采购协议管理办法

采购协议管理办法一、总则（一）目的为加强公司采购协议管理，规范采购行为，维护公司合法权益，提高采购效率，确保采购工作顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各子公司的采购协议管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则采购协议的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保协议合法有效。2.公平公正原则在采购协议的订立和履行过程中，应遵循公平、公正的原则，保障双方的合法权益，不得损害任何一方的利益。3.诚实守信原则双方应诚实守信，严格履行协议约定的义务，不得擅自变更或解除协议，确保采购活动的顺利进行。4.效益优先原则在保证采购质量的前提下，应注重采购成本的控制，提高采购效益，实现公司利益最大化。二、采购协议的签订（一）采购需求的确定1.各部门根据工作需要，提出采购需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间、交货地点等内容。2.《采购申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）供应商的选择与评估1.采购部门根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等，确保供应商具备合法经营资格和良好的信誉。3.采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量管理、售后服务等情况，评估其是否满足采购要求。4.建立供应商评估档案，对供应商的评估结果进行记录和管理，作为后续合作的参考依据。（三）采购协议的起草与审核1.采购部门根据与供应商的沟通情况，起草采购协议文本。采购协议应明确双方的权利和义务，包括采购产品的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购协议文本起草完成后，应提交至法务部门进行审核。法务部门重点审核协议条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险，确保协议的合法性和有效性。3.对于重大采购项目或涉及金额较大的采购协议，还应提交至公司管理层进行审批。公司管理层根据项目情况和公司利益，对协议进行最终审核和决策。（四）采购协议的签订1.采购协议经审核和审批通过后，由采购部门与供应商签订。签订协议时，双方应加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。2.采购协议签订后，采购部门应及时将协议副本分发给相关部门，如财务部门、使用部门等，以便各部门做好相关工作的准备。三、采购协议的履行（一）供应商的交货1.供应商应按照采购协议约定的交货时间、交货地点和交货方式，按时、足额地交付采购产品。2.供应商交货前，应提前通知采购部门，以便采购部门做好验收准备工作。3.供应商交货时，应提供产品的质量证明文件、合格证、使用说明书等相关资料。（二）采购方的验收1.使用部门负责对采购产品进行验收。验收人员应按照采购协议约定的质量标准和验收方式，对采购产品的数量、规格型号、质量等进行逐一核对和检验。2.验收过程中，如发现采购产品存在质量问题或数量不符等情况，验收人员应及时通知采购部门，并要求供应商进行整改或补货。3.采购产品验收合格后，使用部门应填写《采购产品验收单》，经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（三）付款1.财务部门根据采购协议约定的付款方式和付款时间，对采购产品的验收情况和发票进行审核。2.审核无误后，财务部门按照公司财务管理制度的规定，办理付款手续。付款时，应确保付款金额准确无误，并及时记录付款情况。3.如采购产品存在质量问题或供应商未履行协议约定的义务，财务部门应暂停付款，并及时通知采购部门进行处理。四、采购协议的变更与解除（一）变更的条件与程序1.在采购协议履行过程中，如因不可抗力、市场变化、政策调整等原因，需要变更协议条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议的申请应由采购部门提出，填写《采购协议变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对协议履行的影响等情况。3.《采购协议变更申请表》需经相关部门审核签字后，提交至法务部门进行审核。法务部门审核通过后，双方签订书面变更协议。（二）解除的条件与程序1.在采购协议履行过程中，如出现下列情形之一的，一方可以解除协议：因不可抗力致使不能实现协议目的；在履行期限届满之前，一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现协议目的；法律规定的其他情形。2.解除协议的申请应由提出解除方填写《采购协议解除申请表》，详细说明解除的原因、依据等情况。3.《采购协议解除申请表》需经相关部门审核签字后，提交至法务部门进行审核。法务部门审核通过后，双方签订书面解除协议。（三）变更与解除的法律责任1.采购协议的变更或解除，不影响双方要求赔偿损失的权利。如因一方的过错导致协议变更或解除，给对方造成损失的，过错方应承担相应的赔偿责任。2.双方协商一致变更或解除采购协议的，应按照协议约定或法律规定办理相关手续，确保双方的权益得到保障。五、采购协议的纠纷处理（一）纠纷的预防1.加强采购协议管理，严格按照协议约定履行各自的义务，避免因自身原因引发纠纷。2.在采购协议签订前，应充分了解供应商的信誉和经营状况，对可能出现的风险进行评估和防范。3.加强与供应商的沟通与协调，及时解决协议履行过程中出现的问题，避免矛盾激化。（二）纠纷的解决方式1.双方在履行采购协议过程中发生纠纷的，应首先通过友好协商解决。协商一致的，应签订书面协议，明确纠纷的解决方案和双方的权利义务。2.如协商不成，双方可以根据协议约定或法律规定，选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。选择仲裁方式的，应按照仲裁机构的仲裁规则进行仲裁；选择诉讼方式的，应向有管辖权的人民法院提起诉讼。（三）纠纷处理的法律依据1.采购协议纠纷的处理应依据国家法律法规和相关行业标准进行。在处理纠纷过程中，应遵循公平、公正、合法的原则，维护双方的合法权益。2.双方应积极配合纠纷处理工作，提供相关证据和资料，如实陈述事实情况，确保纠纷得到妥善解决。六、采购协议的档案管理（一）档案的收集与整理1.采购部门负责采购协议档案的收集与整理工作。在采购协议签订、履行、变更、解除等过程中，应及时收集相关文件资料，如采购申请表、采购协议文本、验收单、发票、变更协议、解除协议等。2.对收集到的文件资料进行分类整理，按照时间顺序、项目名称等进行编号，建立采购协议档案目录，便于查找和管理。（二）档案的保管与借阅1.采购协议档案应妥善保管，确保档案的安全与完整。档案保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。2.因工作需要借阅采购协议档案的，应填写《采购协议档案借阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自转借或复印档案资料。（三）档案的销毁1.采购协议档案保管期满后，由档案管理部门提出销毁申请，填写《采购协议档案销毁申请表》，详细说明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等情况。2.《采购协议档案销毁申请表》需经相关部门审核签字后，报公司管理层审批。审批通过后，由档案管理部门组织专人进行销毁，并做好销毁记录。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购协议管理情况进行定期审计和监督检查。审计部门应重点检查采购协议的签订、履行、变更、解除等环节是否符合公司规定和法律法规的要求，是否存在违规行为。2.审计部门在审计过程中发现问题的，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二