合同管理办法再研究

合同管理办法再研究一、总则（一）目的本合同管理办法旨在加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，促进公司依法经营和健康发展。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同内容应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。（四）职责分工1.公司合同管理部门负责制定和完善合同管理制度，指导和监督各部门合同管理工作，审核重大合同，参与合同纠纷处理等。2.各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行、变更、终止等具体工作，并指定专人负责合同管理。3.公司财务部门负责审核合同涉及的财务条款，监督合同款项的收付。4.公司法务部门负责对合同进行法律审查，提供法律咨询和服务，处理合同纠纷等。二、合同的签订（一）合同订立前的调查1.业务部门在签订合同前，应对合同对方的主体资格、经营范围、资信状况、履约能力等进行调查，确保对方具备签订合同的合法资格和履行合同的能力。2.调查可通过查阅对方营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关证照，查询对方的信用记录、涉诉情况等方式进行。（二）合同文本的起草1.合同文本一般由业务部门负责起草。合同文本应具备合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免歧义。对于重要合同或复杂合同，可聘请专业律师或法律机构起草。（三）合同的审核1.合同起草完成后，应按照公司规定的审核流程进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、合理性、完整性等。2.业务部门审核通过后，将合同文本提交给合同管理部门、财务部门、法务部门等相关部门进行审核。各审核部门应在规定的时间内提出审核意见，并反馈给业务部门。3.合同管理部门主要审核合同的格式、条款的完整性、与公司合同管理制度的一致性等；财务部门主要审核合同涉及的财务条款，如价款支付方式、结算周期、税务处理等；法务部门主要审核合同的法律风险，如合同条款是否符合法律法规规定、是否存在法律漏洞等。（四）合同的签订1.经审核通过的合同，由业务部门与合同对方进行谈判，达成一致意见后，签订书面合同。合同应由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖双方公章或合同专用章。2.签订合同应使用公司统一印制的合同文本。如因特殊情况需要使用非公司统一文本的，应经合同管理部门和法务部门审核同意。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门、财务部门、法务部门等相关部门备案。三、合同的履行（一）合同履行的跟踪1.业务部门负责合同的履行，应指定专人对合同履行情况进行跟踪，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。2.合同履行跟踪的内容包括合同对方的履行情况、我方的履行情况、合同款项的收付情况、合同变更情况等。（二）合同款项的收付1.财务部门负责合同款项的收付管理。合同款项的收付应严格按照合同约定的时间、方式、金额进行，确保资金安全。2.业务部门应及时向财务部门提供合同履行情况的相关资料，如发货单、验收单、发票等，以便财务部门进行账务处理。3.财务部门在收到合同款项后，应及时通知业务部门，并按照规定进行账务核算。对于逾期未付的合同款项，财务部门应及时提醒业务部门采取措施催收。（三）合同变更1.合同履行过程中，如需要变更合同内容，应经合同双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更涉及合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款的，应按照合同签订的审核流程进行审核。（四）合同终止1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同终止。合同终止后，双方应按照合同约定或法律规定办理相关手续，如结算、清理、交接等。2.业务部门应在合同终止后及时将合同履行情况总结报告提交给合同管理部门。合同管理部门应将合同终止情况进行登记备案。四、合同的归档与保管（一）合同归档1.业务部门应在合同签订后及时将合同正本及相关附件、变更协议、补充协议等资料整理归档，并按照公司档案管理规定进行编号、装订。2.合同归档资料应包括合同文本、合同审批表、合同对方的资质证明文件、合同履行过程中的相关资料等。（二）合同保管1.合同管理部门负责合同档案的保管工作。合同档案应存放在专门的档案柜中，确保安全、完整。2.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司档案管理规定执行。对于重要合同或涉及公司重大利益的合同，应适当延长保管期限。3.合同档案的查阅、借阅应按照公司档案管理规定办理相关手续，确保合同档案的安全和保密。五、合同纠纷的处理（一）纠纷预防1.各业务部门应加强合同管理，严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.合同管理部门、法务部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现潜在的合同纠纷风险，并提出防范措施。（二）纠纷处理流程1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向合同管理部门和法务部门报告，并提供相关资料。2.法务部门应会同合同管理部门、业务部门等相关部门对纠纷进行调查、分析，制定纠纷处理方案。3.纠纷处理方案经公司领导批准后，由业务部门负责与合同对方进行协商解决。协商不成的，可根据合同约定或法律规定通过仲裁、诉讼等方式解决。4.在纠纷处理过程中，应及时收集、整理相关证据，确保公司合法权益得到有效维护。六、监督与检查（一）内部监督1.公司合同管理部门负责对各部门合同管理工作进行监督检查，定期对合同签订、履行、变更、终止等情况进行抽查，发现问题及时督促整改。2.公司审计部门负责对合同管理情况进行审计监督，重点审查合同的签订、履行、款项收付等是否符合公司规定和法律法规要求。（二）外部监督1.公司应积极配合政府有关部门对合同管理工作的监督检查，如实提供相关