新零售信息管理办法

新零售信息管理办法一、总则（一）目的为规范新零售业务中的信息管理，保障信息安全，提高运营效率，促进公司/组织在新零售领域的健康发展，依据相关法律法规和行业标准，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内涉及新零售业务的各部门、各岗位以及与之相关的信息系统、数据资源等。包括但不限于线上商城、线下门店的信息管理，供应链信息交互，客户信息处理等环节。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规，确保信息管理活动在法律框架内进行，尊重和保护用户的合法权益。2.安全性原则采取有效措施保障信息的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露、篡改和丢失，抵御各类信息安全威胁。3.准确性原则确保信息的采集、存储、传输和使用准确无误，为业务决策提供可靠依据。4.及时性原则及时处理和更新信息，保证信息的时效性，满足业务运营和客户需求。5.合规性原则符合行业标准和监管要求，积极响应政策变化，不断完善信息管理体系。二、信息管理职责分工（一）信息管理部门1.负责制定和完善信息管理相关制度、流程和规范，并监督执行。2.统筹规划公司/组织的信息系统建设与升级，确保系统的稳定性、安全性和兼容性。3.负责信息安全管理，包括网络安全防护、数据备份与恢复、访问控制等工作。4.组织开展信息管理培训，提高员工的信息管理意识和技能。5.对公司/组织内的信息资源进行整合与管理，建立信息共享机制。（二）业务部门1.负责本部门业务相关信息的采集、整理和录入，确保信息的真实性和准确性。2.按照信息管理部门的要求，配合做好信息系统的使用和维护工作，及时反馈系统运行中的问题。3.负责本部门客户信息、业务数据等的保密工作，防止信息泄露。4.根据业务需求，提出信息管理方面的合理建议和改进措施。（三）技术部门1.负责信息系统的技术开发、运维和优化，保障系统的正常运行。2.协助信息管理部门制定信息安全技术方案，实施技术防护措施。3.对信息系统的性能进行监测和评估，及时处理技术故障和隐患。4.参与信息管理相关技术标准和规范的制定。三、信息采集与录入（一）采集渠道1.线上渠道通过公司/组织的官方网站、移动应用、社交媒体平台等收集用户注册信息、浏览记录、交易数据等。2.线下渠道线下门店通过收银系统、会员管理系统等采集顾客购买信息、会员信息等；在市场调研、促销活动等场景中，通过问卷、访谈等方式收集相关信息。3.供应链渠道与供应商建立信息对接机制，获取商品采购信息、库存信息、物流信息等。（二）采集规范1.明确信息采集的目的、范围和内容，确保采集的信息与业务需求相关。2.遵循合法、正当、必要的原则，征得信息主体的同意（法律法规另有规定的除外），并告知信息主体采集信息的用途、方式和期限等。3.采用合法、安全、有效的技术手段进行信息采集，避免过度采集和重复采集。4.对采集到的信息进行初步筛选和审核，确保信息的质量。（三）录入要求1.按照规定的格式和标准，及时、准确地将采集到的信息录入信息系统。2.对录入的信息进行完整性检查，确保无遗漏、无错误。3.建立信息录入审核机制，对重要信息进行双人审核或多级审核，保证录入信息的真实性和准确性。四、信息存储与管理（一）存储方式1.根据信息的类型、规模和使用频率，选择合适的存储方式，包括但不限于数据库存储、文件存储、云存储等。2.对于重要的业务数据和客户信息，采用多介质备份存储，如磁带、光盘等，确保数据的安全性和可恢复性。（二）存储安全1.建立安全的存储环境，设置访问权限，防止未经授权的访问、篡改和删除信息。2.对存储设备进行定期维护和检查，确保设备的正常运行，防止因硬件故障导致信息丢失。3.采用数据加密技术，对敏感信息进行加密存储，确保信息在存储过程中的保密性。（三）数据分类与标识1.对存储的信息进行分类，如客户信息、商品信息、交易信息、运营数据等，并为每类信息制定统一的标识。2.根据信息的敏感程度和重要性，对信息进行分级管理，如分为绝密、机密、秘密、公开等不同级别，采取相应的安全防护措施。（四）存储期限管理1.根据法律法规和业务需求，明确各类信息的存储期限，并建立存储期限监控机制。2.对于超过存储期限的信息，按照规定的流程进行清理和销毁，确保信息不再留存。五、信息传输与共享（一）传输方式1.采用安全可靠的网络传输协议，如SSL/TLS等，保障信息在传输过程中的保密性和完整性。2.根据信息的敏感程度和传输需求，选择合适的传输渠道，如专线传输、VPN传输等。（二）传输安全1.对传输的信息进行加密处理，防止信息在传输过程中被窃取或篡改。2.建立传输监控机制，实时监测信息传输的状态，及时发现和处理传输异常情况。3.对传输过程中产生的日志进行记录和保存，以便进行审计和追溯。（三）信息共享1.建立信息共享机制，明确信息共享的范围、流程和责任。2.在确保信息安全和符合法律法规要求的前提下，实现公司/组织内部各部门之间的信息共享，提高协同工作效率。3.与合作伙伴进行信息共享时，签订信息共享协议，明确双方的权利和义务，保障信息安全。4.对共享的信息进行严格的授权管理，确保共享信息仅用于授权的目的。六、信息使用与分析（一）使用规范1.明确信息使用的目的、范围和方式，确保信息的使用符合法律法规和公司/组织的规定。2.对信息的使用进行授权管理，未经授权不得擅自使用信息。3.在信息使用过程中，保护信息主体的合法权益，不得泄露、出售或非法使用信息。（二）数据分析1.运用数据分析技术和工具，对收集到的信息进行深入分析，为业务决策提供支持。2.建立数据分析指标体系，涵盖业务运营、客户行为、市场趋势等方面，定期生成分析报告。3.利用数据分析结果，优化业务流程，提升客户体验，挖掘潜在市场机会，推动公司/组织的业务发展。七、信息安全管理（一）安全策略制定1.根据公司/组织的业务特点和信息安全需求，制定全面的信息安全策略，包括网络安全策略、数据安全策略、用户认证与授权策略等。2.定期对信息安全策略进行评估和更新，确保其有效性和适应性。（二）安全技术措施1.采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全技术手段，防范网络攻击和恶意软件入侵。2.实施数据加密、访问控制、身份认证等技术措施，保障信息的保密性、完整性和可用性。3.建立安全审计系统，对信息系统的操作行为、访问记录等进行审计和监控，及时发现和处理安全事件。（三）安全培训与教育1.组织开展信息安全培训，提高员工的信息安全意识和技能，使其了解信息安全风险和防范措施。2.对涉及信息管理的关键岗位人员进行定期的安全培训和考核，确保其具备必要的安全知识和技能。（四）安全事件应急处理1.制定信息安全事件应急预案，明确应急处理流程、责任分工和资源保障等。2.定期组织应急演练，提高应对安全事件的能力。3.发生安全事件时，及时启动应急预案，采取有效的措施进行处理，减少损失，并按照规定及时报告相关部门。八、信息保密管理（一）保密制度建设1.建立健全信息保密制度，明确保密范围、保密措施、保密责任等。2.对涉及公司/组织商业秘密、客户隐私等敏感信息的管理作出详细规定。（二）保密措施实施1.对保密信息进行分类标识，采取相应的保密防护措施，如加密存储、限制访问、专人管理等。2.与员工签订保密协议，明确员工在信息保密方面的权利和义务。3.加强对办公场所、存储设备等的管理，防止保密信息的物理泄露。（三）保密监督与检查1.定期开展信息保密监督检查，及时发现和纠正保密工作中的问题。2.对违反保密制度的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。九、信息审计与监督（一）审计机制建立1.建立信息审计制度，明确审计的目的、范围、内容和流程。2.设立独立的信息审计岗位或委托专业审计机构，对公司/组织的信息管理活动进行定期审计。（二）审计内容1.信息管理相关制度、流程的执行情况。2.信息采集、存储、传输、使用等环节的合规性和准确性。3.信息安全措施的落实情况。4.信息保密工作的开展情况。（三）监督与整改1.对审计发现的问题进行