机要发电章管理办法

机要发电章管理办法一、总则（一）目的为加强公司机要发电章的管理，确保机要文件传输的安全性、准确性和规范性，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门在机要文件发电过程中对机要发电章的使用与管理。（三）基本原则1.严格规范原则：机要发电章的使用必须严格遵循本办法规定的程序和要求，确保操作规范、准确。2.安全保密原则：机要发电章涉及机要文件的传递，必须确保其安全性和保密性，防止信息泄露。3.责任明确原则：明确机要发电章使用过程中各环节的责任，做到责任到人，便于监督和追究。二、机要发电章的刻制与启用（一）刻制1.机要发电章由公司办公室根据工作需要，按照国家相关法律法规及行业标准规定的样式统一刻制。2.刻制机要发电章需选择具有资质、信誉良好的印章制作单位，确保印章质量。（二）启用1.机要发电章刻制完成后，由办公室填写《机要发电章启用登记表》，详细记录印章名称、规格、启用日期、启用部门等信息。2.《机要发电章启用登记表》经办公室负责人审核签字后，留存备案。3.机要发电章启用后，方可正式投入使用。三、机要发电章的保管（一）保管部门机要发电章由公司办公室指定专人负责保管。（二）保管要求1.保管人员应具备高度的责任心和保密意识，妥善保管机要发电章，确保印章安全。2.机要发电章应存放在安全可靠的专用保险柜或保管箱内，实行双人双锁保管制度。3.保管人员不得将机要发电章转借他人使用，不得擅自携带印章外出。如因工作需要必须携带外出的，需经办公室负责人批准，并办理相关登记手续。4.保管人员应定期对机要发电章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告办公室负责人，并按照规定程序进行处理。四、机要发电章的使用（一）使用范围机要发电章仅限于公司内部机要文件的发电使用，不得用于其他非机要文件或事项。（二）使用流程1.文件起草：机要文件起草部门按照公司公文格式及相关要求起草机要文件。2.审核审批：起草完成的机要文件经部门负责人审核签字后，报公司领导审批。3.盖章申请：经审批后的机要文件，由起草部门填写《机要发电章使用申请表》，详细注明文件名称、文号、发文日期、发文部门、主送部门等信息，并提交给办公室。4.盖章审核：办公室收到《机要发电章使用申请表》后，对文件内容、格式、审批流程等进行审核。审核无误后，在申请表上签字确认。5.盖章操作：保管人员根据办公室审核通过的《机要发电章使用申请表》，在机要文件规定的盖章位置加盖机要发电章。盖章应清晰、端正，确保印章与文件内容完整、准确。6.登记备案：盖章完成后，保管人员在《机要发电章使用登记表》上详细记录盖章日期、文件名称、文号、盖章人等信息，并留存备案。（三）使用注意事项1.使用机要发电章前，必须确保文件已经过严格的审核审批流程，内容准确无误。2.盖章时应注意印章的清洁，避免印章沾上污渍或其他异物，影响盖章效果。3.严禁在空白纸张或未经过审批的文件上加盖机要发电章。4.如因特殊情况需要对已盖章的机要文件进行修改或补充，必须重新履行审核审批及盖章手续。五、机要发电章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变化等原因，机要发电章不再使用时，由办公室提出停用申请。2.停用申请经公司领导批准后，办公室填写《机要发电章停用登记表》，详细记录停用日期、原因等信息。3.机要发电章停用后，保管人员应立即将印章收回，并妥善保管。（二）销毁1.对于停用的机要发电章，由办公室按照国家相关法律法规及公司规定的程序进行销毁。2.销毁机要发电章时，必须有两人以上在场监督，并在《机要发电章销毁登记表》上签字确认。3.《机要发电章销毁登记表》应详细记录销毁日期、印章名称、规格、销毁方式等信息，留存备案。六、监督与检查（一）监督部门公司办公室负责对机要发电章的使用与管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.机要发电章的保管是否安全，是否符合保管要求。2.机要发电章的使用是否符合规定的范围和流程，是否存在违规使用的情况。3.机要发电章使用过程中的登记备案工作是否完整、准确。（三）检查频率办公室定期对机要发电章的使用与管理情况进行检查，每月至少检查一次。对于重要时期或特殊情况，可根据需要增加检查频率。（四）问题处理1.检查过程中如发现问题，检查人员应及时填写《机要发电章管理检查问题记录表》，详细记录问题情况、发现时间、责任人等信息。2.对于一般性问题，办公室应及时向责任人提出整改要求，责令其限期整改。整改完成后，责任人应向办公室提交整改报告，办公室进行复查。3.对于严重违规问题，办公室应立即向上级领导报告，并按照公司相关规定进行严肃处理，追究责任人的责任。七、责任追究（一）责任界定1.因保管人员保管不善，导致机要发电章丢失、被盗或损坏的，由保管人员承担相应责任。2.因使用人员违规操作，导致机要文件泄露或产生其他不良后果的，由使用人员承担相应责任。3.因审核审批人员把关不严，导致不符合要求的机要文件加盖机要发电章的，由审核审批人员承担相应责任。（二）责任追究方式1.对于违反本办法规定的责任人，公司将视情节轻重，给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因责任人的违规行为给