第三方合作机构管理制度

第三方合作机构管理制度一、总则（一）目的为了加强公司与第三方合作机构的管理，规范合作行为，保障公司利益，提高合作效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司与所有第三方合作机构的合作业务，包括但不限于供应商、服务商、合作伙伴等。（三）基本原则1.合法合规原则：合作行为必须符合国家法律法规和行业标准，确保合作的合法性和有效性。2.诚实守信原则：合作双方应诚实守信，履行合同约定，维护双方的良好信誉。3.风险可控原则：对合作过程中的风险进行识别、评估和控制，确保公司利益不受损失。4.互利共赢原则：通过合作实现双方资源共享、优势互补，共同发展，实现互利共赢。二、合作机构的选择与准入（一）合作需求分析公司各部门根据业务发展需要，提出与第三方合作的需求，明确合作的目标、内容、要求等。（二）合作机构筛选1.建立合作机构信息库，收集潜在合作机构的相关信息，包括机构简介、资质证书、业绩情况、信誉评价等。2.根据合作需求，从信息库中筛选出符合条件的合作机构，并进行初步评估。3.对于重要合作项目，可通过招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，选择优质的合作机构。（三）合作机构准入1.合作机构应具备合法的经营资质和良好的信誉，能够满足公司合作需求。2.合作机构需提交相关资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、信誉评价等。3.公司对合作机构提交的资料进行审核，必要时可进行实地考察，评估其实际情况与提交资料的真实性、准确性和完整性。4.审核通过的合作机构，由公司与合作机构签订合作协议，明确双方的权利和义务，正式建立合作关系。三、合作协议管理（一）协议签订1.合作协议应明确合作的内容、范围、期限、双方的权利和义务、费用及支付方式、保密条款、违约责任等条款。2.合作协议由公司法律事务部门或相关专业人员进行审核，确保协议内容合法合规，保护公司利益。3.合作协议经双方签字（盖章）后生效，双方应严格按照协议约定履行各自的义务。（二）协议变更与解除1.在合作过程中，如因客观情况发生变化或双方协商一致，需要变更合作协议的，应签订书面协议，明确变更的内容和生效时间。2.如合作协议无法继续履行或出现法定解除情形，双方应按照协议约定或法律规定解除协议，并妥善处理善后事宜。（三）协议执行与监督1.公司各部门负责合作协议的执行，按照协议约定及时履行己方义务，并监督合作机构履行协议情况。2.定期对合作协议的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并采取措施解决。3.如发现合作机构违反协议约定，应及时向其发出书面通知，要求其限期整改；如情节严重，可按照协议约定追究其违约责任。四、合作机构的日常管理（一）沟通协调1.建立与合作机构的定期沟通机制，及时了解合作进展情况，协调解决合作过程中出现的问题。2.对于重要合作项目，可成立专门的项目协调小组，负责与合作机构的沟通协调工作。3.加强与合作机构的信息共享，确保双方信息畅通，提高合作效率。（二）工作指导与监督1.公司相关部门应根据合作协议，对合作机构的工作进行指导和监督，确保其工作符合公司要求。2.要求合作机构定期提交工作汇报，及时掌握其工作动态和进展情况。3.对合作机构的工作质量进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（三）考核评价1.建立合作机构考核评价体系，对合作机构的工作表现、服务质量、合作效果等进行考核评价。2.考核评价指标应具体、可量化，包括工作任务完成情况、工作质量、服务态度、费用控制、遵守协议情况等。3.根据考核评价结果，对表现优秀的合作机构给予奖励，对表现不佳的合作机构进行警告、限期整改或终止合作等处理。五、合作机构的风险管理（一）风险识别与评估1.对与第三方合作机构合作过程中可能出现的风险进行识别，包括市场风险、信用风险、质量风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于市场风险，可通过加强市场调研、优化合作方案等方式进行应对；对于信用风险，可加强对合作机构的信用管理、要求提供担保等方式进行防范；对于质量风险，可加强质量监控、建立质量反馈机制等方式进行控制；对于法律风险，可加强法律审查、咨询专业律师等方式进行防范。（三）风险监控与预警1.建立风险监控机制，定期对合作机构的风险状况进行监控，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。六、合作机构的保密管理（一）保密责任1.合作双方应签订保密协议，明确双方在合作过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、客户信息等属于保密范围。2.合作机构应承担保密责任，采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）保密措施1.对涉及公司机密的信息，应进行分类管理，明确不同级别信息的保密要求。2.限制接触机密信息的人员范围，对接触机密信息的人员进行背景审查和保密培训。3.采用加密、存储介质管理、访问控制等技术手段，确保机密信息的安全。（三）保密监督与检查1.公司定期对合作机构的保密工作进行监督检查，发现问题及时要求其整改。2.如发现合作机构违反保密协议，泄露公司机密信息，应按照协议约定追究其违约责任，并要求其采取措施消除影响。七、合作机构的费用管理（一）费用预算1.公司各部门在与第三方合作机构合作前，应根据合作内容和要求，编制费用预算，明确合作费用的构成和金额。2.费用预算应报公司相关部门审核，经批准后作为合作费用控制的依据。（二）费用支付1.合作机构应按照合作协议约定，提交费用结算申请，经公司相关部门审核后，按照规定的支付流程进行支付。2.严格控制费用支付进度，确保费用支付与合作进度相匹配，防止提前支付或超付费用。（三）费用核算与审计1.公司财务部门应建立合作机构费用核算台账，对合作费用的发生、支付等情况进行详细记录。2.定期对合作机构的费用进行审计，检查费用支出的合理性、合规性，防止出现费用浪费或违规支出等情况。八、合作机构的退出管理（一）退出情形1.合作期满，双方不再续签合作协议。2.合作机构违反合作协议约定，经公司多次督促仍未整改到位。3.合作机构经营状况恶化，无法继续履行合作协议。4.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因，导致合作无法继续进行。（二）退出程序1.合作机构出现退出情形时，公司应提前通知合作机构，并与其协商确定退出事宜。2.合作机构应按照公司要求，完成工作交接，清理债权债务，提交相关资料。3.公司对合作机构的退出情况进行审核，确保双方权利义务得到妥善处理。（三）后续事宜处理