定期采购制管理办法

定期采购制管理办法总则目的为规范公司的采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，加强对采购活动的监督和管理，特制定本定期采购制管理办法。适用范围本办法适用于公司内所有涉及定期采购的部门和业务活动。包括但不限于原材料采购、办公用品采购、设备采购、服务采购等各类定期性的采购项目。定义定期采购制是指公司根据生产经营的需求和市场供应的特点，按照预先确定的时间周期进行采购的一种采购管理制度。采购周期可以根据不同的采购项目和实际情况确定，如每周、每月、每季度等。基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策的规定，确保采购行为的合法性和合规性。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，尽可能降低采购成本，提高采购资金的使用效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果的公正合理。4.质量优先原则：严格把控采购商品和服务的质量，确保满足公司生产经营的要求。5.诚信原则：公司与供应商之间应建立诚信合作关系，遵守合同约定，履行各自的义务。采购计划管理采购计划的编制1.各使用部门应根据本部门的生产经营计划和实际需求，在每个采购周期开始前[X]个工作日内，编制本部门的采购计划草案。采购计划草案应包括采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间、预算金额等内容。2.采购部门负责收集、汇总各使用部门的采购计划草案，并进行审核和平衡。审核的重点包括采购计划的合理性、必要性、可行性以及与公司整体生产经营计划的协调性。对于不符合要求的采购计划，采购部门应及时与使用部门沟通，要求其进行修改和完善。3.采购部门根据审核后的采购计划草案，结合市场供应情况和公司的库存状况，编制公司的总体采购计划。总体采购计划应明确每个采购项目的具体采购时间、采购方式、供应商选择范围等内容，并报公司领导审批。采购计划的审批1.公司总体采购计划应报公司总经理或其授权的负责人审批。审批过程中，应充分考虑公司的资金状况、生产经营需求和市场变化等因素，确保采购计划的科学性和合理性。2.经审批通过的采购计划应作为公司采购活动的依据，各部门应严格按照采购计划执行。如因特殊情况需要调整采购计划，应按照规定的程序进行审批。采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如出现市场供应变化、公司生产经营计划调整、不可抗力等原因，导致原采购计划无法执行或需要调整的，使用部门应及时向采购部门提出书面申请，并说明调整的原因和具体内容。2.采购部门收到使用部门的申请后，应进行认真审核和评估。对于合理的调整申请，采购部门应及时调整采购计划，并报公司领导审批。对于不合理的调整申请，采购部门应向使用部门说明理由，并要求其继续按照原采购计划执行。供应商管理供应商的选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集和整理各类供应商的基本信息，包括供应商的名称、地址、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、信誉状况等。2.在选择供应商时，采购部门应根据采购项目的特点和要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商，并组织相关人员对其进行实地考察和评估。考察和评估的内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、售后服务等方面。3.对于新供应商，采购部门应要求其提供相关的资质证明文件和样品，并进行严格的检验和测试。经检验和测试合格的供应商，方可列入公司的合格供应商名单。供应商的评价1.采购部门应定期对供应商的表现进行评价，评价周期一般为每半年或一年。评价的指标包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.采购部门应根据供应商的评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，应给予一定的奖励和优惠政策，如增加采购份额、延长付款期限等；对于表现不佳的供应商，应及时进行沟通和整改，如整改仍不合格，应从合格供应商名单中剔除。供应商的淘汰1.对于出现以下情况之一的供应商，采购部门应及时将其从合格供应商名单中淘汰：提供的产品或服务质量严重不符合要求，给公司造成重大损失的；多次未能按时交货，影响公司生产经营正常进行的；价格虚高，严重偏离市场行情的；存在商业欺诈、行贿受贿等违法行为的；其他严重违反合同约定或公司规定的行为。2.供应商被淘汰后，采购部门应及时通知相关部门，并停止与其的业务往来。同时，采购部门应及时更新供应商信息库，确保信息的准确性和有效性。采购流程管理采购申请1.使用部门根据采购计划和实际需求，填写采购申请表。采购申请表应包括采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交给采购部门进行审核。采购部门审核的重点包括采购申请的合理性、必要性、是否符合采购计划等。对于不符合要求的采购申请，采购部门应及时与使用部门沟通，要求其进行修改和完善。采购审批1.采购部门审核通过的采购申请应报公司领导审批。审批过程中，应充分考虑公司的资金状况、生产经营需求和市场变化等因素，确保采购申请的科学性和合理性。2.经审批通过的采购申请应作为采购活动的依据，采购部门应及时组织采购。采购招标1.对于金额较大、技术要求较高的采购项目，采购部门应采用招标的方式进行采购。招标方式包括公开招标和邀请招标。2.采购部门应根据采购项目的特点和要求，编制招标文件。招标文件应包括招标项目的基本情况、技术要求、商务条款、评标标准等内容。3.采购部门应发布招标公告或向邀请的供应商发出投标邀请书，并组织供应商进行投标。投标截止后，采购部门应组织开标、评标和定标工作。评标过程应严格按照招标文件规定的评标标准和方法进行，确保评标结果的公正合理。采购谈判1.对于不适合采用招标方式采购的项目，采购部门应与供应商进行谈判。谈判过程中，采购部门应充分了解供应商的价格、质量、交货期、售后服务等方面的情况，并与供应商进行协商和沟通，争取达成最优的采购合同。2.采购谈判应遵循公平、公正、公开的原则，不得泄露公司的商业秘密和采购底价。谈判结束后，采购部门应及时将谈判结果报公司领导审批。采购合同签订1.采购部门根据采购审批结果和谈判情况，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同应经公司法律部门审核和公司领导签字确认后生效。采购部门应及时将采购合同副本分发给相关部门，并建立采购合同档案，妥善保管。采购验收1.采购物品或服务到货后，使用部门应及时组织验收。验收内容包括采购物品或服务的数量、质量、规格型号等是否符合合同要求。2.对于验收合格的采购物品或服务，使用部门应填写验收报告，并经部门负责人签字确认。对于验收不合格的采购物品或服务，使用部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，如要求供应商换货、退货或赔偿损失等。采购付款1.采购部门应根据采购合同的约定和验收报告，及时办理采购付款手续。付款申请应经采购部门负责人、财务部门负责人和公司领导审批后，由财务部门进行支付。2.财务部门应严格按照采购合同的约定和公司的财务管理制度进行付款，确保采购资金的安全和合理使用。采购风险管理市场风险1.采购部门应密切关注市场价格波动和供应情况变化，及时调整采购策略和采购计划。对于价格波动较大的采购物品，采购部门可以采用套期保值、签订长期合同等方式进行风险规避。2.采购部门应建立市场信息收集和分析机制，定期对市场行情进行分析和预测，为公司的采购决策提供参考依据。质量风险1.采购部门应加强对供应商的质量管理，要求供应商建立健全质量管理体系，严格按照合同要求提供产品或服务。2.采购部门应加强对采购物品或服务的检验和测试，确保其质量符合要求。对于重要的采购项目，采购部门可以委托专业的检验机构进行检验和测试。合同风险1.采购部门应加强对采购合同的管理，严格按照合同约定履行双方的权利和义务。在签订采购合同前，采购部门应仔细审查合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性。2.采购部门应建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同的执行情况。如发现供应商存在违约行为，采购部门应及时采取措施，维护公司的合法权益。廉洁风险1.公司应加强对采购人员的廉洁教育，提高采购人员的廉洁意识和法律意识。采购人员应严格遵守公司的廉洁制度和职业道德规范，不得接受供应商的贿赂和不正当利益。2.公司应建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。对于发现的廉洁问题，应严肃处理，追究相关人员的责任。监督与审计内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计和监督，审计的内容包括采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.内部审计部门应及时发现采购活动中存在的问题，并提出整改建议。对于审计发现的重大问题，应及时向公司领导报告。外部监督1.公司应接受政府相关部门的监