员工餐开支管理办法

员工餐开支管理办法一、总则（一）目的为加强公司员工餐开支管理，规范费用支出，确保员工餐服务质量，提高资金使用效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司全体员工餐相关费用的管理。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规及财务制度，确保员工餐开支合法合规。2.合理性原则：根据公司实际情况和员工需求，合理确定员工餐标准和开支范围，避免浪费。3.效益性原则：在保证员工餐质量的前提下，优化开支结构，提高资金使用效益。4.公开透明原则：员工餐开支情况应定期向员工公开，接受监督。二、管理职责（一）行政部门1.负责员工餐供应商的选择、评估与管理，签订相关合同。2.监督员工餐供应情况，确保服务质量，处理员工有关员工餐的投诉和建议。3.根据公司实际情况和员工需求，制定员工餐标准和食谱。4.统计员工用餐人数，与财务部门核对员工餐费用结算数据。（二）财务部门1.负责员工餐费用的核算、报销和账务处理。2.审核员工餐费用支出的合理性和合规性，对不符合规定的支出予以拒绝。3.定期提供员工餐费用报表，分析费用支出情况，为公司决策提供数据支持。（三）员工1.遵守公司员工餐管理规定，文明用餐。2.对员工餐质量、服务等方面提出意见和建议。三、开支标准（一）餐费标准根据公司所在地区消费水平、行业标准及公司实际情况，确定员工餐费标准为每人每餐[X]元。该标准将根据市场物价波动等因素适时进行调整。（二）开支范围1.食材采购费用：包括米面粮油、蔬菜、肉类、蛋类、调味品等用于制作员工餐的原材料费用。2.餐具费用：如餐盘、碗筷、汤勺等一次性或可重复使用餐具的购置及损耗费用。3.厨师及服务人员工资：支付给负责员工餐制作和服务的厨师、帮厨、餐厅服务员等人员的薪酬。4.水电费：员工餐制作和供应过程中产生的水、电费用。5.设备设施费用：如炉灶、蒸箱、冰箱、消毒柜等厨房设备的购置、维修及折旧费用，以及餐厅桌椅、空调等设施的相关费用。6.清洁用品费用：用于餐厅清洁的洗洁精、清洁剂、拖把、扫帚等清洁用品费用。7.其他费用：与员工餐相关的其他合理费用，如食材运输费、垃圾处理费等。四、费用核算与报销（一）费用核算1.行政部门应每日统计员工用餐人数，并于每月末将当月用餐人数汇总表提交给财务部门。2.财务部门根据行政部门提供的用餐人数、餐费标准及实际发生的各项费用，核算当月员工餐总费用。（二）费用报销1.食材采购费用报销：供应商应每月定期向公司提供发票及送货清单，行政部门核对无误后填写费用报销单，经部门负责人审核、财务部门审核、公司领导审批后报销。2.餐具费用报销：购置餐具时，应取得正规发票，由行政部门填写费用报销单，按规定流程审批后报销。餐具损耗费用应根据实际情况定期统计，经审批后报销。3.厨师及服务人员工资报销：人力资源部门应每月按时核算工资，经财务部门审核后发放，并提供工资发放清单。4.水电费报销：由物业公司或供电、供水部门提供发票，行政部门核实后填写费用报销单，按审批流程报销。5.设备设施费用报销：购置设备设施时，应取得发票及相关验收报告，行政部门填写费用报销单，经审批后报销。设备设施维修费用应提供维修清单及发票，按规定审批报销。6.清洁用品费用报销：清洁用品采购发票及清单，经行政部门审核、审批后报销。7.其他费用报销：按照实际发生情况，取得合法有效票据，经审批后报销。五、供应商管理（一）供应商选择1.行政部门应通过多种渠道收集员工餐供应商信息，如网络搜索、行业推荐、实地考察等。2.对收集到的供应商进行资质审查，包括营业执照、食品经营许可证、卫生许可证等相关证件的查验。3.组织相关人员对供应商进行实地考察，评估其生产加工能力、食材质量、服务水平、价格等方面情况。4.根据考察结果，选择至少[X]家合格供应商，并与其签订合作协议，明确双方权利义务。（二）供应商评估1.行政部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括食材质量、供应及时性、服务态度、价格合理性等方面。2.每月收集员工对员工餐质量的反馈意见，作为评估供应商的重要依据。3.根据评估结果，对表现优秀的供应商给予适当奖励，对不符合要求的供应商进行警告、整改或终止合作。（三）供应商考核1.建立供应商考核制度，制定详细的考核指标和评分标准。2.每季度对供应商进行一次全面考核，考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于考核结果为优秀的供应商，在同等条件下优先续签合作协议；对于考核结果为不合格的供应商，立即终止合作。六、监督与检查（一）内部监督1.行政部门应加强对员工餐供应过程的监督，定期检查食材质量、食品加工卫生、餐厅环境卫生等情况。2.设立意见箱，收集员工对员工餐的意见和建议，及时处理并反馈处理结果。3.财务部门应定期对员工餐费用支出进行审计，检查费用报销是否合规、开支是否合理。（二）外部监督1.主动接受当地食品药品监督管理部门、卫生监督部门等相关部门的监督检查，积极配合整改存在的问题。2.鼓励员工对员工餐管理中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。七、违规处理（一）对违规供应商的处理1.若供应商提供的食材存在质量问题或违反食品安全规定，公司有权立即终止合作，并要求供应商承担相应法律责任。2.对于供应商的其他违规行为，如供应不及时、服务态度恶劣等，公司将根据合作协议扣除相应款项，并视情节轻重决定是否继续合作。（二）对公司内部人员的处理1.对于在员工餐费用报销中弄虚作假、虚报冒领的人员，一经查实，将追回违规款项，并视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处理。2.对于因工作失误导致员工餐管理出