文化公司电话使用管理规定

文化公司电话使用管理规定

一、总则1.目的为规范本文化公司全体员工电话使用行为，确保公司通讯资源合理利用，保障业务沟通顺畅，同时展现公司良好形象，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于文化公司全体员工，包括正式员工、试用期员工及实习员工。3.企业文化体现秉持公司“创新、协作、卓越、共享”的企业文化，鼓励员工在电话沟通中积极传播公司文化理念，以专业、热情、真诚的态度与内外部人员交流，展现公司的文化魅力与价值观。4.设计理念电话使用规定的设计旨在平衡员工正常通讯需求与公司资源管理，既保证员工能够高效地通过电话开展工作，又避免资源浪费和不当使用。注重人性化设计，充分考虑员工在工作场景中的实际需求，同时兼顾公司整体利益。二、组织架构与职责划分1.行政部门行政部门作为公司电话使用管理的主要负责部门，承担以下职责：-负责公司电话设备的采购、安装、维护与更新工作，确保电话系统的正常运行。-制定和完善电话使用管理制度，并监督制度的执行情况。-统计和分析公司电话使用数据，为公司通讯资源的合理分配提供依据。-协调处理员工在电话使用过程中遇到的问题和纠纷。2.各业务部门-各业务部门负责人负责本部门员工电话使用的日常管理和监督，确保部门员工遵守公司电话使用规定。-根据本部门业务需求，合理安排电话资源的使用，提高工作效率。-配合行政部门开展电话使用情况的统计和分析工作，提供必要的数据和信息。3.信息技术部门-信息技术部门负责公司电话系统的技术支持和维护，保障电话通讯的稳定性和安全性。-协助行政部门进行电话使用数据的收集和整理，提供技术方面的建议和解决方案。-对公司电话系统进行定期检查和优化，及时处理系统故障和技术问题。三、管理流程1.电话申请与分配-新员工入职时，由行政部门统一为其配备工作电话，并分配相应的电话号码。员工应妥善保管电话设备及号码，不得随意转借他人。-因工作需要新增电话设备或调整电话号码的，由员工所在部门填写《电话申请/调整申请表》，经部门负责人签字后提交至行政部门。行政部门根据公司资源情况进行审核和调配，并在3个工作日内完成相关操作。2.电话使用规范-员工应在工作时间内合理使用电话，避免长时间占用电话进行私人事务。非工作时间，员工可根据工作需要自行决定是否使用工作电话，但应注意避免打扰他人休息。-在使用电话进行业务沟通时，员工应使用文明、礼貌、专业的语言，不得使用粗俗、不当或攻击性的言辞。同时，要注意保护公司机密信息，不得在电话中泄露公司敏感数据和商业机密。-员工在接听电话时，应及时应答，一般要求在电话铃响三声内接听。接听后应主动报出公司名称和自己的部门、姓名，如“您好，[文化公司名称][部门名称][姓名]，请问有什么可以帮您？”。-拨打电话前，员工应提前准备好相关资料和沟通内容，明确通话目的，确保通话简洁明了、高效快捷。通话结束时，应礼貌地向对方道别，如“感谢您的来电，祝您生活愉快，再见！”。3.长途与国际电话管理-因业务需要拨打长途或国际电话的，员工应提前填写《长途/国际电话申请表》，详细说明通话事由、预计通话时长等信息，经部门负责人审批后提交至行政部门。行政部门根据公司规定进行审核，审核通过后方可拨打。-对于长途和国际电话的费用，公司将按照相关规定进行统计和核算。各部门应严格控制长途和国际电话的使用，避免不必要的费用支出。4.电话设备维护与报修-员工应爱护电话设备，保持设备清洁，避免因人为原因造成设备损坏。如发现电话设备出现故障或异常情况，应及时向行政部门报修，并填写《电话设备报修单》，说明故障现象和问题所在。-行政部门接到报修申请后，应及时联系信息技术部门进行维修。信息技术部门应在接到报修通知后的24小时内安排维修人员进行处理，确保电话设备尽快恢复正常使用。四、权利与义务1.员工权利-员工有权在工作需要时使用公司配备的电话设备进行业务沟通，公司应保障员工正常的通讯需求。-员工对电话使用过程中遇到的问题和不合理规定，有权向行政部门提出意见和建议，行政部门应及时进行反馈和处理。2.员工义务-员工有义务遵守公司电话使用管理规定，合理、规范地使用电话设备和通讯资源。-员工应妥善保管个人使用的电话设备，如因个人原因造成设备丢失、损坏的，应照价赔偿。-员工在电话沟通中应积极维护公司形象和声誉，不得发表有损公司利益的言论。3.公司权利-公司有权对员工电话使用情况进行监督和检查，包括通话记录、费用统计等信息。-对于违反公司电话使用规定的员工，公司有权根据情节轻重给予相应的处罚。4.公司义务-公司有义务为员工提供正常运行的电话设备和稳定的通讯服务，并定期对电话系统进行维护和更新。-公司应根据业务发展和员工实际需求，合理调整和分配电话资源，提高通讯效率。五、监督与奖惩机制1.监督方式-行政部门将定期或不定期对员工电话使用情况进行检查，包括电话设备的使用状态、通话记录、费用支出等方面。同时，鼓励员工之间相互监督，如发现违规行为可向行政部门举报。-信息技术部门将通过技术手段对公司电话系统进行监控，及时发现异常通话行为和系统故障，并向行政部门报告。2.奖励措施-对于在电话使用过程中表现优秀的员工，如能够高效利用电话完成工作任务，且通话文明礼貌、维护公司形象，公司将给予一定的奖励。奖励方式包括但不限于口头表扬、书面表彰、奖金奖励、晋升优先考虑等。-对提出合理化建议并有效改善公司电话使用管理的员工，公司将根据建议的实际效果给予相应的奖励。3.惩罚措施-对于违反公司电话使用规定的员工，行政部门将视情节轻重给予相应的处罚：-初次违规且情节较轻的，给予口头警告，并要求其立即改正。-多次违规或情节较为严重的，给予书面警告，并在公司内部进行通报批评。同时，根据违规造成的损失情况，扣除一定数额的绩效奖金。-对于严重违反规定，如利用公司电话进行违法活动或泄露公司机密信息的，公司将予以辞退，并依法追究其法律责任。六、附则1.本规定自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由行政部门负责解释和修订。2