供应商管理办法文件

供应商管理办法文件一、总则（一）目的本办法旨在加强公司供应商管理，规范供应商选择、评估、合作及日常管理等工作流程，确保所采购的物资和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，提高公司经济效益和市场竞争力。（二）适用范围本办法适用于公司所有物资采购、服务外包等涉及供应商的相关活动。（三）基本原则1.公平公正原则：在供应商选择、评估和管理过程中，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会参与竞争，依据客观标准进行评价和决策。2.质量优先原则：优先选择能够提供高质量物资和服务的供应商，以满足公司生产经营对产品质量和服务水平的要求。3.成本效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，综合考虑采购成本、运输成本、售后服务成本等因素，追求成本效益的最大化。4.合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。加强与供应商的沟通与协作，促进双方在技术、管理等方面的交流与提升。二、供应商选择（一）供应商信息收集1.内部渠道公司各部门根据业务需求，定期提供潜在供应商信息，包括供应商名称、地址、联系方式、主营产品或服务等。采购部门对内部各部门提供的信息进行汇总整理，建立潜在供应商信息库。2.外部渠道参加各类行业展会、研讨会、交流会等活动，收集供应商资料。查阅行业期刊、报纸、网站等媒体报道，获取供应商信息。向行业协会、商会咨询，了解推荐的供应商名单。与同行业企业交流，获取其合作过的优质供应商信息。（二）供应商筛选1.初步筛选采购部门根据收集到的供应商信息，对照公司设定的基本准入条件进行初步筛选。基本准入条件包括但不限于：具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）；具备良好的商业信誉，无重大违法违规记录；具有与所供应产品或服务相匹配的生产经营能力和资质等。对初步筛选合格的供应商，采购部门填写《供应商初步筛选表》，记录供应商基本信息、初步筛选情况及推荐意见，提交至供应商评估小组。2.实地考察供应商评估小组对初步筛选合格的供应商进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、工艺流程、质量管理体系、人员配备等方面。实地考察结束后，考察人员填写《供应商实地考察报告》，详细记录考察情况，对供应商的综合实力进行评价，并提出是否建议纳入合格供应商名录的意见。（三）供应商审批1.评估小组评审供应商评估小组根据《供应商初步筛选表》和《供应商实地考察报告》等资料，对供应商进行综合评审。评审内容包括供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、技术能力、管理水平等方面。评估小组采用打分制对供应商进行评价，各项评审指标设定相应的权重，根据评审结果计算供应商综合得分。2.审批决策采购部门将供应商评估小组的评审结果提交至公司管理层进行审批。公司管理层根据评审结果及公司业务需求，做出是否批准供应商纳入合格供应商名录的决策。对于批准纳入合格供应商名录的供应商，采购部门发放《合格供应商证书》，并在公司内部进行公示。三、供应商评估（一）评估周期1.对新纳入的供应商，在合作后的第一个半年内进行首次全面评估，之后每年进行一次定期评估。2.对于出现重大质量问题、交货延迟、服务投诉等情况的供应商，应及时进行专项评估。（二）评估内容1.质量评估定期收集供应商所供物资或服务的质量检验报告、质量反馈记录等资料，评估供应商产品或服务的质量稳定性。公司质量检验部门可定期对供应商所供物资进行抽检，根据抽检结果对供应商质量进行评价。统计供应商产品或服务的不合格率、退货率等质量指标，作为质量评估的重要依据。2.价格评估定期收集市场同类产品或服务的价格信息，与供应商的报价进行对比分析，评估供应商价格的合理性。分析供应商价格变动趋势，判断其价格调整的依据和合理性，以及对公司采购成本的影响。评估供应商在价格优惠、付款方式等方面给予公司的支持力度。3.交货期评估统计供应商实际交货时间与合同约定交货期的差异情况，计算交货准时率。分析供应商交货延迟的原因，评估其交货期保障能力和应对措施的有效性。对于因供应商交货延迟给公司生产经营带来影响的情况，进行重点评估和记录。4.售后服务评估收集公司内部各部门及客户对供应商售后服务的反馈意见，包括维修响应时间、维修质量、配件供应及时性等方面。评估供应商售后服务团队的专业素质和服务态度，以及售后服务体系的完善程度。统计供应商售后服务投诉次数及处理结果，作为售后服务评估的重要指标。5.其他评估评估供应商的技术创新能力、环保措施执行情况、社会责任履行情况等方面。根据公司业务发展需求和战略规划，对供应商在特定领域的表现进行专项评估，如新产品研发能力、定制化服务能力等。（三）评估方法1.资料审查：收集供应商提交的各类资料，如质量认证文件、财务报表、生产工艺文件等，进行审查分析，作为评估的参考依据。2.问卷调查：向公司内部使用部门、采购部门及相关人员发放调查问卷，了解他们对供应商产品质量、服务水平等方面的评价和意见。3.现场考察：定期对供应商进行现场考察，观察其生产经营状况、质量管理体系运行情况等，获取第一手评估信息。4.数据分析：对收集到的供应商质量数据、交货期数据、价格数据等进行统计分析，运用合适的统计方法和模型，评估供应商的综合表现。（四）评估结果处理1.评估报告编制：采购部门根据评估情况编制《供应商评估报告》，详细阐述评估过程、评估指标得分情况、评估结论及改进建议等内容。2.结果反馈：将《供应商评估报告》及时反馈给供应商，与供应商沟通评估结果，共同分析存在的问题及原因，协商制定改进措施。3.分类管理：根据评估结果，对供应商进行分类管理。对于评估得分较高、表现优秀的供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于评估得分较低、存在较多问题的供应商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，可考虑淘汰出合格供应商名录。4.持续改进：跟踪供应商改进措施的落实情况，定期对改进效果进行评估，确保供应商不断提升自身综合实力，满足公司业务发展需求。四、供应商合作（一）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括但不限于以下内容：物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务条款、违约责任等。2.在签订采购合同前，采购部门应将合同草本提交至公司法务部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利执行。（二）采购订单下达1.采购部门根据公司生产经营计划和库存情况，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货数量等信息。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保供应商按时、按质、按量完成交货任务。3.如因公司生产经营计划调整等原因需要变更采购订单，采购部门应及时与供应商协商，签订订单变更协议，明确变更内容及双方责任。（三）交货验收1.供应商交货前，应提前通知采购部门及相关验收人员。采购部门组织质量检验部门、使用部门等相关人员按照合同约定的质量标准和验收流程对所采购物资或服务进行验收。2.验收合格的物资或服务，验收人员应在《验收单》上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取补货、换货、退货等措施，并承担相应的违约责任。3.对于验收过程中发现的质量问题或其他争议事项，采购部门应及时与供应商协商解决。如协商不成，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。（四）付款管理1.采购部门按照采购合同约定的付款方式和付款期限，及时办理付款手续。付款前，采购部门应审核供应商提交的发票、送货单、验收单等相关凭证，确保凭证齐全、真实、有效。2.财务部门对采购部门提交的付款申请进行审核，审核无误后按照公司财务管理制度办理付款业务。3.如供应商未按照合同约定提供发票或其他相关凭证，采购部门有权拒绝付款，并要求供应商限期提供。五、供应商日常管理（一）沟通协调1.建立采购部门与供应商之间的定期沟通机制，通过电话、邮件、会议等方式及时交流业务信息、解决合作中出现的问题。2.对于公司内部各部门提出的与供应商相关的问题和需求，采购部门应及时与供应商沟通协调，确保问题得到妥善解决，需求得到有效满足。3.定期组织供应商座谈会或交流会，加强与供应商的沟通与合作，了解供应商的经营状况、发展需求及对公司合作的意见和建议，共同探讨合作中存在的问题及改进措施。（二）档案管理1.采购部门负责建立供应商档案，对供应商的基本信息、评估报告、采购合同、订单记录、交货验收记录、付款记录等资料进行归档管理。2.供应商档案应定期更新，确保档案信息的准确性和完整性。3.严格控制供应商档案的查阅权限，未经授权人员不得随意查阅供应商档案。（三）绩效评价1.采购部门定期对供应商的绩效进行评价，评价指标包括但不限于质量、价格、交货期、售后服务等方面。2.根据绩效评价结果，对供应商进行分类排名，作为供应商后续合作、订单分配、政策调整等方面的重要依据。3.对绩效表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、增加合作份额、给予价格优惠等；对绩效表现不佳的供应商进行警告、限期整改，如整改后仍无明显改善，可考虑终止合作。（四）风险管理1.识别与供应商合作过程中可能存在的风险，如质量风险、供应中断风险、价格波动风险、法律风险等。2.针对识别出的风险，制定相应的风险应对措施，如建立备用供应商制度、签订风险分担协议、加强市场监测与分析等。3.定期对供应商风险管理措施的执行情况进行评估和调整，确保风险管理措施的有效性，降低供应商合作风险对公司生产经营的影响。六、供应商淘汰与退出（一）淘汰情形1.供应商出现严重质量问题，经多次整改仍无法满足公司质量要求。2.供应商交货期严重延迟，导致公司生产经营受到重大影响，且在规定期限内无法改善。3.供应商价格持续不合理上涨，严重影响公司采购成本，且协商无果。4.供应商售后服务不到位，客户投诉频繁，经多次沟通仍无改进措施。5.供应商违反法律法规或合同约定，给公司造成重大损失或不良影响。6.供应商经营状况恶化，出现破产、倒闭等情况，无法继续履行合同义务。（二）退出流程1.采购部门发现供应商存在淘汰情形后，应及时收集相关证据和资料，填写《供应商淘汰申请表》，详细说明淘汰原因及相关情况。2.《供应商淘汰申请表》提交至供应商评估小组进行审核，评估小组根据实际情况进行调查核实，提出审核意见。3.审核通过后，