制定非招标管理办法

制定非招标管理办法一、总则（一）目的为了规范公司/组织的非招标采购活动，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据相关法律法规及行业标准，结合公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内除依法必须进行招标项目以外的各类货物、工程和服务的采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：非招标采购活动应当严格遵守国家法律法规及行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，为其提供平等的竞争机会。3.公开透明原则：采购过程和结果应当公开透明，接受公司/组织内部监督和相关部门的监管。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。5.诚实守信原则：采购活动各方应当诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或进行不正当竞争。（四）职责分工1.采购部门负责制定非招标采购计划，组织实施采购活动，包括选择采购方式、编制采购文件、发布采购信息、组织评审、签订采购合同等。负责对供应商进行管理和评价，建立供应商库，维护供应商信息。负责采购项目的档案管理，整理、归档采购过程中的各类文件资料。2.需求部门提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、技术要求、服务标准等内容。参与采购文件的编制和评审工作，提供专业意见和建议。负责对采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合要求。3.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理使用。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付。负责对采购项目的成本核算和效益分析。4.法务部门负责对采购文件和采购合同进行法律审核，确保其合法合规。参与处理采购活动中的法律纠纷，提供法律支持和咨询服务。5.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购文件的合规性、采购合同的履行情况等。对采购项目的效益进行评价，提出改进建议。二、采购方式及适用条件（一）询价采购1.适用条件采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购金额较小的项目，具体金额标准由公司/组织根据实际情况确定。2.采购程序采购部门根据需求部门提出的采购需求，确定询价供应商名单。向询价供应商发出询价通知书，明确采购项目的规格、数量、技术要求、服务标准、报价要求等内容。询价供应商在规定时间内提交报价文件。采购部门对询价供应商的报价文件进行评审，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用条件招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购程序采购部门发布竞争性谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。谈判小组由采购部门、需求部门、财务部门、法务部门等相关人员组成，负责与供应商进行谈判。谈判小组与供应商进行谈判，就采购项目的技术、价格、服务等条款进行协商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据供应商的最后报价和谈判情况，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（三）单一来源采购1.适用条件只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、内容、预算金额、申请单一来源采购的理由等。公司/组织内部相关部门对单一来源采购申请进行审核，必要时组织专家进行论证。审核通过后，采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格、技术要求、服务标准等条款。采购部门与单一供应商签订采购合同。（四）竞争性磋商采购1.适用条件政府购买服务项目。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目。按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。2.采购程序采购部门发布竞争性磋商公告，邀请符合条件的供应商参加磋商。磋商小组由采购部门、需求部门、财务部门、法务部门等相关人员组成，负责与供应商进行磋商。磋商小组与供应商进行磋商，就采购项目的技术、价格、服务等条款进行协商。磋商结束后，磋商小组要求所有参加磋商的供应商在规定时间内提交最后报价。磋商小组根据供应商的最后报价和磋商情况，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据公司/组织的业务发展需要和实际工作需求，提出采购申请，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、服务标准、预算金额等内容。2.采购部门对需求部门提交的采购申请进行汇总和审核，结合公司/组织的采购预算和库存情况，制定采购计划。3.采购计划经公司/组织相关领导审批后实施。（二）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目的特点，采购部门编制采购文件，包括询价通知书、竞争性谈判文件、单一来源采购文件、竞争性磋商文件等。2.采购文件应当明确采购项目的规格、数量、技术要求、服务标准、报价要求、评审标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制完成后，应当经采购部门负责人、法务部门审核后发布。（三）采购信息发布1.根据采购项目的特点和采购方式，采购部门选择合适的采购信息发布渠道，发布采购信息，邀请供应商参加采购活动。2.采购信息发布渠道包括公司/组织内部网站、行业网站、政府采购平台、招标代理机构网站等。3.采购信息应当明确采购项目的名称、内容、预算金额、采购方式、采购文件获取方式、报名时间、开标时间、地点等内容。（四）供应商选择与管理1.采购部门对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.通过资格审查的供应商进入采购评审环节。采购部门按照采购文件规定的评审标准，组织评审小组对供应商的报价文件、技术方案、服务承诺等进行评审，选择成交供应商。3.采购部门与成交供应商签订采购合同，并将采购结果在公司/组织内部进行公示。4.建立供应商管理档案，对供应商的基本信息、采购项目参与情况、合同履行情况、售后服务情况等进行记录和评价。定期对供应商进行考核，对于考核不合格的供应商，限制其参与公司/组织的采购活动。（五）采购合同签订与履行1.采购部门与成交供应商按照采购文件和评审结果签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订后，采购部门应当及时将合同副本送财务部门、法务部门等相关部门备案。3.采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按照合同约定提供货物、工程和服务。需求部门负责对采购项目进行验收，确保采购货物、工程和服务符合要求。4.供应商未能按照合同约定履行义务的，采购部门应当及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。如供应商的违约行为给公司/组织造成损失的，采购部门应当依法追究供应商的赔偿责任。（六）采购验收与结算1.需求部门按照采购合同的约定对采购项目进行验收，验收内容包括货物的规格、数量、质量、技术要求、服务标准等。2.验收合格后，需求部门出具验收报告。采购部门根据验收报告和采购合同，办理采购结算手续。3.财务部门按照采购合同和财务制度的规定，审核采购结算凭证，支付采购款项。四、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购文件的合规性、采购合同的履行情况等。2.公司/组织内部设立投诉举报渠道，接受员工对采购活动中违规行为的投诉举报。对投诉举报事项进行调查核实，依法依规处理。3.采购部门应当定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部监管1.采购活动应当接受相关政府部门的监管，遵守政府采购法律法规及行业标准。2.对于涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊采购项目，应当按照国家有关规定执行，并接受相关部门的监督检查。五、法律责任（一）供应商法律责任1.供应商在采购活动中提供虚假材料谋取中标、成交的，采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的，与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的，向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的，拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的，由财政部门责令限期改正，并处采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.供应商未按照采购合同约定履行义务的，应当承担违约责任，赔偿采购人因此遭受的损失。（二）采购人员法律责任1.采购人员在采购活动中违反法律法规及公司/组织规定，收受供应商贿赂、回扣或者其他不