政府采购流程及管理制度

政府采购流程及管理制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，确保采购过程的透明度。3.公平竞争原则：为所有潜在供应商提供平等的竞争机会，不得歧视任何一方。4.公正原则：采购活动应公正对待所有参与方，确保评审结果的公正性。5.诚实信用原则：各方当事人应诚实守信，履行各自的义务。二、采购预算编制与审批（一）采购预算编制1.各部门应根据本部门的工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内提出下一年度的政府采购项目及预算建议。2.采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、单价、金额等详细信息，并对采购项目的必要性、可行性进行说明。3.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑项目的实际需求和市场价格变化因素。（二）采购预算审批1.财务部门对各部门提交的采购预算建议进行汇总、审核，并结合本公司/组织的财务状况和资金安排，提出预算审核意见。2.预算管理部门根据财务部门的审核意见，对采购预算进行综合平衡和审批。3.经审批后的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。三、采购计划制定（一）采购计划的编制依据1.经批准的采购预算。2.各部门的工作需要和实际需求。3.采购项目的轻重缓急程度。（二）采购计划的内容1.采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等。2.采购方式及时间安排。3.采购项目的技术要求和服务标准。4.其他需要说明的事项。（三）采购计划的审批1.采购计划由采购部门负责编制，经采购部门负责人审核后，报公司/组织主管领导审批。2.经审批后的采购计划应及时下达给采购部门组织实施。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物或者服务应当采用公开招标方式的，其具体数额标准，属于中央预算的政府采购项目，由国务院规定；属于地方预算的政府采购项目，由省、自治区、直辖市人民政府规定。2.采用公开招标方式采购的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购人、采购项目名称、采购内容、数量、用途、简要技术要求、供应商资格要求、招标文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.采购人应当根据采购项目的特点和需求编制招标文件。招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应当包括本办法第十六条第二款规定的事项。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，应当遵循下列程序：成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购人与供应商应当遵循本办法规定的原则，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，应当遵循下列程序：成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购程序（一）采购项目的申请与受理1.各部门根据采购计划，填写《政府采购项目申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、服务标准等内容，并提交相关证明材料。2.采购部门收到《政府采购项目申请表》后，对申请材料进行初审。初审内容包括申请材料的完整性、合规性以及采购项目的必要性、可行性等。对初审合格的项目，采购部门予以受理；对初审不合格的项目，采购部门应及时通知申请部门补充或修改申请材料。（二）采购文件的编制与发布1.根据采购项目的特点和采购方式，采购部门负责编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的公正性、公平性和合理性。3.采购文件编制完成后，采购部门应按照规定的程序进行审核、批准，并在指定的政府采购信息发布媒体上发布采购公告。（三）供应商资格审查1.采购部门对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。2.采购部门应建立供应商资格审查档案，对供应商的资格审查情况进行记录和保存。对通过资格审查的供应商，采购部门应将其列入合格供应商名单；对未通过资格审查的供应商，采购部门应及时通知其原因。（四）开标、评标与定标1.开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行。开标时，由采购人或者其委托的采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。开标过程应记录在案，并由投标人签字确认。2.评标由依法组建的评标委员会负责。评标委员会由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人或者根据采购人的授权直接确定中标人。评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况和评标结果。4.采购人根据评标委员会的评标报告，在中标候选人中确定中标人。中标人确定后，采购部门应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（五）合同签订与履行1.中标通知书发出后，采购人与中标人应在规定的时间内签订政府采购合同。政府采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.政府采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，中标人应按照合同约定提供货物、工程和服务。3.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，双方应按照法律法规和合同约定办理相关手续。六、采购监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门应定期对政府采购项目进行审计监督，检查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购人员的行为，防止采购过程中的腐败和违规行为。3.各部门应积极配合内部监督工作，如实提供相关资料和信息，接受审计部门的监督检查。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、监察部门、审计部门等相关部门的监督检查。采购部门应按照规定及时向相关部门报送政府采购项目的有关资料和信息。2.财政部门应加强对政府采购活动的监督管理，建立健全政府采购监督管理制度，对政府采购活动中的违法违规行为进行严肃查处。3.社会公众有权对政府采购活动进行监督，如发现政府采购活动中有违法违规行为，可以向相关部门举报。七、验收与付款（一）验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等，工程的质量、进度、验收标准等，服务的内容、质量、效果等。2.验收人员应按照采购合同和相关标准进行验收，并填写《政府采购项目验收报告》。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、合同金额、验收情况、验收结论等内容。3.对验收合格的采购项目，采购人应签署验收意见；对验收不合格的采购项目，采购人应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，采购人有权按照合同约定追究供应商的违约责任。（二）付款1.采购人应按照采购合同约定及时支付采购资金。采购资金的支付应严格按照财政国库管理制度的有关规定执行。2.采购人在支付采购资金前，应审核供应商提交的发票、验收报告等相关凭证，确保凭证的真实性、合法性和完整性。3.对符合支付条件的采购资金，采购人应及时办理支付手续，不得拖延或拒绝支付。八、档案管理（一）档案内容政府采购档案应包括采购项目的申请文件、采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与保管1.采购部门应指定专人负责政府采购档案的整理、归档和保