公章章使用管理办法

公章章使用管理办法一、总则（一）目的为加强公司公章的使用管理，规范公章使用行为，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及下属分支机构在经营管理活动中涉及公章使用的相关事宜。（三）定义本办法所称公章，是指公司正式对外使用的具有法律效力的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。二、公章的刻制与启用（一）公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部门统一负责，根据公司设立、变更等相关程序，按照国家法律法规及公安机关的要求办理刻制手续。2.申请刻制公章时，需填写《公章刻制申请表》，详细注明公章名称、规格、材质等信息，并经公司法定代表人或授权代表人审批签字。3.行政部门应选择具有合法资质的印章制作单位进行公章刻制，确保公章的质量和安全性。（二）公章的启用1.新刻制的公章在启用前，行政部门应进行登记备案，记录公章的名称、规格、编号、启用日期、领取人等信息。2.公章启用时，行政部门应在公司内部发布启用通知，明确公章的使用范围、审批流程等相关规定。3.启用后的公章应妥善保管，如有遗失、被盗等情况，应立即向公司报告，并采取相应的挂失、补办等措施。三、公章的保管（一）保管原则1.公章应指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.公章保管人员不得擅自将公章转借他人使用，不得在未经授权的情况下携带公章外出。（二）保管方式1.公司公章应存放于专门的保险柜或安全的保管场所，确保公章的安全。2.财务专用章、法定代表人章等重要印章应分别由不同人员保管，实行双人保管制度，以防止印章被盗用或滥用。（三）保管人员职责1.负责公章的日常保管工作，确保公章存放安全，随时能够提供使用。2.严格按照本办法规定的审批流程使用公章，对盖章文件进行认真审核，确保文件内容真实、合法、有效。3.做好公章使用登记工作，详细记录公章使用的日期、事由、文件名称、盖章人等信息。4.定期对公章进行检查，如发现公章有损坏、磨损等情况，应及时报告并申请更换。5.如因保管不善导致公章遗失、被盗等情况，应承担相应的责任。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外签订合同、协议、文件等具有法律效力的事项；财务专用章主要用于公司财务结算、票据开具等相关财务活动；法定代表人章主要用于特定的财务支付、授权委托等事项。2.具体使用范围应严格按照公司的授权和相关规定执行，不得超出规定范围使用公章。（二）使用流程1.用章申请人填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、文件名称、用章日期、用章份数等信息，并提交相关文件或资料作为附件。2.用章申请人所在部门负责人对用章事项进行审核，签署审核意见，确保用章事项真实、合法、合规。3.涉及重大事项或金额较大的用章申请，需经公司分管领导、法定代表人审批签字后方可使用公章。4.公章保管人员收到经审批的《公章使用申请表》后，对申请文件进行再次审核，确认无误后在用章位置加盖公章，并在《公章使用登记表》上进行登记。5.用章完毕后，公章保管人员应及时将公章归还原保管场所，并将《公章使用申请表》等相关文件整理归档。（三）特殊情况用章1.如遇紧急情况，无法按照正常审批流程用章时，用章申请人应通过电话或其他方式向公司相关领导请示，并在事后及时补办审批手续。2.因工作需要携带公章外出使用时，需经公司法定代表人或授权代表人批准，并填写《公章外出使用申请表》，注明外出事由、用章事项、外出时间等信息。公章保管人员应陪同前往，确保公章安全使用，并在使用完毕后及时带回公司。五、公章使用的审批（一）审批权限1.一般性文件、合同等用章，由用章申请人所在部门负责人审核，行政部门负责人审批。2.涉及公司重大决策、重要合同、大额资金往来等事项的用章，需经公司分管领导、法定代表人审批。（二）审批要求1.审批人应认真审核用章事项，确保用章内容符合公司的利益和相关法律法规的要求。2.对于不符合规定的用章申请，审批人应明确提出意见，不予批准，并说明理由。六、公章使用的登记与档案管理（一）登记制度1.公章保管人员应建立《公章使用登记表》，对每次公章使用情况进行详细登记，登记内容应包括用章日期、事由、文件名称、盖章人、审批人等信息。2.《公章使用登记表》应妥善保存，保存期限不少于[X]年，以备查阅。（二）档案管理1.行政部门应负责对公章使用相关的文件、资料进行整理归档，包括《公章使用申请表》、《公章外出使用申请表》、《公章使用登记表》等。2.档案管理人员应按照档案管理的相关规定，对公章使用档案进行分类、编号、装订，确保档案的完整性和规范性。3.公章使用档案应妥善保管，未经批准不得擅自查阅、借阅。如因工作需要查阅、借阅档案，应按照公司档案管理制度的规定办理相关手续。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对公章使用情况进行审计检查，重点检查公章使用是否符合规定的审批流程、登记制度是否健全、档案管理是否规范等。2.行政部门应加强对公章保管和使用情况的日常监督，发现问题及时督促整改。（二）违规处理1.对于违反本办法规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。八、附则