鞍钢档案管理办法

鞍钢档案管理办法一、总则（一）目的为加强鞍钢档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司生产经营、管理决策、技术创新等方面的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于鞍钢集团有限公司及所属各单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则鞍钢档案工作实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性，避免档案分散、流失。2.真实准确原则档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况，数据准确可靠，手续完备。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于保管和利用。4.安全保密原则加强档案安全防护，确保档案信息不泄露，维护公司的商业秘密和合法权益。（四）管理职责1.鞍钢集团档案管理部门负责制定和完善公司档案管理制度，指导、监督所属各单位档案管理工作；集中管理公司重要档案，提供档案利用服务；组织档案业务培训和考核等。2.所属各单位档案管理部门贯彻执行公司档案管理制度，负责本单位档案的收集、整理、保管和利用工作；定期向集团档案管理部门报送档案统计报表等。3.各部门兼职档案员负责本部门文件材料的收集、整理和移交工作，协助档案管理部门做好档案管理相关工作。二、档案的形成与收集（一）文件材料的形成公司各部门、各单位在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质、电子、声像等各种载体形式，均应按照规定及时形成并妥善保管。（二）收集范围1.行政管理类包括公司制定的各项规章制度、会议文件、工作计划与总结、人事任免文件、对外联络文件等。2.生产技术类涵盖生产工艺文件、技术标准、科研项目资料、设备档案、质量检验文件等。3.经营管理类如市场营销文件、财务管理资料、物资采购与供应文件、合同协议等。4.党群工作类包括党组织建设文件、工会工作文件、企业文化建设资料等。（三）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门形成的文件材料进行清理，确保齐全完整，及时移交本单位档案管理部门。2.对于重要活动、重大项目形成的文件材料，应指定专人负责收集，在活动或项目结束后及时归档。3.电子文件应按照相关标准进行收集，确保格式规范、元数据完整。三、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照档案的类别分为行政管理类、生产技术类、经营管理类、党群工作类等一级类目。2.每个一级类目下再根据档案内容的特点和管理需要设置二级及以下类目。例如，行政管理类下可分为综合管理、文秘、人事、行政事务等二级类目。（三）整理步骤1.装订对纸质文件材料进行整理，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保整齐牢固。2.分类按照分类方案对文件材料进行分类，将同一类别的文件集中在一起。3.编号为每份文件或每组文件编制唯一的编号，便于查找和管理。4.编目填写档案目录，包括文件编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，确保目录信息准确完整。5.装盒将整理好的文件材料装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息，便于识别和存放。（四）电子档案整理1.电子文件应按照其形成规律和内在联系进行分类整理，与纸质档案分类相对应。2.建立电子文件命名规则，确保文件名准确反映文件内容和性质。3.对电子文件的元数据进行整理和标注，保证元数据的真实性、完整性和准确性。四、档案的保管（一）保管场所1.鞍钢集团及所属各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如温湿度调节设备、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案装具1.应选用符合标准的档案柜、档案架、档案盒等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案装具应根据档案的类别、保管期限等进行合理配置，便于管理和查找。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则是：依据档案的重要程度、历史价值、现实利用需求等因素综合判定。（四）档案清点与检查1.档案管理部门应定期对档案进行清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.每年应对档案库房进行全面检查，检查档案的保管状况、设施设备运行情况等，发现问题及时处理。（五）档案数字化1.按照国家和公司相关要求，逐步推进档案数字化工作，提高档案管理效率和利用水平。2.数字化档案应与纸质档案同步整理、同步更新，确保两者内容一致。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应遵守国家法律法规和公司相关规定，确保档案信息安全。2.服务为本原则以满足公司生产经营、管理决策、技术创新等工作需要为出发点，提供优质高效的档案利用服务。3.严格审批原则对档案利用申请进行严格审批，确保利用目的正当、手续完备。（二）利用方式1.查阅提供档案原件或复印件供利用者查阅，查阅时应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损档案。2.借阅根据利用需求，可办理档案借阅手续，借阅期限一般不超过规定时间，借阅人员应妥善保管档案，按时归还。3.出具证明根据利用者的申请，为其出具档案证明材料，证明材料应加盖档案管理部门印章。（三）利用审批1.内部人员利用档案由利用部门填写档案利用申请表，经部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.外部单位或个人利用档案需持有单位介绍信或相关证明文件，填写档案利用申请表，经公司主管领导批准后，由档案管理部门办理利用手续。（四）利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案内容等信息，以便统计和查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、相关业务部门及专业人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准依据档案保管期限表和国家有关规定，对超过保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出存毁意见，填写档案鉴定审批表。2.档案鉴定小组对档案鉴定审批表进行审核，提出鉴定意见。3.经公司主管领导批准后，对拟销毁的档案进行销毁处理。（四）销毁方式1.对纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案应进行彻底删除，并做好相关记录。（五）销毁记录对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息，由监销人员签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，按时报送上级主管部门和相关部门。（二）移交工作1.所属单位应按照规定定期向鞍钢集团档案管理部门移交档案，移交档案应编制移交清单，双