分公司章证管理办法

分公司章证管理办法一、总则（一）目的为加强分公司章证管理，规范章证的使用流程，保障公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所属各分公司的印章、证照的管理。（三）定义1.印章：指分公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。2.证照：指分公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证等各类资质证书和证明文件。（四）管理原则1.严格审批原则：章证的使用必须经过严格的审批流程，确保使用的合法性、合规性。2.专人负责原则：指定专人负责章证的保管和使用，明确其职责和权限。3.安全保密原则：加强章证的安全保管，防止丢失、被盗用或滥用，确保公司信息安全。二、章证的刻制与启用（一）印章刻制1.分公司因业务需要刻制印章时，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经分公司负责人审核后，报总公司审批。2.总公司审批通过后，由分公司统一到公安机关指定的刻章单位刻制印章。3.印章刻制完成后，分公司应及时将印章领取并登记备案。（二）证照办理1.分公司设立、变更或注销时，应按照相关法律法规和政策要求，及时办理各类证照。2.办理证照所需的材料和流程，由分公司指定专人负责收集、整理和办理，并确保材料的真实性、完整性和合法性。3.证照办理完成后，分公司应及时领取并登记备案。（三）启用1.新刻制的印章和新办理的证照启用前，分公司应填写《章证启用申请表》，详细说明启用日期、使用范围等信息，并经分公司负责人审核后，报总公司审批。2.总公司审批通过后，分公司应在《章证启用申请表》上加盖公章，并将启用信息通知相关部门和人员。3.印章启用后，应及时在印章上刻制启用日期；证照启用后，应在证照上加盖分公司公章。三、章证的保管（一）保管人员1.分公司应指定专人负责章证的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉章证管理规定。2.保管人员应与印章使用人员分离，不得兼任印章使用审批工作。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并设置密码或钥匙，确保印章安全。2.证照应存放在防火、防潮、防虫的档案柜内，并分类存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.保管人员应定期对章证进行检查，确保章证的完好无损。如发现章证损坏、丢失或被盗用，应立即报告分公司负责人，并采取相应的措施。2.保管人员应严格遵守保密制度，不得将章证的保管情况泄露给无关人员。3.保管人员因工作调动或离职时，应及时办理章证交接手续，确保章证的安全移交。四、章证的使用（一）使用范围1.公章：用于分公司对外签订合同、协议、文件等具有法律效力的事项；用于分公司内部的重要文件、报告、通知等的签署；用于分公司对外的信函、证明等的加盖。2.合同专用章：用于分公司对外签订各类合同、协议等经济业务事项。3.财务专用章：用于分公司的财务结算、票据开具、资金收付等财务事项。4.法定代表人章：用于分公司法定代表人授权的经济业务事项的签署。5.证照：用于分公司对外开展业务、办理相关手续等需要出示证照的场合。（二）使用流程1.申请：使用章证时，应填写《章证使用申请表》，详细说明使用事项、使用范围、使用时间等信息，并经相关部门负责人审核后，报分公司负责人审批。2.审批：分公司负责人应根据申请事项的性质和重要程度，进行严格的审批。对于重大事项或涉及金额较大的事项，应报总公司审批。3.用印：审批通过后，保管人员应按照审批意见，在《章证使用申请表》上加盖章证，并在章证使用登记簿上进行登记。4.归还：章证使用完毕后，使用人员应及时将章证归还保管人员，并在《章证使用申请表》上签字确认。（三）使用要求1.使用章证时，应确保章证的使用符合法律法规和公司规定，不得擅自扩大使用范围或用于违法违规事项。2.使用章证时，应在章证使用登记簿上详细记录使用时间、使用事项、使用人等信息，确保使用记录的完整性和可追溯性。3.使用章证时，应注意章证的加盖位置和方式，确保章证的清晰、完整和有效。4.使用章证时，应严格遵守保密制度，不得将章证的使用情况泄露给无关人员。五、章证的废止与销毁（一）废止1.因分公司撤销、合并、变更名称等原因，需要废止章证时，分公司应填写《章证废止申请表》，详细说明废止原因、废止日期等信息，并经分公司负责人审核后，报总公司审批。2.总公司审批通过后，分公司应及时将废止的章证收回，并在《章证废止申请表》上加盖公章。（二）销毁1.废止的章证应及时进行销毁，销毁方式应符合相关法律法规和公司规定。2.销毁章证时，应填写《章证销毁申请表》，详细说明销毁章证的名称、数量、销毁日期等信息，并经分公司负责人审核后，报总公司审批。3.总公司审批通过后，分公司应指定专人负责章证的销毁工作，并在《章证销毁申请表》上签字确认。4.销毁章证时，应采用粉碎、焚烧等方式进行彻底销毁，并保留销毁记录，以备查阅。六、监督与检查（一）监督部门总公司负责对分公司章证管理工作进行监督和检查，定期或不定期对分公司章证的保管、使用、废止、销毁等情况进行抽查。（二）检查内容1.章证管理制度的执行情况，包括章证的保管、使用、审批、登记等环节。2.章证的使用是否符合法律法规和公司规定，是否存在擅自扩大使用范围、用于违法违规事项等情况。3.章证的保管是否安全可靠，是否存在丢失、被盗用或滥用等情况。4.章证的废止与销毁是否及时、规范，是否存在未按规定进行废止与销毁等情况。（三）检查方式1.查阅资料：查阅分公司章证管理的相关文件、记录、报表等资料。2.实地检查：实地查看分公司章证的保管情况、使用情况等。3.访谈询问：与分公司章证保管人员、使用人员等进行访谈询问，了解章证管理的实际情况。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，总公司应及时下达整改通知书，要求分公司限期整改。2.分公司应按照整改通知书的要求，制定整改措施，明确整改责任人，确保问题得到及时、有效的整改。3.整改完成后，分公司应向总公司提交整改报告，总公司将对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。七、责任追究（一）责任界定1.因保管人员保管不善，导致章证丢失、被盗用或滥用的，保管人员应承担相应的责任。2.因使用人员擅自扩大使用范围、用于违法违规事项等原因，导致公司遭受损失的，使用人员应承担相应的责任。3.因审批人员审批不严，导致章证使用不当的，审批人员应承担相应的责任。（二）责任追究方式1.对于违反章证管理规定的行为，公司将视情节轻重，给予警告、罚款、降职、撤职等处分。2.对于因违反章证管理规定，给公司造成经济损失的，公司将依法追究相关人员的经济赔偿