暂收暂付款管理办法

暂收暂付款管理办法一、总则（一）目的为加强公司暂收暂付款的管理，规范财务收支行为，防范财务风险，确保公司资金安全与正常运营，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及所属单位在日常经营活动中发生的暂收暂付款项的管理。（三）定义暂收暂付款是指公司在业务活动中，因特殊情况暂时收取或支付的款项，包括但不限于押金、保证金、预付款、应收暂付上级款项、应付暂收下级款项等。（四）管理原则1.严格审批原则：所有暂收暂付款项必须经过严格的审批流程，确保款项收支的合理性、必要性和合规性。2.及时清理原则：各部门应定期对暂收暂付款项进行清理，及时收回或支付相关款项，避免长期挂账。3.责任明确原则：明确暂收暂付款项的经办人和责任人，确保款项的安全回收和按时支付，对因管理不善造成的损失承担相应责任。4.合规合法原则：暂收暂付款项的管理必须符合国家法律法规和公司相关财务制度的规定。二、暂收款管理（一）押金、保证金1.收取范围因业务需要，向客户或合作方收取的与业务相关的押金或保证金，如租赁业务的房屋押金、合同履行保证金等。收取押金、保证金时，业务部门应与对方签订相关协议或合同，明确押金、保证金的金额、退还条件、退还时间等条款。2.收取流程业务部门根据业务需求填写《押金、保证金收取申请表》，详细说明收取原因、金额、预计退还时间等信息，并附上相关协议或合同草案。将申请表提交至业务部门负责人审核，审核通过后签字确认。申请表及相关材料流转至财务部门，财务部门对收取金额、退还条件等进行审核，审核无误后报公司分管领导审批。经公司分管领导审批同意后，业务部门方可向对方收取押金、保证金，并开具收款收据。3.退还管理在满足协议或合同约定的退还条件时，业务部门应及时通知财务部门办理退还手续。业务部门填写《押金、保证金退还申请表》，注明退还对象、金额、退还原因等信息，并附上对方出具的收款收据或相关证明材料。将申请表提交至业务部门负责人审核，审核通过后签字确认。申请表及相关材料流转至财务部门，财务部门核对无误后办理退款手续，并收回原收款收据。如因特殊原因无法收回原收款收据，业务部门应出具情况说明，经财务部门负责人和公司分管领导审批后，方可办理退款。（二）其他暂收款1.定义其他暂收款是指除押金、保证金以外，公司在业务活动中暂时收取的其他款项，如代收代付款项、预收账款等。2.收取流程业务部门根据业务情况填写《其他暂收款收取申请表》，详细说明收取原因、金额、预计支付时间等信息，并附上相关业务证明材料。将申请表提交至业务部门负责人审核，审核通过后签字确认。申请表及相关材料流转至财务部门，财务部门对收取金额、支付时间等进行审核，审核无误后报公司分管领导审批。经公司分管领导审批同意后，业务部门方可向对方收取其他暂收款，并开具收款收据。3.支付管理在满足业务需求和相关规定时，业务部门应及时通知财务部门办理支付手续。业务部门填写《其他暂收款支付申请表》，注明支付对象、金额、支付原因等信息，并附上相关业务凭证或发票。将申请表提交至业务部门负责人审核，审核通过后签字确认。申请表及相关材料流转至财务部门，财务部门核对无误后办理支付手续。三、暂付款管理（一）预付款1.支付范围因购买商品、接受劳务等业务需要，按照合同约定预先支付给供应商的款项。预付款项必须有明确的合同依据，合同中应明确预付款的金额、支付时间、支付方式、结算方式、违约责任等条款。2.支付流程业务部门根据合同约定填写《预付款申请表》，详细说明预付款的用途、金额、支付对象、预计到货时间等信息，并附上合同副本。将申请表提交至业务部门负责人审核，审核通过后签字确认。申请表及相关材料流转至财务部门，财务部门对预付款金额、支付对象、合同条款等进行审核，审核无误后报公司分管领导审批。经公司分管领导审批同意后，财务部门按照合同约定的支付方式办理预付款支付手续。3.跟踪管理业务部门负责跟踪预付款项所对应的业务进展情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。在预计到货时间前，业务部门应及时与供应商沟通，了解货物或劳务的供应情况。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，如要求供应商承担违约责任、暂停后续款项支付等，并及时向公司报告。货物或劳务验收合格后，业务部门应及时填写《预付款核销申请表》，附上验收报告、发票等相关凭证，办理预付款核销手续。（二）应收暂付上级款项1.定义应收暂付上级款项是指公司按照规定或与上级单位的约定，暂时支付给上级单位的款项，以及应向上级单位收取的款项。2.支付流程公司根据上级单位的要求或相关规定，由相关部门填写《应收暂付上级款项支付申请表》，详细说明支付原因、金额、支付对象等信息，并附上相关文件或通知。将申请表提交至部门负责人审核，审核通过后签字确认。申请表及相关材料流转至财务部门，财务部门对支付金额、支付对象等进行审核，审核无误后报公司分管领导审批。经公司分管领导审批同意后，财务部门办理支付手续。3.收取管理对于应向上级单位收取的款项，公司相关部门应及时与上级单位沟通协调，按照规定的时间和方式进行收取。收取款项时，业务部门应填写《应收暂付上级款项收取申请表》，注明收取对象、金额、收取原因等信息，并附上相关证明材料。将申请表提交至业务部门负责人审核，审核通过后签字确认。申请表及相关材料流转至财务部门，财务部门核对无误后办理收款手续。（三）应付暂收下级款项1.定义应付暂收下级款项是指公司按照规定或与下级单位的约定，暂时收取下级单位的款项，以及应向下级单位支付的款项。2.收取流程公司根据相关规定或与下级单位的约定，由相关部门填写《应付暂收下级款项收取申请表》，详细说明收取原因、金额、收取对象等信息，并附上相关文件或通知。将申请表提交至部门负责人审核，审核通过后签字确认。申请表及相关材料流转至财务部门，财务部门对收取金额、收取对象等进行审核，审核无误后报公司分管领导审批。经公司分管领导审批同意后，财务部门办理收取手续。3.支付管理对于应向下级单位支付的款项，公司相关部门应按照规定的时间和方式进行支付。支付款项时，业务部门应填写《应付暂收下级款项支付申请表》，注明支付对象、金额、支付原因等信息，并附上相关证明材料。将申请表提交至业务部门负责人审核，审核通过后签字确认。申请表及相关材料流转至财务部门，财务部门核对无误后办理支付手续。四、审批流程（一）一般审批流程1.经办人填写相关申请表，详细说明暂收暂付款项的基本情况，包括金额、原因、预计收付时间等，并附上相关证明材料。2.将申请表提交至部门负责人进行初审，部门负责人应对业务的真实性、合理性进行审核，并签字确认。3.申请表流转至财务部门，财务部门对款项的金额、支付方式、资金来源等进行审核，重点审核款项是否符合公司财务制度和相关法律法规的规定，审核无误后签字。4.财务部门将申请表报公司分管领导审批，公司分管领导根据公司整体财务状况、业务需求等因素进行综合审批，审批通过后签字。5.对于金额较大或涉及重要业务的暂收暂付款项，需经公司总经理或董事长审批。（二）特殊情况审批流程1.如遇紧急情况需要立即办理暂收暂付款项，无法按照正常审批流程进行时，经办人应先电话向部门负责人、财务部门负责人和公司分管领导汇报情况，经同意后先行办理，但事后应及时补办审批手续。2.对于不符合公司财务制度或相关法律法规规定的暂收暂付款项申请，财务部门应及时提出意见，不予受理，并向经办人说明原因。如经办人对财务部门意见有异议，可向公司分管领导申诉，由公司分管领导进行最终裁定。五、账务处理（一）暂收款账务处理1.收到暂收款时，财务部门应按照收款性质进行分类核算，借记“银行存款”等科目，贷记“其他应付款——[具体暂收款项目]”等科目。2.退还暂收款时，借记“其他应付款——[具体暂收款项目]”等科目，贷记“银行存款”等科目。3.对于因业务发展需要将暂收款转为收入的情况，应按照相关财务规定进行账务处理，借记“其他应付款——[具体暂收款项目]”等科目，贷记“主营业务收入”等科目，并按照规定计提相应的税费。（二）暂付款账务处理1.支付暂付款时，财务部门应按照付款性质进行分类核算，借记“其他应收款——[具体暂付款项目]”等科目，贷记“银行存款”等科目。2.预付款项所对应的业务完成并核销时，借记“原材料”、“库存商品”、“管理费用”等相关成本费用科目，贷记“其他应收款——[具体暂付款项目]”等科目。3.对于应收暂付上级款项和应付暂收下级款项的账务处理，应根据实际业务情况，按照公司财务制度的规定进行准确核算，确保账务清晰、准确。六、监督检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对暂收暂付款项进行审计检查，重点检查款项的收支是否符合审批流程、是否及时清理、账务处理是否准确等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对于发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）财务部门日常监督1.财务部门负责对暂收暂付款项进行日常管理和监督，定期核对账目，确保款项的收支记录准确无误。2.对发现的异常情况或长期未清理的暂收暂付款项，财务部门应及时向相关部门和公司领导汇报，并督促其进行清理和处理。（三）业务部门自查1.各业务部门应定期对本部门发生的暂收暂付款项进行自查，确保款项的收支符合公司规定和业务实际情况。2.业务部门应配合公司内部审计部门和财务部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。七、责任追究（一）对因管理不善导致暂收