药品计算机系统管理制度

药品计算机系统管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司药品计算机系统的管理，确保药品经营活动全过程的信息化管理，保证药品质量安全，提高工作效率，符合国家相关法律法规及行业标准要求。2.适用范围本制度适用于公司药品采购、验收、储存、养护、销售、出库复核等环节涉及的计算机系统管理。3.职责分工质量管理部门：负责对药品计算机系统的质量控制功能进行审核、监督，确保系统符合药品质量管理要求。信息管理部门：负责药品计算机系统的日常维护、技术支持，保障系统的稳定运行和数据安全。各业务部门：负责在药品经营活动中正确使用计算机系统，及时准确录入相关信息，配合做好系统管理工作。二、系统建设与维护1.系统选型与购置根据公司药品经营业务需求，选择符合国家药品监管要求、功能完善、安全可靠的药品计算机系统。系统购置前，应进行充分的调研和评估，确保系统能够满足公司业务流程及质量管理要求。与系统供应商签订详细的合同，明确双方的权利和义务，包括系统功能、技术支持、售后服务、数据安全等方面的条款。2.系统安装与调试由信息管理部门负责组织系统的安装与调试工作，确保系统安装环境符合要求，系统运行稳定。在系统安装过程中，应严格按照供应商提供的安装指南进行操作，确保系统配置正确。系统安装完成后，进行全面的功能测试，包括采购、验收、储存、销售等业务环节，确保系统功能满足公司实际业务需求。3.系统维护与升级信息管理部门应制定系统维护计划，定期对系统进行检查、维护和保养，确保系统正常运行。建立系统故障应急预案，及时处理系统故障，保障药品经营活动不受影响。根据国家法律法规、行业标准及公司业务发展需要，及时对系统进行升级，确保系统功能的有效性和适应性。系统升级前，应进行充分的测试和评估，制定详细的升级方案，确保升级过程安全、稳定。三、系统功能要求1.采购管理功能能够准确记录药品采购订单信息，包括药品名称、规格、剂型、数量、价格、供应商等。对采购订单进行审核，确保订单信息准确无误，符合公司采购管理制度。跟踪采购订单执行情况，及时提醒相关人员处理采购到货、验收等环节的工作。2.验收管理功能记录药品验收信息，包括到货日期、验收日期、验收人员、验收结果等。对验收不合格药品进行标记和记录，按照公司不合格药品管理制度进行处理。能够查询和统计药品验收情况，为质量分析提供数据支持。3.储存管理功能记录药品储存位置信息，实现药品的分类存放和货位管理。对药品库存进行实时监控，设置库存上下限报警功能，及时提醒补货或处理滞销药品。能够查询和统计药品库存情况，为库存盘点和决策提供依据。4.养护管理功能制定药品养护计划，根据药品储存条件和质量状况，确定养护周期和养护方法。记录药品养护记录，包括养护时间、养护人员、养护结果等。对养护中发现的问题药品进行标记和记录，及时采取相应的处理措施。5.销售管理功能记录药品销售订单信息，包括药品名称、规格、剂型、数量、价格、客户等。对销售订单进行审核，确保订单信息准确无误，符合公司销售管理制度。跟踪销售订单执行情况，及时提醒相关人员处理销售发货、收款等环节的工作。6.出库复核管理功能记录药品出库复核信息，包括出库日期、复核人员、复核结果等。对出库药品进行逐一核对，确保出库药品的名称、规格、剂型、数量、质量等与销售订单一致。能够查询和统计药品出库复核情况，为质量追溯提供数据支持。7.质量追溯功能系统应具备完善的质量追溯功能，能够通过药品的唯一标识，查询药品的采购、验收、储存、养护、销售、出库复核等全过程信息。质量追溯信息应真实、准确、完整，保存期限符合国家法律法规要求。8.数据备份与恢复功能定期对系统数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。建立数据恢复应急预案，确保在系统故障或数据丢失时能够及时恢复数据，保证药品经营活动的连续性。四、用户管理1.用户账号设置与管理根据公司业务需求和岗位职责，为相关人员设置系统用户账号，并分配相应的操作权限。用户账号应采用实名制，一人一账号，严禁使用他人账号进行操作。定期对用户账号进行清理和维护，删除不再使用的账号，确保账号安全。2.用户权限管理根据用户岗位职责，明确其系统操作权限，权限设置应遵循最小化原则，确保用户只能访问和操作其工作职责范围内的系统功能和数据。对用户权限进行定期审核和调整，确保权限设置符合公司业务发展和内部控制要求。严禁越权操作，如发现用户有越权操作行为，应及时进行处理，并追究相关人员的责任。3.用户培训与教育信息管理部门应定期组织系统用户培训，培训内容包括系统操作流程、功能使用方法、数据安全知识等。新用户入职时，应进行系统操作培训，确保其能够熟练使用系统开展工作。加强用户的安全意识教育，提高用户对系统安全和数据保护的重视程度。五、数据管理1.数据录入与审核各业务部门应按照系统操作规范，及时、准确地录入药品经营相关数据。录入的数据应进行严格的审核，确保数据的真实性、准确性和完整性。对审核不通过的数据，应及时进行修改和重新录入，直至审核通过。2.数据存储与安全系统数据应存储在安全可靠的服务器上，服务器应具备数据备份、恢复、防病毒、防火墙等安全措施。对系统数据进行加密处理，防止数据泄露和被篡改。建立数据访问控制机制，严格限制对数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作相关数据。3.数据查询与统计系统应提供方便快捷的数据查询和统计功能，满足公司内部各部门对药品经营数据的分析和决策需求。数据查询和统计结果应准确、及时，能够反映药品经营活动的实际情况。4.数据备份与恢复按照数据备份策略，定期对系统数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。建立数据恢复应急预案，定期进行数据恢复演练，确保在系统故障或数据丢失时能够及时恢复数据，保证药品经营活动的连续性。六、系统安全管理1.网络安全管理建立公司内部网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止外部非法网络攻击。对公司内部网络进行分段管理，严格限制不同区域之间的网络访问权限。定期对网络安全设备进行检查和维护，确保其正常运行。2.数据安全管理加强对系统数据的安全保护，采取数据加密、访问控制、备份恢复等措施，防止数据泄露、篡改和丢失。对涉及药品质量、经营数据等重要信息进行严格保密，严禁未经授权的人员访问和传播。定期对数据安全状况进行评估和检查，及时发现和处理安全隐患。3.系统安全审计建立系统安全审计机制，对系统操作日志进行实时监测和审计。审计内容包括用户登录、操作记录、数据修改等，以便及时发现异常操作行为。对审计发现的问题进行及时处理，并追究相关人员的责任。七、系统应急管理1.应急预案制定信息管理部门应制定药品计算机系统应急预案，明确系统故障、数据丢失、网络攻击等突发事件的应急处理流程和责任分工。应急预案应定期进行修订和完善，确保其有效性和可操作性。2.应急演练定期组织系统应急演练，演练内容包括系统故障模拟、数据恢复测试、网络攻击应对等。通过应急演练，检验应急预案的可行性，提高相关人员的应急处理能力。3.应急处理系统发生突发事件时，应立即启动应急预案，采取