平阴县会务管理办法

平阴县会务管理办法一、总则（一）目的为进一步加强平阴县会务管理，规范会议组织流程，提高会议效率和质量，确保会议各项工作有序进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于平阴县各级党政机关、企事业单位、社会团体组织召开的各类会议。（三）基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，注重会议效果，避免形式主义。2.规范有序原则：明确会议组织各环节的职责和工作流程，确保会议组织工作规范化、标准化。3.安全保密原则：加强会议期间的安全管理，严格遵守保密规定，确保会议信息安全。二、会议分类与组织分工（一）会议分类1.全县性会议：由县委、县政府召开，参会人员为全县各级党政机关、企事业单位主要负责人等。2.部门会议：由县直各部门召开，参会人员为本部门及下属单位相关人员。3.专题会议：针对特定工作或问题召开的会议，参会人员根据会议主题确定。4.临时会议：因工作需要临时召集的会议，参会人员根据会议内容确定。（二）组织分工1.县委办公室、县政府办公室：负责全县性会议的统筹协调和组织实施，制定会议方案，安排会议场地、议程、材料准备等工作。2.县直各部门：负责本部门会议的组织工作，按照要求制定会议方案，报县委办公室、县政府办公室备案，并负责会议的具体实施。3.会议承办单位：根据会议组织部门的要求，具体承担会议的各项服务保障工作，包括场地布置、设备调试、餐饮安排、车辆调度等。三、会议筹备（一）会议计划1.各部门应于每年年底前，向县委办公室、县政府办公室报送下一年度会议计划，包括会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容、会议规模等。2.县委办公室、县政府办公室对各部门报送的会议计划进行审核，综合平衡后报县委、县政府批准。3.因工作需要临时增加的会议，主办部门应提前向县委办公室、县政府办公室提出申请，经批准后方可组织召开。（二）会议方案1.会议主办部门应根据会议计划，制定详细的会议方案，明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程安排、会议材料、后勤保障等内容。2.会议方案应提前报县委办公室、县政府办公室审核，经批准后组织实施。3.会议方案如有调整，应及时报县委办公室、县政府办公室备案。（三）会议通知1.会议主办部门应根据会议方案，提前发出会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议内容、注意事项等。2.会议通知应采用正式文件、电子邮件、电话等多种方式发送，确保参会人员及时收到通知。3.对于重要会议，应提前提醒参会人员做好准备，并要求参会人员按时参会，不得缺席、迟到或早退。（四）会议材料准备1.会议主办部门应根据会议议程，准备好会议所需的各类材料，包括领导讲话、工作报告、会议纪要、讨论稿等。2.会议材料应内容准确、逻辑清晰、格式规范，提前印发给参会人员。3.对于涉密会议材料，应严格按照保密规定进行管理，确保会议信息安全。（五）会议场地安排1.会议主办部门应根据会议规模和要求，选择合适的会议场地，并提前与场地管理部门沟通协调，确保场地设施设备完好、环境整洁。2.会议场地应配备必要的音响、灯光、投影等设备，满足会议需要。3.对于重要会议，应安排专人负责场地布置，营造良好的会议氛围。（六）会议设备保障1.会议主办部门应提前对会议所需的设备进行调试和检查，确保设备正常运行。2.会议期间，应安排专人负责设备维护和管理，及时处理设备故障。3.对于涉密会议，应采取必要的保密措施，防止会议信息泄露。（七）会议餐饮安排1.会议主办部门应根据会议规模和要求，合理安排会议餐饮，确保餐饮质量和安全。2.会议餐饮应注重营养搭配，提供多样化的菜品选择。3.对于重要会议，应严格控制餐饮标准，不得铺张浪费。（八）会议车辆调度1.会议主办部门应根据参会人员数量和交通情况，合理安排会议车辆，确保参会人员按时、安全到达会议地点。2.会议车辆应保持整洁卫生，定期进行维护保养，确保车辆性能良好。3.对于重要会议，应安排专人负责车辆调度和管理，确保车辆使用安全有序。四、会议组织与服务（一）会议签到1.会议承办单位应在会议入口处设置签到台，安排专人负责会议签到工作。2.参会人员应在签到表上签到，并领取会议材料。3.会议承办单位应及时统计参会人员签到情况，向会议主办部门报告。（二）会议引导1.会议承办单位应安排专人负责会议引导工作，引导参会人员有序进入会场。2.对于重要会议，应在会场入口处设置指示牌，引导参会人员就座。3.会议期间，应及时为参会人员提供必要的服务，如茶水、纸巾等。（三）会议记录1.会议主办部门应安排专人负责会议记录工作，准确记录会议内容、讨论情况、决议事项等。2.会议记录应采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行保存，确保记录完整、准确。3.会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要，报会议主办部门审核后印发给参会人员。（四）会议服务1.会议承办单位应提供优质、高效的会议服务，确保会议顺利进行。2.会议期间，应及时处理参会人员提出的问题和需求，为参会人员提供便利。3.会议结束后，应及时清理会场，恢复场地原状。五、会议纪律与要求（一）参会纪律1.参会人员应按时参会，不得缺席、迟到或早退。如有特殊情况不能参会，应提前向会议主办部门请假。2.参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得在会场内吸烟、交头接耳、随意走动。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得擅自离会或从事与会议无关的事情。（二）保密要求1.参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容和机密信息。2.对于涉密会议材料，应妥善保管，不得私自复制、传播。3.会议期间，应加强对会场的保密管理，防止会议信息泄露。（三）安全管理1.会议主办部门和承办单位应加强会议期间的安全管理，制定安全预案，确保会议安全。2.会议场地应配备必要的安全设施设备，如消防器材、应急照明等。3.会议期间，应安排专人负责安全巡查，及时发现和处理安全隐患。六、会议经费管理（一）经费预算1.会议主办部门应根据会议方案，编制会议经费预算，明确会议各项费用支出。2.会议经费预算应包括场地租赁、设备租赁、餐饮、交通、材料印刷、人员劳务等费用。3.会议经费预算应报县委办公室、县政府办公室审核，经批准后执行。（二）经费报销1.会议结束后，会议承办单位应及时整理会议经费支出凭证，按照财务制度进行报销。2.会议经费报销应提供合法有效的票据，报销凭证应与会议经费预算相符。3.对于超预算支出的会议经费，应报县委办公室、县政府办公室审批后报销。（三）经费监督1.县委办公室、县政府办公室应加强对会议经费的监督管理，定期对会议经费使用情况进行检查。2.各部门应严格执行会议经费管理制度，不得擅自扩大会议经费开支范围，提高会议经费标准。3.对于违反会议经费管理制度的行为，应依法依规进行处理。七、会议评估与总结（一）会议评估1.会议结束后，会议主办部门应及时组织参会人员对会议效果进行评估，评估内容包括会议主题、议程安排、组织协调、会议材料、服务保障等方面。2.会议评估可采用问卷调查、座谈会等方式进行，广泛征求参会人员的意见和建议。3.会议主办部门应根据会议评估结果，总结经验教训，提出改进措施，不断提高会议组织水平。（二）会议总结1.会议主办部门应在会议结束后及时撰写会议总结，总结会议主要内容、取得的成效、存在的问题及改进措施等。2.会议总结应报县委办公室、县