加油卡使用管理办法

加油卡使用管理办法一、总则（一）目的为加强公司加油卡的使用管理，规范加油卡的使用行为，提高加油卡使用效率，保障公司车辆正常运行，降低公司运营成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有配备加油卡的车辆及相关使用人员。（三）基本原则1.合规性原则加油卡的使用必须符合国家法律法规及相关行业标准，确保公司运营合法合规。2.安全性原则加强加油卡的安全管理，防止加油卡被盗用、冒用等情况发生，保障公司财产安全。3.准确性原则加油卡的使用记录应准确、完整，以便于财务核算和成本控制。4.节约性原则鼓励合理使用加油卡，倡导节约能源，降低公司运营成本。二、加油卡的申请与办理（一）申请1.各部门因工作需要使用加油卡的，应填写《加油卡申请表》，注明申请加油卡的车辆车牌号、预计月使用油量、申请理由等信息。2.《加油卡申请表》经部门负责人审核签字后，报公司财务部门审核。3.财务部门根据公司车辆使用情况及预算安排，对加油卡申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。（二）办理1.经公司领导审批同意后，由公司指定专人负责办理加油卡。2.办理加油卡时，应选择信誉良好、服务优质的加油站，并根据公司要求选择合适的加油卡类型。3.办理加油卡所需资料包括：公司营业执照副本复印件、组织机构代码证副本复印件、法定代表人身份证复印件、经办人身份证复印件等。4.加油卡办理完成后，由专人负责领取，并及时将加油卡发放给相关使用人员。三、加油卡的使用（一）使用范围加油卡仅限于公司指定的车辆在指定的加油站使用，不得转借他人或用于其他非公司车辆加油。（二）使用流程1.车辆驾驶员在加油前，应检查车辆油箱油量，确保加油卡余额充足。2.驾驶员前往指定加油站加油时，应主动向加油站工作人员出示加油卡，并告知加油金额。3.加油站工作人员根据驾驶员要求进行加油操作，并打印加油小票。4.驾驶员应仔细核对加油小票上的加油金额、加油量、加油站名称等信息，确认无误后在加油小票上签字确认。5.加油小票作为加油卡使用的原始凭证，驾驶员应妥善保管，定期交回公司财务部门进行审核。（三）特殊情况处理1.如遇加油卡丢失、被盗用等情况，驾驶员应立即向公司报告，并协助公司采取相应的挂失、报警等措施。2.因特殊原因需要在非指定加油站加油的，驾驶员应提前向公司申请，经公司领导批准后方可使用现金加油，并在报销时提供相关证明材料。3.如遇加油站系统故障或其他原因无法使用加油卡加油的，驾驶员应及时与公司联系，听从公司安排。四、加油卡的充值与报销（一）充值1.公司财务部门应根据加油卡使用情况及车辆行驶里程等因素，定期对加油卡进行充值。2.加油卡充值时，应填写《加油卡充值申请表》，注明充值金额、充值时间、充值加油站等信息。3.《加油卡充值申请表》经财务部门负责人审核签字后，报公司领导审批。4.经公司领导审批同意后，由财务部门指定专人负责办理加油卡充值业务，并及时将充值信息录入公司加油卡管理系统。（二）报销1.驾驶员应每月定期将加油小票整理粘贴好，并填写《加油卡报销申请表》，注明加油日期、加油金额、加油量、加油站名称、车辆车牌号等信息。2.《加油卡报销申请表》经部门负责人审核签字后，报公司财务部门审核。3.财务部门根据公司加油卡使用管理办法及相关财务制度，对加油卡报销申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。4.经公司领导审批同意后，财务部门按照公司财务流程进行报销处理。五、加油卡的挂失与补办（一）挂失1.如发现加油卡丢失或被盗用，驾驶员应立即向公司报告，并在第一时间拨打加油卡所属加油站的客服电话进行挂失。2.驾驶员在挂失时，应提供加油卡卡号、持卡人姓名、身份证号码等信息，并说明挂失原因。3.加油站客服人员在核实相关信息后，为驾驶员办理加油卡挂失手续，并告知驾驶员挂失后的注意事项。（二）补办1.加油卡挂失后，驾驶员应及时填写《加油卡补办申请表》，注明加油卡卡号、持卡人姓名、身份证号码、挂失时间、补办原因等信息。2.《加油卡补办申请表》经部门负责人审核签字后，报公司财务部门审核。3.财务部门根据公司加油卡使用管理办法及相关财务制度，对加油卡补办申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。4.经公司领导审批同意后，由公司指定专人负责办理加油卡补办业务，并及时将补办后的加油卡发放给驾驶员。六、加油卡的保管与维护（一）保管1.加油卡由车辆驾驶员负责保管，驾驶员应妥善保管加油卡，不得随意转借他人或丢失。2.加油卡应存放在安全、干燥的地方，避免加油卡受到损坏或丢失。3.如因驾驶员保管不善导致加油卡丢失或被盗用，驾驶员应承担相应的责任。（二）维护1.公司财务部门应定期对加油卡的使用情况进行核对和分析，确保加油卡使用记录准确无误。2.公司应定期对加油卡管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和数据安全。3.如发现加油卡管理系统出现故障或异常情况，应及时联系系统维护人员进行处理。七、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对加油卡的使用情况进行检查，核对加油小票、充值记录、报销凭证等相关资料，确保加油卡使用合规、准确。2.公司审计部门应定期对加油卡的使用管理情况进行审计，检查加油卡使用是否符合公司规定，是否存在浪费、违规使用等情况。3.各部门负责人应加强对本部门加油卡使用情况的监督和管理，确保本部门加油卡使用合规、节约。（二）外部监督1.公司应积极配合相关部门的监督检查，如实提供加油卡使用管理情况的相关资料。2.如发现公司加油卡使用管理存在违规行为，应及时整改，并接受相关部门的处罚。八、违规处理（一）违规行为1.转借加油卡给他人使用的；2.利用加油卡套取现金或谋取私利的；3.虚报加油费用或提供虚假加油小票的；4.因保管不善导致加油卡丢失或被盗用，给公司造成损失的；5.其他违反加油卡使用管理办法的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规行为给公司造成经济损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任。3.对于涉嫌违法犯罪的行为，公司将依法移送司法机关处理。九、附则