文件印刷费管理办法

文件印刷费管理办法一、总则（一）目的为加强公司文件印刷费的管理，规范文件印刷流程，控制印刷成本，提高资金使用效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门因工作需要发生的文件印刷费用支出管理。（三）基本原则1.预算控制原则严格按照年度预算安排文件印刷费用支出，确保费用支出在预算范围内。2.审批规范原则所有文件印刷业务必须经过严格的审批流程，确保印刷需求合理、必要。3.成本效益原则在保证文件印刷质量的前提下，充分考虑成本因素，选择性价比高的印刷供应商，降低印刷成本。4.责任明确原则明确各部门在文件印刷过程中的职责，确保各项工作有序进行，责任落实到人。二、职责分工（一）需求部门1.根据工作实际需要，准确填写《文件印刷申请表》，详细说明印刷文件的名称、内容、数量、格式、印刷要求等信息，并提交部门负责人审核。2.负责对印刷后的文件进行验收，检查文件印刷质量是否符合要求，数量是否准确无误。如发现问题，及时与印刷供应商沟通解决，并向相关部门反馈。（二）部门负责人1.对本部门提交的《文件印刷申请表》进行审核，重点审核印刷需求的合理性、必要性以及预算的准确性。2.根据实际情况，对印刷文件的内容、格式等进行把关，确保文件符合公司相关规定和业务要求。（三）行政部门1.负责统一管理公司文件印刷业务，建立印刷供应商档案，定期对供应商进行评估和筛选。2.汇总各部门提交的《文件印刷申请表》，根据审批意见，选择合适的印刷供应商，并签订印刷合同或协议。3.协调印刷过程中的各项事宜，包括与供应商沟通印刷要求、跟踪印刷进度、监督印刷质量等。4.负责对印刷费用进行核算和报销，定期统计分析文件印刷费用支出情况，向公司领导汇报。（四）财务部门1.负责审核文件印刷费用的报销凭证，确保费用支出符合公司财务制度和相关法律法规要求。2.按照预算管理要求，对文件印刷费用进行监控，对超预算支出提出预警和控制建议。3.参与印刷供应商的选择和合同评审工作，提供财务方面的专业意见。三、印刷流程（一）申请1.各部门如需印刷文件，应提前填写《文件印刷申请表》，并提交至部门负责人。2.《文件印刷申请表》应包括以下内容：申请部门：填写申请印刷文件的部门名称。申请人：填写申请印刷文件的具体人员姓名。文件名称：填写印刷文件的准确名称。内容简述：简要描述文件的主要内容。数量：明确印刷文件的份数。格式要求：说明文件的格式，如Word、Excel、PDF等。印刷要求：包括纸张规格、颜色要求、装订方式等。预算金额：预估本次文件印刷所需的费用金额。（二）审核1.部门负责人收到《文件印刷申请表》后，应认真审核印刷需求的合理性、必要性以及预算的准确性。2.对于涉及公司重要政策、制度、合同等文件的印刷，部门负责人应组织相关人员进行会审，确保文件内容准确无误。3.审核通过后，部门负责人在《文件印刷申请表》上签字确认，并将申请表提交至行政部门。（三）审批1.行政部门收到各部门提交的《文件印刷申请表》后，应进行汇总整理，并根据审批权限提交公司领导审批。2.审批权限如下：印刷预算金额在[X]元以下的，由行政部门负责人审批。印刷预算金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批。印刷预算金额在[X]元以上的，由公司总经理审批。3.审批通过后，行政部门在《文件印刷申请表》上加盖审批章，并留存一份备案。（四）选型1.行政部门根据审批通过的《文件印刷申请表》，选择合适的印刷供应商。2.选择印刷供应商时，应综合考虑以下因素：供应商的信誉和资质：选择具有良好信誉、合法经营资质的供应商。印刷质量：考察供应商的印刷设备、技术水平和质量控制能力，确保印刷质量符合要求。价格水平：在保证印刷质量的前提下，比较不同供应商的价格，选择性价比高的供应商。服务能力：包括交货期、售后服务等方面的能力，确保供应商能够按时、按质完成印刷任务，并提供良好的售后服务。3.行政部门应与选定的印刷供应商签订印刷合同或协议，明确双方的权利和义务，包括印刷内容、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。（五）印刷1.印刷供应商按照合同或协议要求，组织安排文件印刷工作。2.在印刷过程中，行政部门应与供应商保持密切沟通，及时了解印刷进度和质量情况，如有问题及时协调解决。3.行政部门可根据需要，对印刷过程进行抽检，确保印刷质量符合要求。（六）验收1.文件印刷完成后，印刷供应商应及时通知行政部门进行验收。2.行政部门组织需求部门对印刷后的文件进行验收，验收内容包括：印刷质量：检查文件的文字、图片、格式等是否清晰、准确，有无模糊、重影、掉色等问题。数量：核对印刷文件的实际数量是否与合同或协议约定的数量一致。装订：检查文件的装订是否牢固、整齐，有无缺页、倒装等情况。3.如发现问题，验收人员应及时填写《文件印刷验收单》，详细记录问题情况，并要求印刷供应商限期整改。整改完成后，重新进行验收，直至达到验收标准。（七）结算1.验收合格后，印刷供应商应向行政部门提交《文件印刷费用结算清单》及相关发票。2.行政部门对结算清单和发票进行审核，确认无误后，按照合同或协议约定的付款方式办理付款手续。3.财务部门收到行政部门提交的付款申请后，对报销凭证进行审核，审核通过后予以付款。四、预算管理（一）预算编制1.每年末，各部门应根据下一年度的工作安排，结合历史文件印刷费用支出情况，编制本部门下一年度的文件印刷费用预算，并填写《文件印刷费用预算表》，提交至行政部门。2.《文件印刷费用预算表》应包括以下内容：预算年度：填写预算所属的年度。部门名称：填写编制预算的部门名称。文件名称：填写预计印刷的文件名称。数量：预估印刷文件的份数。预算金额：预计本次文件印刷所需的费用金额。3.行政部门对各部门提交的预算进行汇总整理，结合公司年度工作计划和整体预算安排，编制公司年度文件印刷费用预算草案，提交公司领导审批。（二）预算执行1.公司年度文件印刷费用预算经审批通过后，应严格按照预算执行。各部门应在预算范围内合理安排文件印刷工作，不得超预算支出。2.行政部门应建立文件印刷费用预算执行台账，实时记录预算执行情况，定期对预算执行情况进行分析和监控。3.如因工作需要确需调整预算的，应按照预算编制和审批程序，重新提交预算调整申请，经审批通过后方可调整。（三）预算考核1.公司将对各部门文件印刷费用预算执行情况进行考核，考核结果与部门绩效挂钩。2.考核指标包括预算执行率、费用节约率等。预算执行率=实际支出金额/预算金额×100%；费用节约率=（预算金额实际支出金额）/预算金额×100%。3.对于预算执行率低、费用节约效果显著的部门，给予适当的奖励；对于预算执行率高、超预算支出的部门，进行通报批评，并要求其说明原因，提出整改措施。五、费用控制（一）标准制定1.行政部门应根据公司实际情况，结合市场价格水平，制定文件印刷费用控制标准，明确不同类型文件印刷的单价上限。2.文件印刷费用控制标准应定期进行更新和调整，以适应市场变化和公司业务发展的需要。（二）过程控制1.行政部门在选择印刷供应商时，应严格按照费用控制标准进行询价和比价，确保印刷价格合理。2.在印刷过程中，行政部门应加强对印刷费用的监控，如发现费用超支迹象，应及时与印刷供应商沟通协商，采取有效措施控制费用。3.需求部门在填写《文件印刷申请表》时，应根据费用控制标准合理预估预算金额，不得随意夸大印刷需求和费用预算。（三）节约奖励1.对于在文件印刷过程中通过优化印刷方案、合理选择供应商等方式，有效节约印刷费用的部门和个人，公司给予适当的奖励。2.节约奖励的具体标准和方式由公司另行制定。六、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对文件印刷费用的支出情况进行审计，检查费用支出是否符合公司规定和相关法律法规要求，预算执行是否严格，审批流程是否规范等。2.对于审计过程中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）定期检查1.行政部门定期对文件印刷业务进行检查，包括印刷流程的执行情况、印刷质量、费用控制等方面。2.检查结果应形成书面报告，报送公司领导，并通报相关部门。对于检查中发现的问题，应及时督促相关部门进行整改。（三）投诉处理1.设立