登记表》。4.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，利用者应提前办理续借手续。5.借阅期间，利用者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。6.利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后办理归还手续。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括相关部门负责人和档案管理人员。档案鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和密级。（二）鉴定内容1.档案的完整性检查档案是否齐全、完整，是否能够准确反映公司/组织的工作活动和历史面貌。2.档案的准确性检查档案内容是否真实、准确，有无伪造、篡改等情况。3.档案的时效性检查档案是否已失去时效，是否还有保存价值。4.档案的密级根据公司/组织的保密规定，检查档案的密级是否准确，是否需要调整。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行全面检查，根据鉴定内容，对档案进行逐一分析和评估。2.对于需要调整保管期限或密级的档案，档案鉴定工作小组应提出书面意见，报公司/组织领导审批。3.经审批同意后，档案管理人员应按照调整后的保管期限和密级对档案进行重新整理和存放。（四）销毁程序1.对于超过保管期限或已无保存价值的档案，档案鉴定工作小组应提出销毁意见，报公司/组织领导审批。2.经审批同意后，档案管理人员应填写《档案销毁清单》，详细记录销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应有专人负责监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。5.销毁完毕后，《档案销毁清单》应作为档案资料进行永久保存。六、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计统计各类档案的数量、保管期限、密级等情况。2.档案利用情况统计统计档案的查阅、复制、借阅等利用情况，包括利用者姓名、单位、查阅时间、档案名称、内容等信息。3.档案鉴定与销毁情况统计统计档案鉴定和销毁的数量、保管期限、销毁原因等情况。（二）统计方法1.定期统计综合管理部门应定期对档案进行统计，如每月、每季度、每年等，形成统计报表。2.专项统计根据工作需要，对特定的档案管理事项进行专项统计，如某项业务档案的利用情况统计等。（三）统计报表1.综合管理部门应将统计结果及时整理成统计报表，报送公司/组织领导和相关部门。2.统计报表应包括报表名称、统计时间、统计内容、统计数据等信息，并加盖综合管理部门印章。3.统计报表应妥善保存，作为档案管理工作的重要资料。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的电子化管理和网络化利用。2.提高档案管理的效率和质量，方便档案的查阅和利用。3.加强档案信息的安全保护，防止档案信息的泄露和丢失。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、录入等数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合公司/组织的档案信息管理系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。3.网络平台建设建立档案信息网络平台，实现档案信息的远程查询和利用，方便公司/组织内部人员和外单位人员的使用。（三）信息化管理要求1.电子档案应与纸质档案具有同等法律效力，电子档案的管理应符合国家相关标