广告公司应收款管理制度

广告公司应收款管理制度总则制度目的本制度旨在规范广告公司应收款的管理，加强对应收款项的监控与催收，确保公司资金的及时回收，降低坏账风险，保障公司的正常运营和财务健康。适用范围本制度适用于公司所有涉及应收款项的业务活动，包括但不限于广告策划、设计、制作、发布等服务所产生的应收款项。基本原则1.依法合规原则：应收款管理严格遵守国家法律法规和行业相关规定，确保各项操作合法合规。2.风险控制原则：强化对应收款项的风险评估与控制，采取有效措施降低坏账损失。3.责任明确原则：明确各部门及人员在应收款管理中的职责，确保责任落实到人。4.及时清收原则：积极主动地开展应收款的催收工作，尽量缩短款项回收周期，提高资金使用效率。应收款管理职责分工业务部门1.客户开发与信用评估负责客户的开发与维护，对客户的基本情况、经营状况、信用状况等进行调查和评估。在与新客户建立业务关系前，填写《客户信用评估表》，提交给财务部门进行信用审核。2.合同签订与执行负责与客户签订广告业务合同，确保合同条款清晰、明确，特别是付款方式、付款期限等关键条款。按照合同约定，组织实施广告项目，确保项目按时、按质完成，避免因自身原因导致客户延迟付款或拒付。3.应收款跟踪与催收负责对应收款项的跟踪管理，及时了解客户的付款情况，发现逾期迹象时，主动与客户沟通，了解原因并督促付款。协助财务部门进行应收款的催收工作，提供相关业务信息和资料，配合制定催收策略。财务部门1.信用审核与额度管理负责对业务部门提交的《客户信用评估表》进行审核，根据客户的信用状况确定信用额度和信用期限。建立客户信用档案，记录客户的信用评估结果、信用额度、付款记录等信息，并定期进行更新和维护。2.应收款核算与监控负责应收款项的账务处理，准确记录每笔应收款项的发生时间、金额、客户信息等，确保账目清晰。定期对应收款项进行账龄分析和风险评估，及时向管理层汇报应收款的总体情况和潜在风险。3.催收策略制定与执行根据应收款的账龄、金额、客户信用状况等因素，制定合理的催收策略，并组织实施。负责与客户进行沟通和协商，发送催款函、律师函等催收文件，必要时采取法律手段追讨欠款。对催收过程中发现的问题及时反馈给业务部门，并共同研究解决方案。法务部门1.合同审查与风险防范参与广告业务合同的审查，从法律角度对合同条款进行把关，确保合同的合法性和有效性，防范法律风险。针对应收款管理过程中可能出现的法律问题，提供专业的法律意见和建议。2.法律事务处理在应收款催收过程中，如遇需要通过法律途径解决的问题，负责处理相关法律事务，包括起草法律文件、参与诉讼或仲裁等。应收款的前期管理客户信用评估1.评估内容客户基本信息：包括客户名称、注册地址、法定代表人、联系方式等。经营状况：如经营范围、经营规模、市场份额、财务状况等。信用记录：查询客户在银行、税务、工商等部门的信用记录，了解其是否存在逾期还款、欠款纠纷等不良记录。行业口碑：通过行业协会、同行企业等渠道了解客户在行业内的口碑和信誉。2.评估方法收集客户资料：业务部门通过多种渠道收集客户相关信息，如客户提供的营业执照、财务报表、税务记录等，以及通过网络搜索、行业咨询等方式获取的信息。实地考察：对于重要客户或信用状况存疑的客户，可安排实地考察，了解客户的实际经营情况和办公环境。信用评级：根据收集到的客户信息，按照公司制定的信用评估标准进行评分，确定客户的信用等级。信用等级分为A、B、C、D四级，A级为信用良好，B级为信用一般，C级为信用较差，D级为信用极差。3.评估频率新客户在建立业务关系前进行全面的信用评估。对于老客户，每年至少进行一次信用复审，如客户经营状况、财务状况等发生重大变化，应及时重新评估。信用额度与信用期限设定1.信用额度确定根据客户的信用等级，结合公司的风险承受能力和业务发展需要，确定客户的信用额度。信用额度是指公司在一定时期内允许客户累计欠款的最高金额。A级客户信用额度可适当放宽，B级客户给予一般信用额度，C级客户应严格控制信用额度，D级客户原则上不给予信用额度，要求现款现货。2.信用期限设定信用期限是指公司给予客户的付款期限，一般根据行业惯例和客户实际情况确定。对于信用良好的A级客户，信用期限可适当延长；B级客户给予常规信用期限；C级客户应缩短信用期限；D级客户不给予信用期限。3.调整机制如客户在信用期内按时足额付款，且经营状况良好，可根据实际情况适当提高其信用额度或延长信用期限。如客户出现逾期付款、经营状况恶化等情况，应及时降低其信用额度或缩短信用期限，并采取相应的催收措施。合同管理1.合同签订业务部门在与客户签订广告业务合同前，应将合同草案提交给财务部门和法务部门进行审核。财务部门重点审核付款方式、付款期限、信用额度等条款是否符合公司规定；法务部门重点审核合同的合法性、完整性和风险防范条款。根据审核意见，业务部门对合同草案进行修改完善后，方可与客户签订正式合同。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给财务部门和法务部门备案。2.合同执行业务部门应严格按照合同约定组织实施广告项目，确保项目质量和进度。在项目执行过程中，如因客户原因需要变更合同条款，应及时与客户协商签订补充协议，并按照上述合同签订流程进行审核和备案。财务部门应根据合同约定的付款方式和付款期限，及时跟踪客户付款情况，提醒业务部门在客户付款到期前做好收款准备。应收款的中期管理账龄分析与监控1.账龄分析方法财务部门每月末对应收款项进行账龄分析，按照应收款的逾期天数将其分为130天、3160天、6190天、91天以上等不同账龄区间。计算每个账龄区间的应收款金额占总应收款金额的比例，以及各账龄区间应收款的增减变动情况。2.监控指标设定设定应收款周转率、逾期账款率、坏账率等监控指标，定期对这些指标进行分析和评估，以反映公司应收款管理的效率和风险状况。应收款周转率=营业收入/平均应收款余额，该指标反映了公司应收款周转速度的快慢及管理效率的高低。逾期账款率=逾期账款金额/应收款总额，该指标反映了公司逾期账款的占比情况。坏账率=坏账损失金额/应收款总额，该指标反映了公司坏账发生的可能性。3.风险预警机制根据设定的监控指标和公司实际情况，制定风险预警标准。当监控指标超过预警标准时，及时发出风险预警信号，提醒相关部门关注应收款管理风险。例如，当逾期账款率超过[X]%，或坏账率连续三个月上升时，应启动风险预警机制，组织相关部门召开专题会议，分析原因，制定应对措施。催收管理1.催收流程当应收款逾期时，财务部门应及时向业务部门发出《应收款催收通知单》，明确逾期金额、逾期天数、催收要求等信息。业务部门收到催收通知单后，应立即与客户沟通，了解逾期原因，并督促客户尽快付款。对于逾期时间较短的客户，可通过电话、邮件等方式进行催收；对于逾期时间较长或金额较大的客户，应安排专人上门催收。如业务部门催收无果，财务部门可根据情况发送催款函或律师函，进一步向客户施压。催款函和律师函应明确告知客户逾期付款的后果及公司将采取的法律措施。对于经多次催收仍拒不付款的客户，法务部门应及时介入，采取法律手段追讨欠款，如提起诉讼或申请仲裁等。2.催收策略早期催收：在应收款逾期130天内，主要以友好提醒为主，通过电话、邮件等方式与客户沟通，了解逾期原因，提醒客户按时付款。中期催收：逾期3160天，加大催收力度，可安排专人上门催收，向客户说明逾期付款对公司的影响，争取客户尽快付款。后期催收：逾期61天以上，采取强硬措施，发送催款函或律师函，必要时通过法律途径解决。在催收过程中，要注意收集客户的还款能力和还款意愿等信息，以便调整催收策略。3.催收记录与反馈业务部门和财务部门应做好催收记录，详细记录每次催收的时间、方式、沟通内容、客户反馈等信息。催收记录应妥善保存，以备后续查询和分析。每次催收后，业务部门应及时向财务部门反馈催收情况，如客户承诺付款时间、付款计划等。财务部门根据反馈情况，对应收款进行跟踪监控，确保款项按时回收。应收款的后期管理坏账处理1.坏账确认标准符合下列条件之一的应收款项，可确认为坏账：债务人依法宣告破产、关闭、解散、被撤销，或者被依法注销、吊销营业执照，其清算财产不足清偿的。债务人死亡，或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足清偿的。债务人逾期3年以上未清偿，且有确凿证据证明已无力清偿债务的。与债务人达成债务重组协议或法院批准破产重整计划后，无法追偿的。因自然灾害、战争等不可抗力导致无法收回的。2.坏账处理程序业务部门发现符合坏账确认标准的应收款项后，应及时填写《坏账核销申请表》，详细说明坏账形成的原因、过程及相关证据资料，并提交给财务部门。财务部门收到申请表后，进行初步审核，核实情况属实后，提交给公司管理层审批。经公司管理层批准后，财务部门进行坏账核销账务处理，冲减相应的应收款项和坏账准备。同时，将坏账核销情况在公司内部进行公示，接受监督。3.坏账后续管理已核销的坏账仍需进行跟踪管理，如发现债务人有还款能力或还款迹象，应及时向债务人追讨欠款，并按照规定程序进行账务处理。建立坏账管理档案，记录坏账核销的原因、过程、审批情况等信息，以备后续查阅和审计。绩效评估与奖惩1.绩效评估指标设定应收款回收率、逾期账款率、坏账率等绩效评估指标，对业务部门和财务部门在应收款管理方面的工作进行考核。应收款回收率=（本期收回的应收款金额/本期应收款总额）×100%，该指标反映了公司应收款回收的实际效果。2.奖励措施对于在应收款管理工作中表现优秀的部门和个人，给予相应的奖励。如业务部门成功收回大额逾期账款或通过优化客户管理降低了坏账风险，可给予部门一定的奖金奖励，并对相关责任人进行表彰和奖励。财务部门在应收款核算、监控、催收等方面工作出色，有效降低了公司应收款风险，可给予部门和个人相应的绩效加分和奖金奖励。3.惩罚措施对于因工作失误或管理不善导致应收款逾期或形成坏账的部门和个人，给予相应的惩罚。如业务部门因合同签订不当或项目执行不力导致客户拒付，应对部门负责人和相关责任人进行批评教育，并根据损失情况