政府机关通讯录管理制度

政府机关通讯录管理制度一、总则（一）目的为加强政府机关通讯录的规范化管理，确保通讯录信息的准确性、完整性和安全性，提高工作效率，保障机关工作的正常运转，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府机关各部门、各单位及其工作人员。（三）基本原则1.准确性原则：通讯录信息应真实、准确反映人员和联系方式等相关内容。2.完整性原则：涵盖机关内所有需要记录联系方式的人员和岗位信息。3.安全性原则：严格保护通讯录信息安全，防止信息泄露。4.动态更新原则：根据人员变动和工作需要及时更新通讯录内容。二、通讯录内容规范（一）人员信息1.姓名：使用真实姓名，确保准确无误。2.部门/单位：明确所属具体部门或单位。3.职务：填写当前担任的职务。4.办公电话：应填写办公场所固定电话，确保能正常接通。5.手机号码：保持畅通的手机号码，以便紧急联络。6.电子邮箱：常用工作邮箱地址。（二）其他信息1.紧急联系人：注明本人的紧急联系人姓名、关系及联系方式。2.备注：可用于记录特殊说明事项，如工作分工调整等相关信息。三、通讯录管理职责分工（一）综合管理部门1.负责制定和完善通讯录管理制度，并监督执行。2.汇总、审核各部门提交的通讯录信息，统一编制机关通讯录。3.定期发布和更新机关通讯录，确保各部门及时获取最新信息。4.负责通讯录信息的备份与存储管理，保障数据安全。（二）各部门/单位1.负责本部门/单位通讯录信息的收集、整理和初审工作，确保信息准确无误。2.及时向综合管理部门报送人员信息变动情况，配合做好通讯录的更新工作。3.严格遵守通讯录管理制度，妥善保管本部门/单位掌握的通讯录信息，不得擅自泄露。四、通讯录信息收集与录入（一）信息收集1.新入职人员应在入职后[X]个工作日内，向所在部门/单位提交个人通讯录信息表，包括姓名、部门、职务、办公电话、手机号码、电子邮箱、紧急联系人等内容。2.各部门/单位应定期对本部门/单位人员的通讯录信息进行梳理，如有人员岗位变动、联系方式变更等情况，应在变动发生后[X]个工作日内更新相关信息。（二）信息录入1.各部门/单位将初审后的通讯录信息报送至综合管理部门。综合管理部门指定专人负责将收到的信息录入通讯录管理系统。2.录入人员应认真核对录入信息，确保与提交的原始信息一致。对于信息不完整或不符合规范的，应及时与相关部门/单位沟通核实，补充或修正信息。五、通讯录审核与发布（一）审核1.综合管理部门对录入的通讯录信息进行全面审核，重点检查信息的准确性、完整性和规范性。2.审核过程中如发现问题，应及时反馈给相关部门/单位进行核实和修改。审核无误后，方可进行发布流程。（二）发布1.通讯录审核通过后，综合管理部门应及时发布最新版本的机关通讯录。发布方式可根据实际情况选择内部网络平台发布、纸质版印发等。2.发布后的通讯录应明确标注发布日期和有效期，有效期一般为[X]年。在有效期内，如遇人员信息变动，应按照本制度规定及时更新发布。六、通讯录使用与保管（一）使用1.政府机关工作人员应妥善保管个人掌握的通讯录信息，仅限于工作需要时使用，不得用于与工作无关的目的。2.在工作中，如需查询或使用通讯录信息，应通过正规渠道获取，如内部网络平台、纸质版通讯录等。不得私自拷贝、传播或泄露通讯录信息。3.因工作需要向外部单位或人员提供通讯录信息时，必须经过严格的审批程序，确保信息使用符合规定和安全要求。（二）保管1.综合管理部门应建立完善的通讯录信息保管制度，对电子和纸质版通讯录进行分类存储和管理。2.电子通讯录应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份。备份数据应分别存储在不同的物理位置，以防数据丢失。3.纸质版通讯录应妥善保管在专门的文件柜中，按照部门/单位、年份等进行分类存放，便于查找和使用。4.严格限制对通讯录信息存储场所的访问权限，只有经过授权的人员才能接触和操作相关信息。七、通讯录信息更新与维护（一）定期更新1.综合管理部门应每年定期对机关通讯录进行全面梳理和更新，确保信息的时效性和准确性。2.在更新过程中，各部门/单位应积极配合，及时提供人员信息变动情况，以便综合管理部门准确更新通讯录内容。（二）动态更新1.如遇人员岗位变动、离职、退休、联系方式变更等情况，所在部门/单位应在变动发生后[X]个工作日内将相关信息报送至综合管理部门。2.综合管理部门收到信息后，应立即进行核实和更新，并及时发布最新版本的通讯录，确保各部门/单位能够获取准确的信息。八、通讯录信息安全管理（一）安全措施1.建立健全通讯录信息安全防护体系，采取加密存储、访问控制、防火墙、入侵检测等技术手段，防止通讯录信息被非法获取、篡改或泄露。2.对涉及通讯录信息管理的计算机设备和存储介质进行严格管理，设置强密码，并定期更换密码。严禁在连接互联网的计算机上存储和处理敏感的通讯录信息。3.加强对通讯录信息管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因人为疏忽导致信息安全事故。（二）应急处置1.制定通讯录信息安全应急预案，明确信息泄露、丢失等安全事件发生时的应急处置流程和责任分工。2.一旦发生通讯录信息安全事件，相关部门应立即采取措施进行处置，如停止信息传播、封锁现场、调查原因等，并及时向上级主管部门报告。3.对因信息安全事件造成的损失进行评估和总结，采取相应的改进措施，防止类似事件再次发生。九、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门负责定期对各部门/单位通讯录信息管理情况进行监督检查，检查内容包括信息收集、录入、审核、发布、使用、保管、更新等环节的执行情况。2.监督检查可采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门/单位限期整改。（二）考核评价1.将通讯录信息管理工作纳入政府机关绩效考核体系，对各部门/单位通讯录信息管理工作进行量化考核评价。2.考核指标可包括信息准确性、完整性、更新及时性、安全管理情况等方面。对于在通讯录信