支票与印鉴管理办法

支票与印鉴管理办法一、总则（一）目的为加强公司支票与印鉴的管理，规范支票使用流程，防范财务风险，确保公司资金安全，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门涉及支票与印鉴的管理活动。（三）管理原则1.不相容职务分离原则支票的开具、审批、印鉴保管等岗位应相互分离，形成有效的制衡机制，防止舞弊行为的发生。2.严格授权原则明确各级人员在支票与印鉴管理中的权限，所有支票的使用必须经过严格的授权审批程序。3.安全保密原则加强支票与印鉴的安全保管，采取必要的防范措施，防止丢失、被盗用等情况发生，同时对相关信息严格保密。二、支票管理（一）支票的购买1.公司因业务需要购买支票时，由财务部门指定专人负责办理。2.购买支票前，应填写“支票购买申请表”，详细注明所需支票的种类、数量等信息，并经财务负责人审核签字。3.财务人员持“支票购买申请表”及相关证件到银行办理购买手续，确保支票的来源合法合规。（二）支票的领用1.各部门因业务需要领用支票时，应填写“支票领用申请表”，注明领用日期、支票号码、用途、金额、收款单位等详细信息。2.“支票领用申请表”需经部门负责人审核签字，并报财务负责人审批。3.财务人员根据审批后的“支票领用申请表”发放支票，并在支票登记簿上详细记录支票的领用情况，包括领用日期、支票号码、用途、金额、收款单位、领用人等信息。（三）支票的使用1.支票的使用必须严格按照批准的用途填写，不得擅自更改。2.支票的填写应字迹清晰、内容完整，大小写金额必须一致，不得涂改。如因特殊原因需要更改支票信息，应在更改处加盖预留印鉴，并由财务负责人签字确认。3.支票的收款人应填写全称，不得使用简称或空白抬头。如确需开具空白支票，必须经财务负责人批准，并在支票登记簿上详细注明用途、限额等信息。4.支票的使用应及时登记入账，确保账实相符。财务人员应定期核对支票登记簿与银行对账单，发现问题及时查明原因并处理。（四）支票的作废1.因各种原因导致支票作废时，应在支票上加盖“作废”戳记，并将作废支票与存根联粘贴在一起妥善保管。2.作废支票的原因应在支票登记簿上注明，如因填写错误、未使用等原因作废的支票，应详细说明情况。3.定期对作废支票进行清理，按照公司档案管理规定进行归档保存，保存期限应符合相关法律法规的要求。（五）支票的挂失与补办1.如发现支票遗失或被盗，应立即向财务负责人报告，并及时通知开户银行办理挂失手续。2.办理支票挂失时，应填写“支票挂失申请表”，详细说明支票号码、金额、出票日期、收款人等信息，并提供相关证明材料。3.银行受理挂失申请后，公司应根据银行要求提供必要的协助，如出具证明文件等。4.如因支票挂失需要补办支票，应按照支票购买和领用的程序重新办理相关手续。三、印鉴管理（一）印鉴的种类公司印鉴包括财务专用章、法人章、合同专用章等，根据业务需要还可设置其他专用章。（二）印鉴的刻制1.公司印鉴的刻制必须经公司法定代表人批准，由指定的部门或人员负责办理。2.刻制印鉴时，应选择具有合法资质的刻章单位，并签订刻章合同，明确双方的权利和义务。3.新刻制的印鉴应及时在公安机关备案，并将印鉴样本交财务部门和相关业务部门留存。（三）印鉴的保管1.财务专用章由财务部门负责人指定专人保管，法人章由法定代表人或其授权的人员保管，合同专用章由合同管理部门指定专人保管。2.印鉴保管人员应妥善保管印鉴，确保印鉴安全。不得将印鉴随意放置或交予他人代管，如因特殊原因需要临时交接印鉴，应办理交接手续，并记录交接时间、交接人等信息。3.印鉴保管人员应定期对印鉴进行检查，如发现印鉴损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。（四）印鉴的使用1.印鉴的使用必须严格按照规定的程序进行审批，未经授权不得擅自使用印鉴。2.使用印鉴时，应填写“印鉴使用申请表”，注明使用日期、用途、金额、合同编号等详细信息，并经相关部门负责人审核签字，报财务负责人或公司法定代表人审批。3.印鉴保管人员应根据审批后的“印鉴使用申请表”使用印鉴，并在印鉴使用登记簿上详细记录印鉴的使用情况，包括使用日期、用途、金额、合同编号、使用人等信息。4.严禁在空白支票、空白合同等重要文件上加盖印鉴。如因业务需要必须在空白文件上加盖印鉴，应经财务负责人或公司法定代表人批准，并在文件上注明用途、有效期限等信息。（五）印鉴的更换1.因公司名称变更、法定代表人变更、印鉴损坏等原因需要更换印鉴时，应按照印鉴刻制的程序重新刻制印鉴，并办理相关的更换手续。2.更换印鉴前，应通知公司各部门及相关业务单位，确保其知晓印鉴更换的情况。3.新印鉴启用后，原印鉴应及时交回公司指定的部门或人员进行销毁，并在印鉴使用登记簿上注明销毁日期、销毁人等信息。四、支票与印鉴的核对与监督（一）定期核对1.财务部门应定期对支票与印鉴的使用情况进行核对，确保支票的使用与印鉴的审批一致，账实相符。2.每月末，财务人员应核对支票登记簿与银行对账单，检查支票的收支情况是否准确无误。如发现差异，应及时查明原因并进行调整。3.定期对印鉴使用登记簿进行核对，检查印鉴的使用是否符合规定的审批程序，印鉴保管人员是否按照要求进行操作。（二）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对支票与印鉴的管理情况进行审计监督，检查相关制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.审计人员应抽查支票与印鉴的使用记录、审批文件等资料，核实其真实性、合法性和完整性。3.对于审计发现的违规行为，应按照公司相关规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。（三）外部监督1.接受银行等金融机构的监督检查，积极配合银行对支票与印鉴管理的要求，确保公司资金结算的合规性。2.按照国家法律法规的要求，接受税务、工商等部门的监督检查，及时提供相关资料，保证公司财务活动的合法合规。五、责任追究（一）违规行为界定1.未按照规定程序购买、领用、使用支票的；2.擅自更改支票信息或开具空白支票的；3.未妥善保管支票与印鉴，导致支票遗失、被盗用或印鉴损坏、丢失的；4.未经授权使用印鉴或在空白文件上加盖印鉴的；5.违反支票与印鉴管理规定，给公司造成经济损失的其他行为。（二）责任追究方式1.对于违反本办法的行为，公司将视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。