通防科内业资料管理制度

通防科内业资料管理制度一、总则（一）目的为加强通防科内业资料管理，确保内业资料的完整性、准确性、规范性和时效性，充分发挥内业资料在安全生产中的重要作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于通防科内业资料的收集、整理、归档、保管、查阅、使用及销毁等全过程管理。（三）管理原则1.真实性原则：内业资料应如实反映通防工作的实际情况，确保数据真实、内容可靠。2.准确性原则：资料记录应准确无误，数据计算、文字表述等应符合规范要求。3.完整性原则：涵盖通防工作的各个方面，包括图纸、报表、文件、记录等，不得遗漏重要信息。4.规范性原则：严格按照国家法律法规、行业标准及公司规定的格式、流程进行资料管理。5.及时性原则：各项资料应及时形成、整理和归档，确保资料与工作进度同步。二、职责分工（一）通防科科长1.全面负责通防科内业资料管理工作，制定和完善内业资料管理制度。2.审核重要资料，确保资料符合相关要求。3.协调解决内业资料管理工作中的重大问题。（二）资料员1.具体负责内业资料的收集、整理、归档、保管等日常工作。2.按照规定的格式和要求，对各类资料进行分类、编号、装订。3.建立内业资料台账，及时更新资料信息。4.协助其他人员查阅和使用内业资料。（三）各专业技术人员1.负责本专业内业资料的收集、整理和初步审核。2.确保所提供资料的真实性、准确性和完整性，并及时提交给资料员。3.配合资料员完成资料的归档和保管工作。三、资料收集（一）收集范围1.通防工程设计文件、图纸，包括通风系统图、防尘系统图、防灭火系统图等。2.通风设施施工记录、验收报告，如风门、风桥、密闭等。3.瓦斯检查记录、监测监控数据报表。4.防尘措施实施记录，如洒水降尘记录、煤层注水记录等。5.防灭火工作记录，包括注浆记录、气体检测记录等。6.安全检查记录、隐患排查治理记录。7.通防设备台账、运行记录、维护保养记录。8.人员培训记录、考试试卷。9.上级部门下发的与通防工作相关的文件、通知等。10.其他与通防工作有关的资料。（二）收集要求1.各专业技术人员应在工作过程中及时收集相关资料，确保资料的原始性和真实性。2.资料应使用黑色中性笔或钢笔填写，字迹清晰、工整，不得随意涂改。如确需修改，应在修改处加盖修改人印章或签字确认。3.资料应注明日期、地点、人员等相关信息，确保资料可追溯。四、资料整理（一）分类标准1.按照通防专业类别进行分类，如通风管理资料、瓦斯管理资料、防尘管理资料、防灭火管理资料等。2.每类资料再根据资料的性质和用途进一步细分，如通风管理资料可分为通风系统设计资料、通风设施施工资料、通风安全检查资料等。（二）编号规则1.采用统一的编号体系，确保资料编号的唯一性和系统性。2.编号由专业代码、年份、顺序号组成。例如，通风管理资料的编号为TFTF120XX001，其中TF为通防专业代码，TF1为通风管理资料类别代码，20XX为年份，001为顺序号。（三）装订要求1.资料应按照类别和时间顺序进行装订，厚度适中，便于翻阅和保管。2.装订时应使用A4规格的纸张，左侧装订，装订线宽度不超过15mm。3.资料封面应注明资料名称、编号、日期、编制单位等信息。五、资料归档（一）归档流程1.资料员定期对收集整理好的资料进行检查，确保资料齐全、完整、规范。2.将符合要求的资料按照分类编号顺序放入档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明资料类别、年份等信息。3.建立电子档案，将纸质资料扫描成电子文档，按照电子档案管理规定进行存储和管理，确保电子档案与纸质档案内容一致。（二）归档时间1.月度资料应在次月上旬归档，季度资料应在季度结束后15日内归档，年度资料应在次年1月底前归档。2.对于紧急或重要的资料，应及时归档，确保资料的时效性。六、资料保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质资料应分类存放于档案盒或档案柜中，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。3.对重要资料应进行异地备份，确保数据安全。（三）保管期限1.通防科内业资料的保管期限按照国家相关法律法规及行业标准执行，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管资料期限为13年，中期保管资料期限为310年，长期保管资料期限为10年以上。具体保管期限如下：通风设施施工记录、验收报告等短期保管期限为3年。瓦斯检查记录、监测监控数据报表等中期保管期限为5年。通防工程设计文件、图纸等长期保管期限为15年。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时处理。3.清查结果应形成书面报告，上报通防科科长。七、资料查阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅通防科内业资料的，应填写《通防科内业资料查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到资料员处查阅。2.外单位人员因工作需要查阅通防科内业资料的，应持单位介绍信，经公司分管领导签字同意后，方可查阅。查阅时应有公司相关人员陪同。（二）查阅流程1.查阅人填写《通防科内业资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经审批后，查阅人到资料员处查阅资料。资料员应按照查阅申请表的要求，提供相应的资料，并做好查阅记录。3.查阅记录应包括查阅人姓名、单位、查阅日期、查阅资料名称、编号、查阅目的等信息。查阅记录由查阅人签字确认。（三）查阅要求1.查阅人应爱护资料，不得在资料上涂改、标记、污损或抽取、撤换资料。2.如需复印资料，应经资料员同意，并按照规定的程序进行复印。复印后的资料应与原件一致，复印件应加盖“与原件一致”印章，并注明复印日期。3.查阅完毕后，查阅人应及时将资料归还资料员，资料员应认真核对资料的完整性和准确性。八、资料使用（一）使用范围通防科内业资料主要用于公司内部的安全生产管理、技术指导、工作汇报、事故分析等工作，以及对外提供相关资料支持。（二）使用要求1.使用资料时应确保资料的真实性和准确性，不得擅自篡改或伪造资料。2.如需引用资料中的数据或内容，应注明资料来源，确保引用的合法性和规范性。3.资料使用后应及时归还资料员，不得长期占用。九、资料销毁（一）销毁条件1.保管期限已满且无继续保存价值的资料。2.因工作失误或其他原因形成的重复、无效资料。3.按照国家法律法规及行业标准规定需要销毁的资料。（二）销毁流程1.资料员定期对达到销毁条件的资料进行清理，填写《通防科内业资料销毁申请表》，注明资料名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《通防科内业资料销毁申请表》经通防科科长审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁资料时应指