韶关档案管理办法

韶关档案管理办法一、总则（一）目的为加强韶关地区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统与安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本地区实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于韶关地区各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映各项工作的真实情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整，避免重要信息缺失。4.安全性原则：采取有效措施确保档案实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.档案行政管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本地区档案管理的规章制度并组织实施。对本地区档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导，依法查处档案违法行为。组织开展档案业务培训、宣传教育和学术研究活动，提高档案管理水平。2.各单位档案管理部门职责负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的正常开展。制定本单位档案管理制度和工作流程，明确档案管理人员职责，加强对档案工作的组织领导。定期对本单位档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并向上级主管部门和档案行政管理部门报告。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括本单位在各项工作活动中形成的收文、发文、内部文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表等各类纸质文件材料。2.科技档案：涵盖科研项目、工程建设、设备仪器等方面形成的技术文件、图纸、图表、数据记录等。3.人事档案：包含干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、学历、培训、专业技术职务等方面的材料。4.财务档案：如会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务核算过程中产生的文件资料。5.声像档案：照片、录音、录像等记录单位重要活动、事件、人物等具有保存价值的声像资料。6.电子档案：以电子数据形式存在的各类文件、资料、信息等，包括办公自动化系统生成的电子文件、业务系统产生的数据文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时将本部门形成的文件材料收集齐全，定期移交档案管理部门。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时进行收集整理，确保档案的时效性和完整性。3.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得随意涂改、损毁或丢失。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。（三）整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。将档案按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期三类，然后按照机构（问题）进行排列。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号、保管期限等项目。装订成册，去除文件上的金属物，采用三孔一线的方法进行装订，保持文件整齐美观。2.科技档案整理依据项目、专业等进行分类，如科研项目档案可按课题阶段、研究内容等分类，工程建设档案可按项目前期、设计、施工、竣工等阶段分类。编制档案目录，注明档案编号、项目名称、文件名称、日期、保管期限等信息。对图纸等特殊载体档案进行折叠、裱糊等处理，使其符合归档要求，并进行编号和标注。3.人事档案整理按照干部人事档案管理规定，对档案材料进行分类排序，如履历材料、自传材料、考核鉴定材料、学历学位材料等。对每份材料进行编号、编目，填写档案目录，确保档案材料的清晰可查。建立人事档案信息化管理系统，将档案信息录入系统，实现档案的数字化管理和便捷查询。4.财务档案整理按照会计年度进行分类，将会计凭证、账簿、报表等分别整理。对会计凭证进行编号、装订，每本凭证应加具封面，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等信息。编制财务档案目录，详细记录档案名称、日期、保管期限等内容。5.声像档案整理按照内容、时间等进行分类，如重大活动照片可按活动主题、时间顺序分类，录音录像资料可按录制内容、时间等分类。对声像资料进行编号、标注，注明拍摄（录制）时间、地点、人物、事件等信息，并配以文字说明。将声像资料存储在安全可靠的介质上，如光盘、硬盘等，并建立相应的存储目录和索引。6.电子档案整理按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储，建立清晰的文件夹结构。对电子文件进行命名规范，确保文件名能够准确反映文件内容和性质。建立电子档案元数据，记录文件的背景信息、版本信息、保管期限等，以便于检索和利用。三、档案的保管（一）保管场所1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案实体安全。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。（二）保管方式1.纸质档案保管档案应存放在专用的档案柜中，按照分类顺序排列，便于查找和管理。定期对档案进行清查核对，发现问题及时处理。对于破损、褪色、字迹模糊的档案，应及时进行修复或复制。建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限，确保档案的安全。2.电子档案保管采用安全可靠的存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，对电子档案进行异地备份存储，防止数据丢失。建立电子档案存储系统，设置用户权限管理，确保只有授权人员能够访问和操作电子档案。定期对电子档案进行数据完整性检查和病毒查杀，确保电子档案的安全性和可用性。3.特殊载体档案保管声像档案应存放在专门的音像柜中，避免磁带、光盘等受到挤压、磨损和磁化。对照片档案应进行冲印或扫描备份，冲印照片应装入相册或相框妥善保管，扫描照片应进行分类存储，并建立相应的索引。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位的实际情况，对档案进行科学合理的鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导担任组长，档案管理部门负责人、业务部门负责人以及相关专业人员为成员。鉴定工作小组负责制定鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷、逐件审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.参考档案保管期限表，结合本单位的职能和工作特点，确定档案的保管期限。3.对于保管期满但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应及时进行销毁。（四）销毁程序1.档案管理部门提出档案销毁意见，填写档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.档案鉴定工作小组对档案销毁清册进行审核，签署审核意见。3.经单位分管领导批准后，按照规定的程序进行档案销毁。档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，按照规定程序查阅、借阅本单位相关档案。3.司法机关、行政执法部门因办案需要，依法查阅、借阅本单位相关档案。（二）利用手续1.本单位内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、日期、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，应提前向本单位档案管理部门提交查阅、借阅申请函，注明查阅、借阅的档案内容、目的、时间等信息，经本单位分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅、借阅，并做好登记记录。3.司法机关、行政执法部门查阅、借阅档案，应出具单位介绍信和相关法律文书，按照规定程序办理查阅、借阅手续。（三）利用方式1.档案查阅应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.档案借阅一般不得超过规定期限，确因工作需要延长借阅期限的，应办理续借手续。3.对于重要档案或不宜外借的档案，档案管理部门可提供复印件或电子副本供利用者使用。六、档案信息化建设（一）建设目标建立覆盖本地区各级各类档案机构的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化加工：对馆藏纸质档案、声像档案等进行数字化扫描、图像处理、数据挂接等工作，建立数字化档案资源库。2.档案信息化管理系统建设：开发或选用适合本地区档案管理工作的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现本地区各级各类档案机构之间的档案信息共享和交换，为社会提供便捷的档案信息服务。（三）安全保障1.加强档案信息化系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止网络攻击和数据泄露。2.建立健全档案信息化系统安全管理制度，规范用户操作行为，定期进行安全检查和风险评估，及时发现和处理安全隐患。3.加强对档案信息化工作人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能，确保档案信息化系统的安全运行。七、监督与检查（一）监督检查主体档案行政管理部门负责对本地区各单位档案管理工作进行监督检查，各单位档案管理部门负责对本单位内部档案管理工作进行自查自纠。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作开展情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全管理情况。（三