铁岭档案管理办法

铁岭档案管理办法总则目的为加强铁岭地区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合铁岭实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于铁岭市行政区域内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理。基本原则档案管理工作应遵循统一领导、分级管理、维护档案完整与安全、便于社会各方面利用的原则。管理职责铁岭市档案局负责对全市档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。各单位应设立档案管理机构或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。档案的收集归档范围各单位应按照国家和地方有关规定，结合自身职能和工作实际，确定档案归档范围。主要包括：1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料；2.本单位工作中形成的各种门类和载体的文件材料，如纸质文件、电子文件、照片、录音录像等；3.本单位在业务活动中形成的具有保存价值的合同、协议、报表、账簿等文件材料；4.本单位机构设立、变更、撤销等过程中形成的文件材料；5.本单位人员任免、奖惩、考核等文件材料。收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应实行同步收集、集中整理。3.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体完好。收集时间各单位应在文件材料形成后的次年上半年完成归档工作。对于一些特殊文件材料，应按照规定的时间及时归档。档案的整理整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。分类方法档案分类应根据本单位档案的实际情况，采用科学合理的分类方法。一般可按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类。整理步骤1.区分全宗：将本单位形成的档案与其他单位形成的档案区分开来，一个独立的单位即为一个全宗。2.分类：按照确定的分类方法，对档案进行分类。3.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。4.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号等信息。5.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。档案的保管保管场所各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。档案装具档案装具应符合国家标准，材质应坚固耐用，便于档案的存放和管理。档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对本单位和社会具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年以下。档案鉴定各单位应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案部门和有关业务部门的人员共同参加。鉴定小组应根据档案的价值和保管期限，提出鉴定意见，报本单位领导批准。档案销毁对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。档案销毁前，应编制档案销毁清册，报本单位领导批准。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。档案的利用利用原则档案利用应遵循保密、合法、方便利用的原则，确保档案信息的安全和合法使用。利用范围本单位工作人员因工作需要，可以查阅、借阅本单位的档案。外单位因工作需要查阅本单位档案的，应按照规定办理查阅手续。利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写查阅、借阅申请表，经本单位档案管理部门负责人批准后，方可查阅、借阅。2.外单位查阅本单位档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、范围和时间，并经本单位档案管理部门负责人批准。查阅重要档案的，还应经本单位主管领导批准。3.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等。利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅、借阅时间、查阅人姓名、查阅内容、归还时间等。电子档案管理电子档案的收集与整理1.各单位应加强电子文件的收集工作，确保电子文件的完整性和准确性。电子文件应与纸质文件同步归档，实行双套制管理。2.电子档案的整理应遵循电子文件的形成规律，按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理。电子档案应进行数字化处理，存储格式应符合国家规定的标准。电子档案的保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行异地备份。存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全。2.电子档案管理系统应具备完善的安全防护措施，防止电子档案被篡改、丢失、泄露等。电子档案的利用1.利用电子档案应通过电子档案管理系统进行，确保利用过程的安全和规范。2.电子档案的利用应遵循与纸质档案相同的利用原则和手续，利用人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播电子档案。档案信息化建设建设目标各单位应加强档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理的效率和水平。建设内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。2.加强档案数字化工作，对重要档案进行数字化处理，建立数字化档案数据库。3.推进档案信息资源共享，实现档案信息在本单位内部和相关部门之间的共享利用。建设保障1.各单位应加强对档案信息化建设的组织领导，明确责任分工，确保档案信息化建设工作顺利进行。2.加大对档案信息化建设的投入，保障档案信息化建设所需的设备、软件、人员等经费。3.加强档案信息化人才队伍建设，提高档案管理人员的信息化水平和业务能力。监督检查监督检查职责铁岭市档案局负责对全市档案管理工作进行监督检查。各单位档案管理部门应定期对本单位的档案管理工作进行自查，及时发现问题并加以整改。监督检查内容1.档案管理机构和人员配备情况；2.档案管理制度的建立和执行情况；3.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况；4.档案信息化建设情况。监督检查