复印誊印室管理办法

复印誊印室管理办法一、总则（一）目的为加强公司复印誊印室的管理，规范复印誊印工作流程，提高工作效率，确保复印誊印工作的安全、准确、高效进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门在复印誊印室进行的复印、誊印、打印等相关业务活动。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和行业标准，确保复印誊印工作合法合规。2.以服务公司各部门为宗旨，提供优质、高效、准确的复印誊印服务。3.严格管理复印誊印设备和耗材，节约资源，降低成本。4.加强安全保密工作，防止文件资料的丢失、泄露和损坏。二、职责分工（一）综合管理部门1.负责复印誊印室的整体规划、制度制定和监督执行。2.协调各部门与复印誊印室之间的工作关系，处理相关工作事宜。3.定期对复印誊印室的工作进行检查和评估，提出改进意见和建议。（二）复印誊印室工作人员1.负责操作复印誊印设备，按照要求完成复印、誊印、打印等工作任务。2.对复印誊印设备进行日常维护和保养，确保设备正常运行。3.负责复印誊印室的环境卫生和安全管理，做好防火、防盗、防潮等工作。4.严格遵守保密制度，对涉及公司机密的文件资料进行妥善保管，防止泄露。（三）使用部门1.按照规定填写复印誊印申请单，明确复印誊印的内容、数量、用途等信息。2.及时领取复印誊印好的文件资料，并对其准确性和完整性进行核对。3.配合复印誊印室工作人员做好相关工作，如提供原始文件、协助整理文件等。三、复印誊印室设备与耗材管理（一）设备管理1.复印誊印室应配备必要的复印、誊印、打印设备，如复印机、打印机、速印机等，并建立设备台账，记录设备的型号、购置时间、使用状况等信息。2.设备操作人员应经过专业培训，熟悉设备的性能和操作规程，严格按照操作规程进行操作，确保设备正常运行。3.定期对设备进行维护和保养，包括清洁、润滑、调试、校准等工作，及时发现和排除设备故障，延长设备使用寿命。4.设备出现故障时，应及时通知维修人员进行维修，并做好维修记录。维修记录应包括故障现象、维修时间、维修内容、维修人员等信息。5.对长期闲置或损坏无法修复的设备，应及时办理报废手续，并按照公司固定资产管理规定进行处理。（二）耗材管理1.复印誊印室应建立耗材管理制度，对纸张、油墨、硒鼓、墨盒等耗材进行统一采购、保管和发放。2.采购耗材时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，并签订采购合同，明确耗材的规格、型号、数量、价格、交货时间等条款。3.对采购的耗材进行验收，检查耗材的质量、数量、规格等是否符合要求，如发现问题应及时与供应商联系解决。4.建立耗材库存台账，记录耗材的出入库情况，定期盘点库存，确保账实相符。5.根据工作需要，合理发放耗材，避免浪费。使用部门应填写耗材领用单，经部门负责人签字后到复印誊印室领取耗材。6.鼓励员工节约使用耗材，如双面复印、合理排版等，对节约耗材表现突出的员工给予适当奖励。四、复印誊印工作流程（一）申请1.使用部门如需复印誊印文件资料，应填写复印誊印申请单，详细注明复印誊印的内容、数量、用途、紧急程度等信息，并经部门负责人签字确认。2.申请单应一式两份，一份交复印誊印室，一份由使用部门留存备查。（二）受理1.复印誊印室工作人员收到申请单后，应及时进行审核，检查申请单填写是否完整、准确，手续是否齐全。2.对符合要求的申请，应予以受理，并根据申请内容和紧急程度安排复印誊印工作。对不符合要求的申请，应及时与使用部门沟通，说明原因，要求其补充或修改申请信息。（三）复印誊印1.工作人员应按照申请单的要求进行复印誊印操作，确保复印誊印的内容准确、清晰、完整。2.在复印誊印过程中，如发现原始文件有问题或不清楚的地方，应及时与使用部门联系核实，避免出现错误。3.对需要多份复印誊印的文件，应采用批量复印誊印的方式，提高工作效率。4.对于重要文件或机密文件，应严格按照保密制度进行操作，采取必要的保密措施，如专人负责、加密存储等，防止文件泄露。（四）校对与装订1.复印誊印完成后，工作人员应对复印件或誊印件进行校对，检查内容是否与原始文件一致，有无错漏、模糊不清等问题。2.对校对无误的文件，应按照要求进行装订，确保文件整齐、牢固。3.装订方式应根据文件的性质和使用要求选择，如骑马钉、胶装、线装等。（五）领取与发放1.使用部门应在规定时间内到复印誊印室领取复印誊印好的文件资料，并在领取登记表上签字确认。2.领取时，应仔细核对文件的数量、内容、装订等情况，如发现问题应及时与复印誊印室工作人员联系解决。3.对因特殊原因不能及时领取的文件，复印誊印室应妥善保管，待使用部门领取时及时发放。五、安全保密管理（一）安全管理1.复印誊印室应建立健全安全管理制度，加强安全防范措施，确保工作场所的安全。2.配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、消火栓、防盗门、防盗窗等，并定期进行检查和维护，确保其正常使用。3.工作人员应熟悉安全操作规程，掌握基本的安全知识和应急处理技能，如火灾报警、灭火、逃生等。4.严禁在复印誊印室内吸烟、使用明火或私拉乱接电线，防止发生火灾事故。5.下班前，应关闭设备电源，检查门窗是否关好，做好防盗、防火、防潮等工作。（二）保密管理1.复印誊印室工作人员应严格遵守公司保密制度，对涉及公司机密的文件资料进行妥善保管，不得泄露给无关人员。2.对机密文件的复印誊印，应实行专人专管制度，严格控制复印誊印数量和范围，并做好登记记录。3.禁止在复印誊印室内谈论公司机密事项，如因工作需要必须谈论，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。4.对废弃的文件资料，应按照公司保密制度进行销毁处理，严禁随意丢弃。5.加强对工作人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任和义务。六、环境卫生管理1.复印誊印室应保持整洁卫生，每天下班前应对工作场所进行清扫，清除废纸、杂物等垃圾。2.定期对设备进行清洁，保持设备外观干净整洁，内部无灰尘、杂物。3.对复印誊印过程中产生的废纸、废墨盒、硒鼓等废弃物，应按照环保要求进行分类收集和处理，避免对环境造成污染。4.保持室内通风良好，定期开窗换气，改善室内空气质量。七、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门应定期对复印誊印室的工作进行监督检查，包括设备运行情况、工作流程执行情况、安全保密措施落实情况、环境卫生状况等。2.监督检查可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行，对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立复印誊印室工作人员考核评价制度，对工作人员的工作表现、工作质量、工作效率、安全保密等方面进行考核评价。2.考核评价结果作为工作人员绩效奖金发放、岗位晋升、评优评先等的重要依据。3.对工作表现优秀的工作人员给予表彰和奖励，对工作不力、违反规定的工作人员进行批评教育、扣发绩效奖金等处理，情节严重的予以辞退。八、附