发包及合同管理办法

发包及合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司发包及合同管理，规范发包行为，维护公司合法权益，防范经营风险，促进公司各项业务健康有序发展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有发包项目及相关合同的管理，包括但不限于工程建设、物资采购、服务外包等各类发包活动所涉及的合同签订、履行、变更、终止等全过程管理。（三）基本原则1.依法合规原则：发包及合同管理应当严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度，确保各项活动合法合规。2.公平公正原则：在发包过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有潜在承包商，确保竞争环境公平，合同条款合理。3.风险防控原则：充分识别、评估发包及合同履行过程中的风险，采取有效措施进行防控，保障公司利益不受损失。4.全程管理原则：对发包及合同管理实行全过程动态管理，涵盖从项目发包前的准备、合同签订、履行监督到合同终止后的评价等各个环节。二、发包管理（一）发包计划制定1.需求评估：各业务部门根据公司战略规划、年度经营计划以及实际业务需求，对拟发包项目进行全面评估，明确项目的必要性、可行性、预算等关键要素。2.计划编制：业务部门负责编制发包计划，详细说明发包项目的名称、内容、规模、预计金额、时间要求、质量标准等，并提交至公司发包管理部门审核。3.审核与批准：发包管理部门对发包计划进行审核，重点审查项目的合规性、必要性、资金来源及预算合理性等。审核通过后，报公司管理层批准。（二）承包商选择1.供应商库建立：公司建立合格承包商供应商库，由发包管理部门负责收集、整理、筛选潜在承包商信息，对其资质、信誉、业绩、技术能力等进行评估，符合条件的纳入供应商库。2.招标与邀请招标：对于符合招标条件的发包项目，原则上应采用公开招标方式选择承包商。如因特殊原因需采用邀请招标的，应经公司管理层批准，并严格按照相关法律法规规定的程序进行。3.竞争性谈判：对于一些金额较小、技术要求相对简单或时间紧迫的项目，可采用竞争性谈判方式选择承包商。谈判过程应做好记录，确保谈判结果公平公正。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，应经公司管理层批准，并在采购文件中详细说明理由。5.承包商资格审查：在确定承包商候选人后，发包管理部门会同相关业务部门对其进行资格审查，审查内容包括营业执照、资质证书、安全生产许可证、业绩证明、财务状况、信誉记录等。必要时，可要求承包商提供进一步的证明材料或进行实地考察。（三）发包文件编制1.招标文件编制：对于招标项目，由发包管理部门负责编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、工程量清单、技术标准和要求、投标文件格式等内容。招标文件应明确项目的技术要求、质量标准、验收规范、付款方式、违约责任等关键条款，确保投标人能够准确理解项目需求。2.谈判文件编制：对于竞争性谈判项目，谈判文件应包括谈判邀请书、谈判须知、合同草案、技术规格、谈判程序、评定成交的标准等内容。谈判文件应明确谈判的范围、要求、时间、地点等关键信息，以及谈判过程中需要注意的事项。3.文件审核：发包文件编制完成后，应提交至公司法律合规部门进行审核，确保文件内容符合法律法规要求，不存在法律风险。法律合规部门审核通过后，方可发布或组织发包活动。（四）发包过程管理1.发包信息发布：通过公司官网、招标平台、行业媒体等渠道发布发包信息，确保信息公开、透明，吸引潜在承包商参与。发布的信息应包括发包项目的基本情况、要求、报名时间、地点、联系方式等内容。2.报名与资格预审：潜在承包商按照发包信息要求进行报名，并提交资格预审文件。发包管理部门对报名的承包商进行资格预审，筛选出符合要求的承包商进入后续环节。3.开标、评标与定标：按照既定的时间和地点组织开标、评标活动。开标过程应公开进行，由专人负责唱标、记录。评标委员会按照评标办法对投标文件进行评审，推荐中标候选人。公司根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并发布中标通知书。4.谈判过程管理：对于竞争性谈判项目，应严格按照谈判文件规定的程序进行谈判。谈判过程中，谈判小组应与各谈判对象进行充分沟通，记录谈判情况，并根据谈判结果确定成交供应商。5.合同签订前准备：在确定中标人或成交供应商后，发包管理部门应及时与承包商进行合同条款的协商，确保合同内容符合公司要求和项目实际情况。协商一致后，准备合同文本。三、合同管理（一）合同文本审核1.业务部门初审：合同承办部门负责对合同文本进行初审，重点审查合同条款是否符合业务需求、技术要求是否明确、质量标准是否清晰、价格是否合理、付款方式是否可行、违约责任是否明确等。初审通过后，提交至公司法律合规部门审核。2.法律合规部门审核：法律合规部门对合同文本进行全面审核，从法律角度审查合同的合法性、有效性、完整性，防范法律风险。审核内容包括合同主体资格、合同条款的合法性、合同签订程序的合规性等。法律合规部门应出具审核意见，对于存在问题的合同，应提出修改建议。3.管理层审批：经业务部门初审和法律合规部门审核通过的合同，提交至公司管理层审批。管理层根据公司整体利益和战略规划，对合同进行最终决策，批准合同签订。（二）合同签订1.授权委托：公司法定代表人或其授权代表在合同上签字盖章。授权代表应持有公司法定代表人签署的授权委托书，明确授权范围、期限等内容。2.合同签署：合同双方应在合同文本上加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字确认。合同一式多份，双方各执一份，同时根据需要报送相关部门备案。3.合同编号与存档：合同签订后，由公司合同管理部门负责对合同进行编号，并建立合同档案。合同档案应包括合同文本、相关附件、审批文件、往来信函等资料，确保合同资料的完整性和可追溯性。（三）合同履行1.履行计划制定：合同承办部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等，并将履行计划报送至公司合同管理部门备案。2.履行跟踪与监督：合同管理部门负责对合同履行情况进行跟踪与监督，定期检查合同承办部门的履行进度，及时发现并解决履行过程中出现的问题。对于重要合同，可建立专门的跟踪台账，记录合同履行的关键信息。3.沟通与协调：在合同履行过程中，如发生争议或需要与对方进行沟通协调的事项，合同承办部门应及时与对方协商解决，并将相关情况报告至合同管理部门。合同管理部门应根据实际情况，提供必要的支持和协助。4.变更管理：如因客观原因需要对合同内容进行变更的，合同承办部门应及时与对方协商，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订的程序进行审核、审批和签订。同时，合同管理部门应及时更新合同档案，确保合同信息的准确性。（四）合同结算1.结算申请：合同履行完毕后，合同承办部门应按照合同约定及时向对方提交结算申请，提供结算所需的相关资料，如发票、验收报告、结算清单等。2.结算审核：公司财务部门对合同承办部门提交的结算申请进行审核，重点审查结算金额是否符合合同约定、发票是否合规、验收手续是否齐全等。审核通过后，报公司管理层审批。3.付款执行：经公司管理层审批同意后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向对方支付款项。付款过程中，应严格遵守财务管理制度，确保资金支付的安全、准确。（五）合同终止1.正常终止：合同履行完毕，双方的权利义务均已实现，合同自然终止。合同承办部门应在合同终止后及时办理相关手续，如清理往来款项、归档合同资料等。2.提前终止：如因不可抗力、一方严重违约等原因导致合同提前终止的，合同承办部门应及时通知对方，并按照合同约定或法律法规规定办理终止手续。对于因提前终止合同给公司造成损失的，应依法追究对方的违约责任。3.终止后评价：合同终止后，合同管理部门应对合同的履行情况进行评价，总结经验教训，分析存在的问题，提出改进建议。评价结果应作为公司今后合同管理工作的参考依据。四、风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：公司各部门应结合自身业务特点，对发包及合同管理过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于法律风险、市场风险、信用风险、操作风险等。风险识别应贯穿于发包及合同管理的全过程，定期进行梳理和更新。2.风险评估：对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性与定量相结合的方法，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.风险规避：对于一些风险较高且无法有效控制的情况，可采取风险规避措施，如放弃发包项目或终止合同等。2.风险降低：通过加强合同条款审查、完善合同履行监督、要求对方提供担保等方式，降低风险发生的可能性或减轻风险发生后的影响程度。3.风险转移：对于一些可以通过保险、担保等方式转移的风险，可采取风险转移措施，将部分风险转移给第三方。4.风险接受：对于一些发生可能性较小、影响程度较低的风险，在采取适当的监控措施后，可选择风险接受。（三）风险监控与预警1.风险监控：建立风险监控机制，定期对发包及合同管理过程中的风险进行监控，及时发现风险变化情况。风险监控可通过数据分析、现场检查、定期报告等方式进行。2.预警设置：根据风险评估结果，设定风险预警指标和阈值。当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取应对措施。3.应急处置：针对可能出现的重大风险事件，制定应急预案。一旦风险事件发生，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，最大限度地降低损失。五、监督与考核（一）内部监督1.审计监督：公司审计部门定期对发包及合同管理情况进行审计，检查合同签订、履行、结算等环节是否符合公司规定和法律法规要求，发现问题及时提出整改意见。2.纪检监察监督：公司纪检监察部门对发包及合同管理过程中的廉洁自律情况进行监督检查，严肃查处违规违纪行为，确保发包及合同管理工作公正、廉洁。（二）考核评价1.考核指标设定：制定发包及合同管理考核指标体系，包括合同签订合规率、合同履行率、结算准确率、风险防控效果等指标，对各部门的发包及合同管理工作进行量化考核。2.考核方式：考核采用定期考核与不定期抽查相结合的方