对照品采购管理办法

对照品采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司对照品采购管理，规范采购行为，确保采购的对照品质量可靠、来源合法、供应及时，满足公司科研、生产、质量控制等工作的需要，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门对照品的采购活动，包括但不限于化学对照品、中药对照品、生物对照品等。（三）职责分工1.采购部门负责对照品采购计划的制定与执行，选择合格的供应商，签订采购合同，并确保采购过程符合相关法律法规和公司规定。负责与供应商沟通协调，跟踪采购进度，及时解决采购过程中出现的问题。2.质量部门负责对采购的对照品进行质量验收，确保其符合质量标准和使用要求。参与供应商的评估与选择，提供质量方面的专业意见。3.使用部门负责根据实际工作需要，提出对照品的采购申请，明确规格、数量、用途等要求。协助质量部门对采购的对照品进行验收，并负责对照品的使用和保管。（四）基本原则1.合法性原则：对照品采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保采购的对照品质量符合要求。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益。二、采购计划（一）需求预测1.使用部门应定期对对照品的需求进行预测，结合科研项目进展、生产计划、质量控制要求等因素，提前制定对照品需求计划。2.需求计划应明确对照品的名称、规格、数量、预计使用时间等信息，并提交给采购部门。（二）采购申请1.使用部门根据需求预测结果，填写对照品采购申请表，详细说明采购对照品的名称、规格、数量、用途、质量要求、预计到货时间等内容。2.采购申请表需经使用部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（三）计划审批1.采购部门收到采购申请表后，对申请内容进行审核，核实需求的合理性和准确性。2.对于金额较大或重要的对照品采购申请，采购部门应组织相关部门进行会审，综合考虑质量、成本、供应等因素，提出审批意见。3.采购申请经审批通过后，采购部门方可开展采购工作。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立合格供应商名录，定期收集、整理供应商信息，包括供应商资质、生产能力、质量控制水平、信誉等方面的情况。2.选择供应商时，应优先考虑具有合法资质、生产工艺先进、质量可靠、信誉良好的企业。同时，应对供应商进行实地考察，评估其实际生产经营状况。3.新供应商的引入需经过严格的审核程序，由采购部门填写供应商评估表，提交质量部门、使用部门等相关部门进行评估，评估合格后方可列入合格供应商名录。（二）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.质量部门负责对供应商提供的对照品进行质量抽检，根据抽检结果对供应商进行质量评估。3.使用部门负责对供应商的交货期、售后服务等方面进行评价。4.采购部门根据各部门的评估结果，对供应商进行综合考核，对于考核不合格的供应商，应及时采取措施，如警告、暂停合作、取消合作等。（三）供应商档案管理1.采购部门应为每个合格供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、资质证明文件、产品质量检验报告、合作记录、评估与考核结果等。2.供应商档案应及时更新，确保档案信息的准确性和完整性。四、采购流程（一）采购订单下达1.采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的供应商，下达采购订单。2.采购订单应明确对照品的名称、规格、数量、价格、交货期、质量要求、包装要求等内容，并经双方签字确认。（二）合同签订1.对于金额较大或采购周期较长的对照品采购项目，采购部门应与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品质量标准、交货方式、付款方式、违约责任等内容，确保合同条款合法合规、明确具体。3.采购合同签订前，需经法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。（三）采购执行1.采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。2.如因特殊原因需要变更采购订单或合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并按照公司规定的审批程序进行审批。（四）到货验收1.对照品到货前，采购部门应通知质量部门和使用部门做好验收准备工作。2.质量部门按照相关质量标准和检验操作规程，对到货的对照品进行质量验收，包括外观检查、纯度测定、含量测定等项目。3.使用部门协助质量部门进行验收，并对对照品的规格、数量等进行核对。4.验收合格的对照品，由质量部门出具验收报告，办理入库手续；验收不合格的对照品，采购部门应及时与供应商联系，协商处理退换货等事宜。五、质量控制（一）质量标准1.采购的对照品应符合国家相关质量标准和行业标准，如《中国药典》、《化学药品对照品研究指导原则》等。2.公司应根据实际工作需要，制定对照品的内部质量控制标准，明确对照品的纯度、含量、杂质限度等质量指标。（二）检验方法1.质量部门应采用科学、合理、准确的检验方法对采购的对照品进行质量检验，检验方法应经过验证，确保其可靠性和有效性。2.对于新采购的对照品或检验方法发生变更时，质量部门应进行方法验证，并形成验证报告。（三）不合格处理1.经检验不合格的对照品，质量部门应及时出具不合格报告，并通知采购部门。2.采购部门应立即与供应商联系，要求供应商采取措施，如退换货、补货等，确保公司工作不受影响。3.对于不合格对照品的处理情况，采购部门和质量部门应做好记录，分析原因，采取相应的纠正措施，防止类似问题再次发生。六、储存与保管（一）储存条件1.对照品应按照其特性和质量要求，存放在适宜的环境条件下，如常温、冷藏、冷冻等。2.对于有特殊储存要求的对照品，如易氧化、易潮解、易挥发等，应采取相应的防护措施，确保其质量稳定。（二）保管制度1.建立对照品保管台账，详细记录对照品的名称、规格、数量、入库时间、有效期、领用情况等信息。2.对照品应分类存放，并有明显的标识，防止混淆和误用。3.定期对对照品的储存环境进行检查，确保储存条件符合要求。4.对于临近有效期的对照品，应及时通知使用部门，优先安排使用。七、使用与发放（一）使用申请1.使用部门需要使用对照品时，应填写对照品使用申请表，注明使用目的、名称、规格、数量等信息，并提交给保管部门。2.对照品使用申请表需经使用部门负责人审核签字后，方可领取对照品。（二）发放管理1.保管部门根据使用申请表，核对库存情况，按照规定的发放程序发放对照品。2.发放时，应确保对照品的名称、规格、数量等与申请表一致，并做好发放记录。3.对于贵重或限量的对照品，应严格控制发放数量，实行限额领用制度。（三）使用记录1.使用部门应建立对照品使用记录，详细记录对照品的使用日期、使用人、使用量、剩余量等信息。2.使用记录应妥善保存，以备追溯和查询。八、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对对照品采购管理情况进行审计，检查采购流程是否规范、供应商管理是否有效、质量控制是否严格、储存与保管是否符合要求等。2.对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）定期检查1.质量部门和保管部门应定期对对照品的质量和